Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Архивоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

Понятие режима хранения документов

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

  • • температурно-влажностного режима;
  • • светового режима;
  • • санитарно-гигиенического режима;
  • • охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

  • • строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
  • • оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
  • • применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно- гигиенического, охранного режимов;
  • • применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Требования к зданиям и помещениям архива

Требования к зданиям и помещениям архива:

  • • архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
  • • не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
  • • архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
  • • архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархи- вах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
  • • хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;
  • • в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
  • • отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
  • • в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
  • • хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
  • • в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
  • • в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:
  • • посторонние лица в архивохранилища не допускаются.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>