Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Архивоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Оборудование архивохранилищ

Оборудование архивохранилищ:

  • • применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;
  • • оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами;
  • • не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:

  • • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
  • • расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
  • • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;
  • • расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;
  • • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа -— не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;
  • • высота стеллажа — 220-240 см;
  • • ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами — 35—40 см;
  • • ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;
  • • расстояние между полками по высоте — 35-40 см;
  • • при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;
  • • документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище:

  • • документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;
  • • документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;
  • • документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;
  • • обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;
  • • учетные документы хранятся отдельно от документов архива;
  • • в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения — в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения;
  • • при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;
  • • коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;
  • • связки документов формируются не более 20 см толщиной;
  • • коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки —- горизонтально;
  • • коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей:

  • • помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения — буквами, стеллажи и полки — цифрами;
  • • нумерация комнат производится от входа слева направо;
  • • нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо;
  • • нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;
  • • односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;
  • • в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели;
  • • постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;
  • • пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива;
  • • в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>