Виды архивных каталогов

Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

В международной документалистике приняты:

• • универсальная десятичная классификация;
• • классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — о единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

• • индекс классификационного деления;
• • наименование рубрики и подрубрики;
• • обозначение даты и места события;
• • информационные сведения (описание содержания);
• • название архива;
• • название фонда;
• • архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);
• • язык;
• • способ воспроизведения;
• • фамилию составителя;
• • дату составления;
• • в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

• • научно-методическое обеспечение работы;
• • индексирование карточек;
• • систематизацию их по индексам и рубрикам;
• • составление отсылочного аппарата к каталогу;
• • усовершенствование каталога;
• • ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержания информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

• • буквенными;
• • цифровыми;
• • комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.