Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Бланк документа

Бланк[1] — как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х годах XIX века и нашел повсеместное распространение.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.

В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Максимальный набор реквизитов:

Бланк письма реквизиты

Общий бланк реквизиты

Герб

Герб

Эмблема организации

Эмблема организации

Наименование организации — автора

Наименование организации — автора

документа

документа

Справочные данные об организации-авторе

<=> Место для наименования вида документа (или вид документа)

Дата документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

о Место составления или издания документа

Герб

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом Российской Федерации от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. 30.06.2003).

Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки подлежат особому учету.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации 27 декабря

1995 г. издано постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. постановления Правительства РФ от 14.12.2006 № 767), в котором установлены правила изготовления бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Эмблема

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора или на левом поле бланка на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.

Наименование организацииавтора документа

В бланке мы находим прежде всего автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

МУНИЦИПАЛЬНАЯ ШКОЛА № 167

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.) должно всегда соответствовать требованиям, установленным законодательством, нормативными и учредительными документами, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором). Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Продовольственный магазин «Наташа»

Закрытое акционерное общество «Бухгалтерский бюллетень»

Закрытое акционерное общество «Корандо»

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках — национальном и русском — на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации-авторе

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями «Правил оказания услуг почтовой связи», утвержденных постановлением Правительства РФ 15 апреля 2005 г. и введенных с 1 мая 2005 г. Телеграфный адрес оформляется в соответствии с «Правилами оказания услуг телеграфной связи», также утвержденными постановлением Правительства РФ 15 апреля 2005 г. и введенными с 1 мая 2005 г.

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ФОНД СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ И ПОЛИТОЛОГИЧЕСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ

(Горбачев-Фонд)

Ленинградский проспект, д. 39, стр. 14. Москва, 125167.

Приемная S 945-5999, 945-6999. Факс: 945-7899 Пресс-служба Ш 945-5131, 945-5127. Факс: 945-5129 www.gorby.ru, Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

ОГРН и ИНН/КПП

В соответствии с требованиями налоговой службы в стандарт ГОСТ Р6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введены два новых обязательных реквизита:

ОГРН — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, проставляемый в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН/КПП — идентификационный номер налогоплателыци- ка/код причины постановки на учет.

Эти реквизиты обязательны в бланках писем и в унифицированных формах первичных учетных документов.

Пример углового бланка письма с этими реквизитами:

РОСАРХИВ

Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708,

ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001 _№

На №_от

Пример продольного бланка письма РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Заместитель директора Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script http: //w ww. vniidad. r u

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001

_№_

На №_от_

Дата и регистрационный номер документа

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс — «имя и отчество» документа.

Дата — обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. — датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, идентификатор электронной копии документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.2007. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат — 21 мая 2007 г., применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 2007.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних документов обычно проводят децентрализованно по группам документов — в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры) или Л/С (личный состав). Например: Приказ № 8к или приказ № 21 л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/89, где 02 — индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 — номер дела по номенклатуре, 89 — порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: № 463/162/298.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТ лишь в 1972 г. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: «На Ваше письмо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем...»

Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь или служба делопроизводства должны подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю или исполнителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что писали и полностью ли учтена просьба или предложение.

Место составления или издания

В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее.) Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должно указать — Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

  • [1] ГОСТ Р51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Такопределяет бланк набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>