Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство

На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, чтобы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы. Положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.

Положение разрабатывается на основе примерных положений, которые содержат максимальный набор функций службы. Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными уеловиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. Например, в организации создан центральный архив, в котором работают квалифицированные специалисты. Если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В этом случае за службой делопроизводства эти функции в положении о службе не закрепляются

Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми своими функциями выполняет работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в этой организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование подразделения

Должность руководителя Личная подпись

Расшифровка Дата

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00

город

«0.....(наименование подразделения)

  • 1. Общие положения
  • 2. Цель и задачи
  • 3. Функции
  • 4. Права
  • 5. Ответственность
  • 6. Взаимосвязи

Должность руководителя

подразделения личная подпись расшифровка

Визы

Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Например: 1. Общие положения

  • 1.1.
  • 1.2.

В разделе «Общие положения» записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы).

Если служба делопроизводства имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел положения называется «Цель и задачи». В этом разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.

Третий раздел является основным в положении. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции». В раздел включают описание всех видов работы, которые выполняются службой делопроизводства.

Раздел «Ответственность» содержит перечисление основных позиций, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например, в конкретном положении этот раздел может быть сформулирован следующим образом:

«Канцелярия несет ответственность за:

  • • состояние работы документации организации;
  • • соответствие документации требованиям правовых и нормативных документов;
  • • достоверность информации».

Возможно в этом разделе выделение персональной ответственности руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

  • • организацию работы канцелярии;
  • • утечку информации;
  • • работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. Например, служба делопроизводства может быть наделена правами:

  • • проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
  • • требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
  • • запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д.

Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).

Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Положение является документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. Пример положения о службе делопроизводства см. в приложении 3.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. Должностные инструкции выполняют ту же роль, что и положение, они необходимы для организации работы каждого отдельного работника службы делопроизводства.

Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих[1]. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников. Квалификационные характеристики работников делопроизводственной службы см. в приложении 4.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД[2].

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование подразделения Должность руководителя Личная подпись

Расшифровка Дата

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000 № 00 город

Наименование должности (в родительном падеже)

  • 1. Общие положения
  • 2. Функции
  • 3. Должностные обязанности
  • 4. Права
  • 5. Ответственность
  • 6. Связи по должности

Должность руководителя

подразделения личная подпись расшифровка

Виза ознакомления Визы

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

В первом разделе «Общие положения» содержится:

  • • наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
  • • порядок назначения и освобождения от должности;
  • • порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
  • • требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);
  • • перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе «Основные задачи и функции» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:

  • • получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
  • • заполнение контрольных карточек;
  • • внесение в них отметок о ходе исполнения;
  • • ведение сроковой картотеки;
  • • передача информации;
  • • составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

  • • внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;
  • • ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
  • • обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе «Обязанности» записывают условия, которые должны

соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:

  • • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • • соблюдать установленные сроки подготовки документов;
  • • соблюдать этические нормы общения в коллективе;
  • • соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т. д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции также относятся к документам длительного действия. Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

  • • изменение структуры организации;
  • • переподчинение службы делопроизводства;
  • • изменение наименования должности;
  • • изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
  • • внедрение новых форм и методов организации труда;
  • • внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Пример должностной инструкции работника делопроизводственной службы см. в приложении 5.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы). Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела1. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени[3]. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Структура текста инструкции не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

  • • сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
  • • ответственность за ее несоблюдение;
  • • подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
  • • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

  • • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • • общие правила подготовки и оформления документов;
  • • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • • порядок изготовления и размножения документов;
  • • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

  • • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • • основные инстанции движения документов;
  • • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • • порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

  • • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • • сроки, формы и методы регистрации;
  • • правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

  • • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
  • • включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

  • • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • • порядок их постановки на контроль;
  • • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • • обязанности исполнителей;
  • • типовые сроки исполнения;
  • • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

  • • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

  • • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
  • • правила подготовки дел к хранению;
  • • требования к описанию и оформлению дел;
  • • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

  • [1] Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и другихслужащих. Утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от29.04.2008).
  • [2] Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы. Инструктивные и методические материалы по их применению.М„ 1980.
  • [3] Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти.Утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 // СЗ РФ. 2005. № 4. Ст. 305;Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009. № 477 // РГ. 24 июня 2009. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>