КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА

Понятие и содержание комплектования архива

Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

• • из установления профиля архива;
• • определения источников комплектования;
• • определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• • организации комплектования.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие “фондообразователь” шире понятия “источник комплектования”.

Критериями источников комплектования являются:

• • функционально-целевое назначение учреждения;
• • масштаб его деятельности;
• • вид организации;
• • полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

• • значимость творческой и общественной деятельности фон- дообразователя;
• • степень сохранности его фонда;
• • взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

• • структурные подразделения организации;
• • подведомственные организации;
• • физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы органи- заций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.