Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Архивоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ

Понятие электронных архивов

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 г. на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

  • • системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);
  • • ведение подробного протокола доступа к документам;
  • • хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);
  • • сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;
  • • обязательное описание документа в архивной базе данных;
  • • полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);
  • • связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);
  • • универсальный формат представления электронных документов.

Основные направления совершенствования электронных архивов:

  • • разработка принципов хранения информации;
  • • защита информации;
  • • активизация вторичного использования информации;
  • • стандартизация критериев описания данных;
  • • оценка стоимости создания и архивирования документов;
  • • регулирование отношений между архивом и создателем документов;
  • • реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться:

  • • защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
  • • возможность предоставления пользователям доступа к документам;
  • • возможность подтверждения подлинности документов;
  • • возможность предоставления документов в виде бумажной копии.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>