Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Архивоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

СИСТЕМА АРХИВНЫХ КАТАЛОГОВ

Понятие архивного каталога

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Порядок каталогизации архивных документов

Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит:

  • • из определения вида каталога;
  • • разработки схемы классификации в нем документной информации;
  • • выявления и отбора документной информации для каталогизации;
  • • описания документной информации на каталожных карточках;
  • • индексирования каталожных карточек;
  • • систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

  • • определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;
  • • отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;
  • • в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

  • • уровень и профиль архива;
  • • структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;
  • • интенсивность и задачи использования документов;
  • • наличие и качество других архивных справочников;
  • • кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические, ко вторым — предметные: именной и географический.

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

  • систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества;
  • тематический - по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;
  • • по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;
  • по истории административно-территориального деления —- по видам административно-территориальных единиц, а внутри них — по алфавиту наименований;
  • хронологический — по хронологии событий либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;
  • именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;
  • географический — по алфавиту географических и топографических объектов;
  • ведомственный по личному составу — данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;
  • названий фондов — при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>