Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Архивоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Задачи и этапы экспертизы

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

  • • отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение про- фильности государственных архивов;
  • • определение сроков хранения документов;
  • • обеспечение полноты состава архивного фонда;
  • • отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

  • • в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;
  • • в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;
  • • в государственном архиве —- при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

Экспертные комиссии

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

  • • в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная комиссия (ЭК);
  • • в министерствах, ведомствах, главках — Центральная экспертная комиссия (ЦЭК);
  • • в госархивах — экспертно-проверочная комиссия (ЭПК);
  • • в Росархиве — Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков.

Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росар- хивом 19.01.95. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться в качестве экспертов представители других организаций. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. В основе работы ЭК находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Зада чи экспертной комиссии:

  • • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
  • • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;
  • • организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции экспертной комиссии:

  • • организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;
  • • осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел;
  • • дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам до- кументоведения и архивоведения;
  • • рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
  • • рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения сводную номенклатуру дел учреждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
  • • рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
  • • рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой “ЭПК”, документов до 1945 г. включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;
  • • совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же основных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости в основном за счет контрольноруководящих функций. Росархив как высшая архивная инстанция организует экспертизу научной и практической ценности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны.

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

  • • протоколы их заседаний;
  • • описи дел постоянного хранения;
  • • описи дел временного хранения;
  • • акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов — систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранении. Выделяются типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее время наиболее распространены:

  • • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
  • • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
  • • Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>