Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Общие требования к тексту документа

Процесс составления документов занимает значительный процент рабочего времени работников управленческого аппарата. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Поэтому, прежде чем составить порученный вам документ, надо уточнить круг вопросов, подлежащих разрешению, обратиться к законодательно-нормативным актам, которые регулируют порядок разрешения вопросов такого типа: законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства РФ, ведомственным актам. Знание этих документов обеспечит грамотную постановку вопроса и соответствие содержания документа компетенции данного учреждения.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), например Консультант Плюс или Гарант, провести такую предварительную подготовку нетрудно.

Зная, как решается вопрос, следует затем посмотреть все ранее уже созданные документы по этому вопросу вышестоящей и своей организации, чтобы избежать прежде всего противоречий и дублирования.

Только проведя такую предварительную работу, приступают к сбору информации по существу поставленного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Собрав необходимую информацию, начинают составлять текст документа. Текст документа может быть представлен в виде связанного текста, таблицы, анкеты.

Подавляющая часть документов составляется в виде связанного текста. Практикой выработан ряд общих требований, предъявляемых к тексту служебного документа.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Необходимость переработки быстро увеличивающихся объемов информации выдвинули в середине XX в., как одно из главных требований, предъявляемых к служебному документу, требование максимальной краткости при полноте информации.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается, прежде всего, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Всю необходимую информацию надо давать в сжатом виде.

Не менее важным является требование точности изложения текста, исключения возможностей двоякого его понимания. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяется точностью построения и ясностью изложения.

Четкость и ясность изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении; четкость достигается правильностью композиционной структуры текста.

Если в документе упоминается какой-либо другой документ, необходимо привести его полные поисковые признаки в такой последовательности:

  • • вид документа;
  • • автор;
  • • дата документа;
  • • регистрационный номер документа;
  • • заголовок к тексту (приводится в кавычках).

Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Обупорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» ...

или

На основании Указа Президента Российской Федерации от 11 февраля 2006 г. № 90 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»...

Правила делового этикета требуют, чтобы служебные документы составлялись в нейтральном тоне. Переписка ведется от 3-го лица единственного или множественного числа, и местоимения заменяются существительными (институт направляет, банк выделяет, завод просит, или считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, отражающих коллегиальную выработку решений, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В документах, исходящих от нескольких авторов (совместных документах), текст излагается от 1-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает ...и предлагает).

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, вызванных, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения заносятся в память машины и используются при составлении документов. Кроме того, следует помнить, что для деловой документации характерно употребление устойчивых словосочетаний.

Рекомендуется часто употребляемые стандартные фразы, выражения и словосочетания давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой -— выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:

В декабре 2009 г. Историко-архивный институт проводит конференцию «Проблемы подготовки специалистовисториков-архивис- тов и документоведов». На конференции предполагается заслушать доклады о внедрении новых образовательных стандартов по направлению «Документоведение и архивоведение» и задачам преподавания общепрофессиональных и специальных дисциплин.

Просим принять участие и представить тезисы выступлений до 15 ноября 2009 г.

В конце XX в. в связи со значительным увеличением объемов информации, обрабатываемой при принятии решений, для облегчения восприятия и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу выделить 3 тыс. руб. на приобретение вновь вышедших нормативно-методических документов для проведения лабораторных занятий.

Предполагается изучение этих документов студентами на занятиях по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество экземпляров рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Документ по одному узкому вопросу может состоять только из заключительной части, например письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Прошу предоставить очередной отпуск за 2000 г. с 4 сентября 2000 года сроком 24 рабочих дня

или

Прошу разрешить провести экскурсию студентов по архиву 11.12.2000 с 15 до 16 ч.

В документах, содержащих большой текст, он обычно делится на абзацы — простейшие компоненты текста. Абзац содержит одну или несколько фраз, отражающих единую законченную мысль. При машинописном оформлении документов абзац начинается, отступив пять печатных знаков. При оформлении документов на компьютере используется отступ 1,27 см. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками. Например: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 и т.д.

Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

Таблица может входить составной частью в обычный текст документа, а может даваться как приложение.

Таблица 1

Тематический заголовок (может и не быть)

Головка

Заголовки граф

Подзаголовки граф

Строки (горизон- тальные ряды)

Боковик (графа Графы (колонки) для заголовков)

Широкое распространение в последнее время получило представление информации в виде анкеты — «опросные листы для получения определенных сведений»[1].

С помощью анкеты удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Анкеты легко обрабатывать с помощью компьютера. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. ГОСТ Р 6.30—2003 указывает, что: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков».

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 (пункт 3.20) документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. В законах указаны случаи, когда тексты документов должны быть написаны только на русском языке. Это требование соблюдается при направлении документов:

  • • в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
  • • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации[2].

Быстро и грамотно создать документ сегодня помогает компьютер. Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания.

Другой способ выделения текста — использование рамок.

Проще всего заключить в рамку целиком абзац. |

Рамки особенно удобно применять для пояснений в организационных документах, таких как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари — синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

Компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.

Контрольные вопросы и задания

  • 1. Каковы общие требования к тексту документа?
  • 2. Назовите этапы подготовки документа.
  • 3. Назовите смысловые части документа.
  • 4. Как могут располагаться в документе его смысловые части?
  • 5. В чем особенности составления анкет?
  • 6. Чем удобны таблицы?

  • [1] Толковый словарь русского языка / Под ред. Д.Н.Ушакова. Т. 1. М., 1935. С. 41.
  • [2] Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Ст. 18.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>