Полная версия

Главная arrow Туризм arrow Организация туристской деятельности. Управление турфирмой

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Выставочная деятельность турфирм

Участие в выставочной деятельности становится все более и более популярно у большинства туристских фирм, причем в последнее время вне зависимости от их масштабов деятельности (если турфирма в одиночку не в состоянии финансово обеспечить себе участие в выставке, она может скооперировать свои усилия с другой турфирмой и участвовать в выставке единым общим стендом). Во многом это связано с тем, что выставочная деятельность используется как один из каналов продвижения турпродуктов фирмы на туристском рынке, а следовательно, по своей сути также является рекламной деятельностью.

Принятие руководством турфирмы решения об участии в туристской выставке, как правило, определено следующими выгодами, которые может обеспечить себе фирма:

  • • представление турфирмы и ее турпродуктов (туристского предложения) как потенциальным туристам в целях расширения числа клиентов, так и партнерам по ведению бизнеса (особенно характерно для турфирм-операторов, работающих на прием туристов);
  • • изучение рынков сбыта и поиск новых рынков;
  • • внедрение нового турпродукта на рынок с организацией соответствующей его презентацией для турагентств и определением возможного спроса на него;
  • • поиск новых деловых партнеров по ведению бизнеса (турагентства, отели, транспортные компании и т.д.) с последующим заключением деловых договоров;
  • • проведение маркетингового исследования по изучению туристских предложений турфирм-конкурентов;
  • • позиционирование своих продуктов относительно турпродуктов конкурентов;
  • • формирование благоприятного имиджа турфирмы, поскольку участие в туристских выставках (особенно крупных и международных) рассматривается крайне позитивно как со стороны деловых партнеров, так и со стороны потенциальных клиентов турфирмы;
  • • непосредственная реализация туров с соответствующим заключением договоров (актуально преимущественно для выставок и ярмарок продаж).

Руководству турфирмы важно помнить, что организация выставочной деятельности для турфирмы - это длительный, сложный и трудоемкий процесс (подготовка к предстоящей туристской выставке должна начинаться за 1-2 месяца до ее начала), который включает в себя целый ряд этапов:

  • 1. Определение целей участия турфирмы в выставке. В зависимости от этого необходимо определиться, в какой именно туристской выставке наиболее целесообразно турфирме принять участие (при этом немаловажно помнить о том, что участие в выставке достаточно дорогостоящее мероприятие). Для этого необходимо, в первую очередь, определиться с финансовыми ресурсами, которые турфирма в состоянии потратить на выставочную деятельность. Кроме этого, следует собрать необходимую информацию по различным туристским выставкам, проводимым в ближайшем году. Так, турфирма может участвовать в выставке, проводимой:
    • • в месте ее дислокации (это особенно актуально для небольших турфирм ввиду отсутствия необходимости значительных командировочных затрат);
    • • в регионах России;
    • • за рубежом (актуально для крупных турфирм, а также для турфирм, работающих на прием иностранных туристов).

При выборе туристской выставки для участия важно также учитывать и следующие ее параметры:

  • • статус выставки, который может быть трех видов: региональный, национальный и международный, а также время ее проведения;
  • • условия участия в выставке;
  • • численный и качественный состав участников (важно для турфирм, чьей целью является заключение новых договоров с партнерами по ведению бизнеса);
  • • численный и качественный состав посетителей (важно для турфирм, которые хотят позиционировать себя в глазах потенциальных потребителей);
  • • уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке.

Среди наиболее крупных и значимых международных туристских выставок можно отметить:

IMTM - «International Mediterranean Travel Market» - Тель-Авив, Израиль (февраль). В выставке принимает участие более 300 туристских компаний из более чем 35 стран мира;

BITE - «Beijing International Tourism Expo» - Пекин, КНР (июнь). Выставочная площадь BITE составляет около 33 тыс. кв.м, в работе которой принимают участие более 850 организаций, представляющих национальные туристские администрации, туристские компании, отели и авиакомпании из 70 стран. Ежегодно выставку посещает около 50 тыс. человек;

TOP RESA - Париж, Франция (сентябрь), является одной из крупных туристских выставок в Европе. Выставка занимает 27 тыс. кв. м площади (свыше 315 больших стендов 1100 брендов), в которой принимает участие более 27 тыс. участников. При этом 34% всех участников - это международные туроператоры. Посетители выставки на 86% французы, а оставшиеся 14% - международные посетители из 135 стран мира;

JATA WTF - «JATA World Travel Fair» - Токио, Япония (сентябрь- октябрь), является одной из наиболее значимых выставок туристской индустрии азиатского региона. В выставке (общая площадь которой 26 тыс. кв.м) принимает участие более 700 компаний из 150 стран и регионов мира, ежегодно ее посещает более 100 тыс. человек, из которых более 40 тыс. - профессионалы индустрии туризма;

CITM - «China International Travel Mart» - Куньмин, КНР (октябрь), является крупнейшей международной туристической выставкой в азиатском регионе, которая ежегодно проводится поочередно в Шанхае или Куньмине;

WTM - «World Travel Market» - Лондон, Великобритания (ноябрь), является одним из самых престижных туристических событий в мире, деловая программа которого включает Министерский саммит Всемирной туристской организации ООН, презентации, семинары, конференции и другие мероприятия;

BIT - Милан, Италия (февраль), проводится ежегодно и является одной из крупнейших выставок туристической индустрии в Европе. Выставка проходит в 6 выставочных павильонах общей площадью

100 тыс. кв.м, участие в ней принимают более 2280 участников. Выставку посещает около 100 тыс. посетителей из 130 стран мира;

ITB - Берлин, Германия (март), является крупнейшей международной туристской выставкой с выставочной площадью около 150 тыс. кв.м, состоящей из 26 залов. Выставку ежегодно посещает более чем 170 тыс. посетителей (среди которых 108 тыс. торговых посетителей), а ее участниками являются 11 тыс. компаний из 180 стран мира. Выставка охватывает все предложения туристской индустрии (туроператоры, турагентства, туристские дестинации, авиакомпании, отели, компании по аренде автомобилей). За 5 дней выставки ITB она генерирует денежный оборот на сумму около 5 млрд долл.;

ОТМ - «Outbound Travel Mart» - Нью-Дели, Индия (февраль), ориентирована на выездной туризм, в которой традиционно принимают участие представители турбизнеса порядка 50 стран из всех регионов мира;

ИНТУРМАРКЕТ - Москва, Россия (март), ежегодно проходит при поддержке органов исполнительной власти РФ, ATOP, РСТ (раздел 6.2.), Управления делами Президента РФ, ведущих авиа- и железнодорожных перевозчиков, ЮНВТО, ориентирована на профессионалов турбизнеса, направлена на установление прямых деловых контактов между российскими и зарубежными участниками, а также содействует увеличению внутреннего и выездного тур- потоков. В выставке ежегодно принимает участие около 1250 туристских компаний из более чем 135 стран мира и посещает 72 тыс. посетителей;

ОТДЫХ - ОТДЫХ Leisure - Москва, Россия (сентябрь), в которой принимают участие ведущие туроператоры, администрации российских регионов и национальные офисы по туризму многих стран;

MITT - Московская международная туристская выставка Путешествия и туризм - Москва, Россия (март), крупнейшая туристская выставка, проводимая в России, в которой ежегодно участвуют более 1750 компаний из 77 стран мира, а объем выставочной площади составляет около 50 000 кв. м (8 выставочных залов). Выставку ежегодно посещают более 46 тыс. посетителей из 1300 городов России, а также из Украины, Беларуси, Казахстана и 85 других стран мира (71% посетителей - профессионалы турбизнеса);

INWETEX - «CIS Travel Market» - Санкт-Петербург, Россия (октябрь), крупнейшая выставка туристских услуг на Северо-Западе России, объединяющая более 460 участников из 35 стран мира и свыше 9 000 специалистов отрасли Северо-Западного и других регионов РФ, ближнего и дальнего зарубежья. Уникальность выставки заключается в том, что это комплексное конгрессно-выставочное мероприятие, включающее в себя международные Форум и выставки, участники которых сориентированы на сотрудничество с ключевыми игроками туррынка Северо-Западного региона РФ.

  • 2. Назначение ответственных лиц за организацию участия в выставке и составление плана деятельности до выставки и на период проведения выставки, который должен включать в себя:
    • • составление перечня выставляемых турпродуктов;
    • • формирование команды, представляющей турфирму на выставке (менеджеры-стендисты, переводчики и т.д.). Работа на выставке имеет свои особенности, поэтому даже опытные менеджеры турфирмы могут оказаться малоэффективными во время проведения выставки;
    • • подготовка команды работающих на стенде специалистов. До начала выставки необходимо провести инструктаж, где следует рассмотреть следующие вопросы: цели участия в выставке, перечень предоставляемых туруслуг, задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с турпродуктами турфирмы, заключение договоров и т.д.), план стенда и закрепление мест на стенде за каждым сотрудником, распорядок работы, модели поведения с каждой категорией посетителей и т.д.;
    • • определение размеров необходимых выставочных площадей, типа и дизайна выставочного стенда;
    • • подбор и подготовка рекламно-информационных материалов (см. раздел 9.2);
    • • разработка планов работы турфирмы на выставке (проведение презентаций, проведение рекламных акций, участие в протокольных и деловых мероприятиях и т.д.). При этом если турфирма организует на выставке презентацию нового турпродукта или туристского направления, необходимо перед выставкой пригласить гостей, разослать информационные материалы;
    • • расчет объема требуемых финансовых ресурсов. Как правило, около 50% расходов составляют арендная плата и затраты на изготовление стенда[1]. Остальные расходы турфирмы составляют: мероприятия, проводимые на стенде (рекламные акции и т.д.), оформление стенда, работа персонала на стенде (собственный и вспомогательный), транспорт (на выставку и обратно), монтаж и демонтаж стенда, а также текущие затраты по стенду.

Важно помнить, что получение максимальной отдачи от выставочной деятельности возможно только при правильной разработке общего перспективного плана участия турфирмы в тематических выставках, конференциях и других мероприятиях и плана каждого конкретного мероприятия в отдельности.

3. Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

За определенный фиксированный срок (обычно не позднее, чем за месяц до начала выставки) турфирма заполняет и направляет в адрес оргкомитета заявку на участие в выставке, в которой указываются (приложение 14):

  • • все реквизиты турфирмы: название, адрес, телефон, ИНН, ОГРН, ОКПО и т.д.;
  • • информация в официальный каталог выставки (объемом, не превышающим установленные оргкомитетом нормы);
  • • сведения о форме участия и типе выбранного выставочного стенда и его площади. Следует иметь в виду, что размер выставочного модуля турфирмы играет определенную представительскую роль. Часто оргкомитеты выставок предлагают стандартные выставочные модули разных размеров и конфигураций, но это не значит, что у турфирмы нет возможности заказать стенд по собственным эскизам. При этом он должен органически вписываться в отведенное место, не выпадать из общей композиции выставки, и это следует заблаговременно согласовать с оргкомитетом;
  • • Ф.И.О. аккредитованных участников и контактное лицо турфирмы.

Суть заявки заключается в предварительной регистрации и бронировании выставочной площади. Письмо-заявка подписывается директором турфирмы и главным бухгалтером и подтверждает согласие турфирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения (это в своем роде договор между сторонами). После получения заявки в адрес оргкомитета высылается подтверждение о регистрации турфирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты (оплата производиться в сроки согласно условиям участия в выставке).

Кроме того, оргкомитет выставки предоставляет турфирме и дополнительные услуги, перечень которых обычно включает в себя:

  • • услуги переводчиков;
  • • меблировка стенда (для этого необходимо заключить специальное соглашение в приложении к договору на аренду площади, где конкретно оговариваются все необходимые моменты экспозиции, сроки, цена);
  • • изготовление вывески, фирменной рекламы и т.д., размещение рекламы заказчика на щитах, баннерах на территории выставочного комплекса. Однако многие турфирмы изготавливают свои эксклюзивные материалы для выставки в специализированных фирмах, тем самым повышая качество экспозиции, что наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход, вместе с тем повышая расходы турфирмы на организацию выставочного стенда;
  • • размещение участников мероприятия в гостиницах;
  • • проведение пресс-конференций;
  • • редакционно-издательские услуги;
  • • трансляции объявлений по радио и видеореклама;
  • • подключения Интернета непосредственно на стенде турфирмы и т.д.
  • 4. Подготовка выставочного стенда турфирмы к участию в туристской выставке. При оформлении стенда лучше воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы, выражающей дух, стиль, имидж турфирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. Эскиз, являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов.

На данном этапе турфирме необходимо также доставить и разместить экспозиционные материалы на стенде. Турфирма должна заранее подготовить письмо-заявку с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешение на ввоз (вывоз) выставочных материалов, которая должна содержать подробный список ввозимых выставочных материалов. Письмо составляется в адрес фирмы-организатора туристской выставки на имя директора.

  • 5. Работа в процессе прохождения туристской выставки. В работе сотрудников турфирмы на стенде очень часто прослеживается целый ряд традиционных ошибок и упущенных возможностей, которые необходимо учитывать в организации выставочной деятельности[2]. Среди них можно отметить наиболее часто встречающиеся:
    • • не оптимально расположены рекламно-информационные материалы турфирмы и ее турпродуктов;
    • • не продуман заранее план общения с гостями и сбор информации;
    • • не продуман подвоз рекламных материалов в случае необходимости;
    • • не учитывается общий план работы выставки (например, назначаются встречи, пересекающиеся по времени с тематическими выступлениями на выставочной конференции).

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель турфирмы, а если его присутствие в течение всего рабочего дня невозможно, необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы будет кто-то из руководителей.

  • 6. Оценка эффективности участия турфирмы в выставке после ее окончания и формирование выводов для дальнейшего использования в будущем. Успех турфирмы на выставке во многом зависит от того, насколько грамотно и адекватно проведена разработка различных форм сбора информации, систематизации и ее анализа. Ошибочным является подход некоторых турфирм к оценке эффективности проведения туристской выставки только при помощи экономических показателей. Для оценки эффективности работы турфирмы на выставке целесообразно анализировать весь спектр показателей, важнейшими из которых являются следующие:
    • • количество посетителей стенда, их качественный состав (должность, способность и полномочия принимать решения, региональный состав, наличие среди посетителей специалистов по предлагаемой тематике и т.д.). В последнее время турфирмы все чаще ориентируются в этом вопросе на полученные визитные карточки, а также на информацию, полученную при передаче посетителям выставки рекламных материалов;
    • • количество проведенных переговоров. Заполнение специального листа переговоров обязательно для облегчения сбора и анализа информации о потенциальных заказчиках, их потребностях и координатах. Здесь же фиксируется информация о качественной составляющей переговоров (готовность к сотрудничеству, сбор технической информации, заключенные контракты и т.д.);
    • • суммы, на которые были заключены контракты во время прохождения туристской выставки.

Анализ всей полученной на выставке и в ходе ее подготовки информации, который ляжет в основу итогового отчета, станет основой маркетинговой политики турфирмы на ближайшее после выставки время.

7. Поствыставочная работа турфирмы. На данном этапе турфирме следует разместить итоговую информацию об участии в выставке на своем интернет-сайте и других интернет-площадках. Эта форма рекламного позиционирования часто недооценивается, а между тем заказчики часто пользуются информацией из репортажей об участии турфирмы в выставках для принятия бизнес-решений.

  • [1] В стоимость аренды 1 кв. м выставочной площади входит: стоимость общего электроосвещения, стоимость общей охраны территории, стоимость пропусков на право входаперсонала фирмы-экспонента, стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге), стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки, дополнительныеуслуги.
  • [2] Исследования показывают, что около 60% посетителей туристических выставок уходят,если их не поприветствовали в течение первой минуты.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>