Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Современное делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ЗАДАНИЯ

  • 1. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других стилей.
  • 2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 8.1

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ИЗ ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

НАИБОЛЕЕ ЧАСТО ПРИМЕНЯЕМЫЕ ТЕРМИНЫ,

ПОЛУЧИВШИЕ ОТРАЖЕНИЕ

В ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТАХ,

РЕКОМЕНДАЦИЯХ МЕЖДУНАРОДНОЙ

ОРГАНИЗАЦИИ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ,

НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАЗРАБОТКАХ

Адресат - получатель.

Адресант - отправитель.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акцепт - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация - краткое изложение первоисточника.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

Виза - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний адрес письма - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ - документ, предназначенный для пользования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Выписка - копия части текстового документа.

График - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дата - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договоренность - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документооборот - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье - документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

Индекс - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация - проставление индекса.

Индекс дела - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Контрольный лист - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Кредит - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

Лимит - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личное дело - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сделыциками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы.

Наряд-заказ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

Номенклатура - перечень наименований.

Номенклатура дел - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер входящего письма - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего дела - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Нормы - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

Объяснительная записка - 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое- либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись - юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа - 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.

Оферта - см. Предложение.

Официальные документы - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.

Подлинник документа - 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

Подпись на документе - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

Положение - 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

Предложение - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.

Предметный каталог - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

Предметный указатель - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Прейскурант - перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок.

Претензионное письмо - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

Приказ - 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Программа - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Расписание - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты - обязательные элементы служебного документа.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Рекламационное письмо - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Реферат - краткое письменное изложение первоисточника.

Решение - 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.

Свободное предложение - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

Сдаточная опись (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Система документирования - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Состав удостоверения - подпись и печать.

Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справочно-информационный фонд - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет - документ, в котором указана причитающаяся за что- либо денежная сумма.

Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Табуляграмма - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

Талон обратной связи - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Твердое предложение - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

Тезаурус - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу.

Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

Текстовой документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Техническая документация - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.

Технологическая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Типовые документы (тексты-аналоги) - 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образдам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Указание - 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Факсимиле - 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющие многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Экспедиция - специальный аппарат учреждения для приема документов.

Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Языковая формула (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка»; сопроводительного - «Направляю...», «Высылаю...» и т.д.

КОРРЕКТУРНЫЕ ЗНАКИ И ПРАВИЛА ИХ ПРИМЕНЕНИЯ

При оформлении оригинала документа нередко допускаются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Кроме того, возможно, потребуется сделать указания для машинистки, которая будет печатать документ, о выделении элементов текста печатанием вразрядку, подчеркиванием и т.д. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки - это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347-76 «Знаки корректурные», который введен в действие с 01.01.77 (в настоящее время он не отменен).

Корректурные знаки подразделяются на следующие группы: 1) знаки замены, выкидки и вставки; 2) знаки перестановки печатных знаков; 3) знаки изменения пробелов; 4) знаки абзацного отступа, красной строки; 5) знаки исправления технических дефектов набора.

Корректурный

знак

Назначение

Применение в тексте

Z

Сделать абзац. Знак ставят в том месте, где должен быть сделан абзац

В учреждениях существует три организации делопроизводства: Z, централизованная, децентрализованная, смешанная

к

Печатать текст без абзаца (в подбор)

Загнутыми концами линии соединяют конец предыдущей и начало последующей строк.

^ Это означает печатать текст в подбор

Выключить строку посередине формата (в красную строку). Знак ставится в начале и в конце выключаемой строки

Заголовок, формулы пишут посередине формата. Например: —^ Номенклатура дел <—

Корректурный

знак

Назначение

Применение в тексте

Написать слово вразрядку

Этим знаком подчеркивают слова, в которых надо сделать разрядку

и и и и

Убрать разрядку внутри слов

Этим знаком подчеркивают слова, в которых следует уничтожить разрядку

и и и и

Поменять местами соседние буквы, слова или группы слов

Половиной знака |букву|охватывают| одну или группу букв (слов), другой половиной знака - другую

12 3 4

пппп

Переставить слова

Над словами ставят скобки с цифрами, ^ 2 ^ ^ ^ ^

показывающими, в порядке каком слова

^ 3

переставить следует

1_1 *

Переставить слова или группу слов из одной строки в другую

*- Подлежащий перестановке

текст обводят кружком, от которого проводится к месту перестановки стрелка

!=;

Подвинуть текст

Линейка, в которую упирается стрелка, показывает, до какого предела сдвинуть текст

I

Сделать пробелы между словами

Этим знаком разделяют слова, ошибочно напечатанные[слитно

1 Т I

Уничтожить пробел в слове или уменьшить между словами

Знаком пользуются для уничтожения пробелов между буквами или уменьшения [ пробелов между словами

1

Уничтожить лишнюю букву в слове

Этим знаком вычеркивают лишние буквы в середи^не слов

1->)

Исключить ошибочно напечатанное слово

Ошибочно напечатанныеслова зачеркивают горизонтальной чертой с поперечными черточками и хвостиками на концах

Убрать лишний текст, знаком перечеркивают неправильно напечатанный текст

ТТйтшшДтекст, напечатанньнмтй

двух и более^Тре^айЗ^речеркивают и обводях^заотйзутой линией~~~-^____^

Восстановить ошибочно зачеркнутое слово

При отмене исправления под зачеркнутым словом ставят точки

Вставить букву в слово, заменить букву

Этим знаком зачеркивают неправильно написанную букву и сверху пишут ту, которую надо

Вставить слово или несколько слов

над

Знак ставят в месте пропуска и ч^ним надписывают недостающее слово

bd

Заменить несколько рядом стоящих букв или слов

Знаком перечеркивают неправильно слова

написанные дала и сверху пишут правильные

в Б

Заменить строчную букву прописной и прописную строчной

в первом случае букву подчеркивают двумя черточками снизу, Во втором случае две черточки ставят над буквой

0

Сделать вставку текста с подобным знаком

Рядом с данным знаком должно стоять указание, откуда берется вставка - страница или пометка «см. на обороте» ®

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>