Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Основные термины

Каждая область деятельности пользуется кроме общей еще и терминологией, отражающей ее специфическое направление. Для того чтобы термины однозначно понимались и использовались в практической деятельности, сегодня в крупных законодательных правовых актах дается их определение, кроме того, они закрепляются в государственных стандартах на термины и определения для этой области деятельности. Такой государственный стандарт есть и для нашего направления — это ГОСТ Р51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (приложение 6), и на него мы должны опираться в нашей деятельности. Кроме того, состав, оформление документов и работа с ними регламентированы целым рядом законодательных и правовых актов, в которых также даны определения терминов, используемых в делопроизводстве. Этими определениями мы должны пользоваться в первую очередь, учитывая их правовой статус, т.е. если есть расхождения в определении термина в законодательном акте и ГОСТе, мы используем определение, данное в законе. Споры о точности терминов ведутся только в научных работах, где может разбираться многоплановость терминов, тонкость их толкования и понимания. В учебном процессе используется только устоявшаяся и закрепленная терминология.

В деятельности, связанной с делопроизводством, много специфических терминов, знание которых обязательно для работников этой сферы. Эти термины используются и в данном учебнике. Поэтому разберем главные из них.

Прежде всего, обратимся к термину делопроизводство, так как так называется наш учебник. Об этом термине уже немного говорилось во введении. ГОСТ Р51141—98 определяет делопроизводство как «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работу с официальными документами».

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела —- «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу»[1].

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах, и в литературе в области делопроизводства аналогично стал использоваться термин «документационное обеспечение управления», который, по существу, является синонимом термина «делопроизводство». Например, в названиях нормативных документов «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Более широкий термин, применяемый сегодня, — информационно-документационное обеспечение управления — включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

Новый ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования» вводит термин управление документами как «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций».

Таким образом, все определения говорят нам о деятельности, связанной с документами, поэтому обратимся к термину документ.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.

ГОСТ Р 51141—98 дает нам такое определение: «документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

В ГОСТ ИСО 15489-1—2007 документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141—98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Однако один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации[2].

Теперь рассмотрим еще два важнейших термина, без которых трудно понять, откуда возникают единые требования к оформлению документов и работе с ними. Это термины: унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»[3].

Стандарт определяет унификацию как «выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов, услуг, значений их параметров и размеров»[4].

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемых за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». Применение

4

стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Унификация и стандартизация являются основными направлениями совершенствования документации и работы с документами.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

  • • унифицированные формы документов (общероссийские, отраслевые, отдельных организаций);
  • • унифицированные системы документации.

«Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности»[5].

Непосредственным разработчиком конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, при этом обязательно учитывая их возможность компьютерной обработки. Так, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике — за унифицированные формы первичной учетной документации.

Служба делопроизводства отвечает, как правило, за правильное составление и оформление документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации.

В данной главе рассмотрены лишь базовые понятия, проходящие через весь текст учебника. Конечно, в других главах будут также использоваться специальные термины, например: определения видов документов, понятие регистрации, контроль исполнения, номенклатура дел, дело, архив и т.д. Они будут раскрыты и рассмотрены в соответствующих разделах учебника.

Контрольные вопросы и задания

  • 1. Дайте определение термина «делопроизводство».
  • 2. Какими еще понятиями сегодня определяется деятельность по организации документирования и работы с документами?
  • 3. Дайте определение термина «документ».
  • 4. Дайте определение термина «реквизит».
  • 5. Дайте определение термина «формуляр документа» и «типовой формуляр».
  • 6. Назовите основные направления совершенствования управленческих документов.
  • 7. Дайте определение термина «система документации».

  • [1] Словарь русского языка (XI—XVII вв.). Вып. 4 — М.: Институт русского языка АНСССР, 1977. С. 207.
  • [2] ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. П. 34.
  • [3] Большой энциклопедический словарь. М.: Советская энциклопедия, 1991. Т. 2. С. 526.
  • [4] ГОСТ Р 1.0—92 Государственная система стандартизации Российской Федерации.
  • [5] ПР50-733—93. П. 2.4.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>