Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Архивоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОНДИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

Понятие фондирования

Фондирование документов — распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов — входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондоо- бразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих — адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

  • • дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;
  • • планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены;
  • • отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;
  • • перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;
  • • отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;
  • • дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной, комиссии включаются в состав фонда ликвидируемой организации;
  • • в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;
  • • если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела — по степени их значимости и логической взаимосвязи;
  • • в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;
  • • при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, незавершенные дела -— в состав фонда организации- правопреемника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их делопроизводство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включаются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов — к фонду организации-автора;
  • • внутренние документы относятся к фонду организации- составителя;
  • • каждому архивному фонду присваивается название и номер;
  • • при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Один и тот же архивный фонд составляют документы организации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на коренное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административнотерриториального деления, временной приостановки ее деятельности.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>