НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АРХИВНЫЙ АППАРАТ

Характеристика научно-справочного архивного аппарата

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно- методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

• • межархивными (Росархив — архивы);
• • внутриархивными (архив — фонд);
• • межфондовыми (фонд — дело);
• • внутрифондовыми (дело — документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными —- опись, каталог и дополнительными — указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе, зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе “Учет документов в архивах”, и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справочниками.