Этика различных форм делового общения

В повседневной деятельности юрист часто проводит деловые беседы и переговоры. Рассмотрим этические правила проведения этих форм делового общения.

Деловая беседа

Деловая беседа - это целенаправленная устная коммуникация с заранее планируемым эффектом, которая служит решению производственных проблем и предполагает выработку соответствующих решений.

При проведении деловых бесед желательно следовать правилам:

• 1. Четко определять цели своего сообщения.
• 2. Делать сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников, находить конкретные иллюстрации общих понятий, развивать общую идею, используя яркие примеры.
• 3. Делать сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказываться от изменений информации, привлекать внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.
• 4. Следовать правилам активного слушания, демонстрировать собеседникам сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям^[1].

Деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих принципов:

• 1) сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;
• 2) рациональная организация процесса беседы, что, прежде всего, означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного;
• 3) простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации.

Проведение беседы предполагает ряд обязательных этапов.

• 1. Подготовительный этап. Необходимо продумать вопрос ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы. При этом нужно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своем умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до пауз и жестов.
• 2. Начало беседы. Необходимо прежде всего установить контакт с собеседником, создать атмосферу взаимопонимания, пробудить интерес к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы: 1) метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником; 2) метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа; 3) метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы; 4) метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого- либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

• 3. Основная часть. Нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.
• 4. Заключительная часть беседы. Служит общей ее оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

Делать подарки и преподносить сувениры на деловых встречах - это давняя традиция многих народов мира. Особо важно соблюдать эту традицию при переговорах с азиатскими, южноамериканскими и африканскими представителями, у которых существует культ подарков.

На официальных встречах подарки должны иметь оттенок и личного отношения. Если вручить Президенту фирмы такой же подарок, что и вице-президенту, то это будет расценено как оскорбление или, в лучшем случае, как знак вашей полной некомпетентности в вопросах этикета. Особенно чувствительны к нарушениям субординации японцы, китайцы, корейцы и другие представители азиатского общества, построенного на принципах строгой иерархии.

Большое значение должно быть уделено наличию у подарка привлекательной и красивой упаковки.

Полученные цветы помещают в вазу. Подаренные спиртные напитки на стол не ставятся. Если есть причина не принимать подарок, вежливо ее аргументируйте и без колебаний откажитесь.

• [1] Подопригора М. Г. Деловая этика: учебное пособие. - Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ,2012.