Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Архивоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Требования к архивному делу

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свьнне 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:

  • • подшивка или переплет дела;
  • • нумерация листов дела;
  • • составление листа-заверителя дела;
  • • составление внутренней описи документов;
  • • внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заве- рительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

  • • дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;
  • • особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;
  • • в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;
  • • нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;
  • • листы внутренней описи нумеруются самостоятельно (фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела);
  • • подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;
  • • при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;
  • • помещенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;
  • • внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

  • • наименование организации и ее подчиненность;
  • • наименование структурного подразделения;
  • • индекс дела;
  • • номер дела по описи;
  • • заголовок дела;
  • • аннотация (при особо ценных документах);
  • • дата дела;
  • • количество листов в деле;
  • • срок хранения дела;
  • • архивный шифр дела;
  • • наличие места для нанесения архивных атрибутов.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>