Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Современное делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ЗАДАНИЯ

  • 1. Дайте определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?
  • 2. Как формируются документы в дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?
  • 3. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.
  • 4. Какую работу осуществляет ЭПК?
  • 5. Каков порядок оформления дела?
  • 6. Составьте опись дела.
  • 7. Объясните необходимость заверительной надписи.
  • 8. Как оформляется обложка дела?
  • 9. Составьте акт об уничтожении документов за конкретный период.
  • 10. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения.

ПРИЛОЖЕНИЯ

УТВЕРЖДАЮ Директор профессионального училища №_ _инициалы, фамилия

подпись

дата

Примерная номенклатура дел профессиональных училищ и лицеев

Индекс

дела

Наименование структурного подразделения (направлений деятельности), заголовок дела

Кол-во

томов

Срок хранения дела (тома, части), № статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Дирекция -01

01-01

Приказы, методические рекомендации и письма министерства образования РФ, Комитета по начальному профобразованию

дмн

19"б", 21 "б"

Не менее 5 лет

01-02

Устав училища, лицея и свидетельство об аккредитации

Пост.

37"а"

01-03

Должностные инструкции сотрудников

3 года

56

После замены новыми

01-04

Приказы директора училища по основной деятельности

Пост.

19"а"

01-05

Приказы директора училища по личному составу (прием, перемещение, увольнение, аттестация)

75 лет

19"б"

01-06

Приказы директора училища о предоставлении отпусков, взысканий, командировок

3 года

19"в"

01-07

Основания к приказам

3 года

492

01-08

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Пост.

106"а"

01-09

Журнал регистрации приказов по личному составу

75 лет

508

1

2

3

4

5

01-10

Переписка с Комитетом по начальному профессиональному образованию по вопросам деятельности училища

3 года

495

01-11

Карточки регистрации входящей корреспонденции

3 года

106"б"

01-12

Карточки регистрации исходящей корреспонденции

3 года

106"б"

01-13

Аттестационные заключения училищ

5 лет

После аттестации училища

01-14

Списки преподавателей и мастеров училища

75 лет

511

01-15

Годовые отчеты о численности и составе кадров училища

5 лет

294

01-16

Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним

Пост.

16

Поступают на хранение в госархив в фонде Комитета

01-17

Личные дела работников училища (заявления, анкеты, автобиографии, копии приказов и др.)

5 лет

498"а"

После выдачи личных документов

01-18

Журнал регистрации выдачи трудовых книжек

50 лет

526

01-19

Письменные обращения, заявления работников училищ, учащихся и их родителей, других граждан

5 лет

31

Содержащие предложения об улучшении работы системы

01-20

Акты проверки состояния делопроизводства и переписка по вопросам организации делопроизводства. Акты о проверке условий хранения документов в училище и переписка с ЦЭК Комитета

5 лет

118, 119

01-21

Приемо-сдаточные акты, составляемые при смене руководителей училища

Пост.

61

1

2

3

4

5

01-22

Положение об экспертной комиссии училищ, протоколы заседаний экспертной комиссии, акты о сдаче документов в госархив

Хранятся в организации

115

После ликвидации передаются в ОБА

01-23

Сводная утвержденная номенклатура дел

Пост.

95"а"

01-24

01-25

01-26

Учебно-производственная работа - 02

02-01

Книга приказов по личному составу учащихся (о зачислении, выпуске и отчислении учащихся)

75 лет

эпк

19"б"

02-02

Положения и инструкции по методической работе, планы работы

дмн

21 "б"

План - не менее 5 лет, 166"а"

02-03

Протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общетехническим, специальным дисциплинам и производственному обучению

Пост.

571

02-04

Протоколы заседаний выпускных квалификационных экзаменационных комиссий

75 лет

592

02-05

Планы работы училища на год

5 лет

166"а"

02-06

Отчеты по учебно-воспитательной работе за год и по формам 10 НК (проф- тех), 11 НК (профтех)

5 лет

02-07

Учебные планы, программы по производственному обучению, общетехническим и специальным дисциплинам

5 лет

166"а"

1

2

3

4

5

02-08

Расписания учебных занятий училищ, документы по их изменению и дополнению. Расписания дополнительных занятий с отстающими

1 год

602

02-09

Планы, графики и анализ контроля за учебно- воспитательным процессом

5 лет

572"а"

02-10

Планы повышения квалификации работников училища, стажировки мастеров производственного обучения, отчеты об их выполнении

5 лет

572"а"

02-11

Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин, переписка по этому вопросу

10 лет ЭПК

579

02-12

Планы работы и протоколы заседаний совета мастеров, отчеты мастеров производственного обучения по учебно-воспитательной работе

5 лет

574,577

02-13

Журналы анализа работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин

5 лет

577

02-14

Документы педагогических чтений (доклады выступающих)

Пост.

571

02-15

Планы работы заведующих учебными кабинетами и отчеты об их выполнении

5 лет

572"а"

02-16

Годовые планы, статистические отчеты о подготовке квалифицированных рабочих по установленным формам

10 лет

548

1

2

3

4

5

02-17

Планы работы кружков технического творчества учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, отчеты об их выполнении

3 года

573

02-18

Контрольные работы (годовые) учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, их анализ и графики проведения

3 года

588"а"

02-19

Документы конкурсов профессионального мастерства учащихся

10 лет ЭК

66"а"

Возможен отбор, передача в ГАНО в фонде Комитета

02-20

Письменные экзаменационные (квалификационные, выпускные) работы учащихся, их анализ, выводы и предложения

1 год

587

02-21

Журналы регистрации выдачи дипломов, аттестатов

75 лет

528

02-22

Поименные книги учащихся

75 лет

19"б"

02-23

Личные дела учащихся (заявления, справки, характеристики)

75 лет

эпк

499"а"

Отчисление с курса - 5 лет

02-24

Документы по НОТ: рационализаторские предложения и акты об их внедрении

3 года

614

02-25

Ведомости учета успеваемости учащихся. Табели успеваемости учащихся

5 лет

597

02-26

Документы об отчислении учащихся из училища (докладные, объяснительные, переписка)

10 лет

613

02-27

Журнал учета теоретических занятий учащихся

5 лет

605

1

2

3

4

5

02-28

Планы мероприятий по профориентационной работе комплектования училища и сохранения контингента учащихся

5 лет

572"а"

02-29

02-30

02-31

Учебно-воспитательная работа - 03

03-01

Перспективые планы воспитательной работы училища на весь период обучения и год, отчеты об их выполнении

5 лет

572"а",

"б"

03-02

Планы воспитательной работы училища на месяц

3 года

272"бн

03-03

Планы работы кружков по общественным дисциплинам и кружков художественной самодеятельности, отчеты об их выполнении

3 года

573

03-04

Документы о работе родительского комитета (годовые планы, отчеты, протоколы)

5 лет

577

03-05

Планы работы и отчеты совета общежития

3 года

167

03-06

Документы о передовом педагогическом опыте воспитательной работы классных руководителей, мастеров производственного обучения, воспитателей и работников библиотеки (разработки классных часов, общеучилищных мероприятий и др.)

10 лет ЭПК

579

03-07

Документы об участии училища в смотрах и конкурсах (справки, докладные о выставках, итоги)

10 лет ЭК

66"а"

Возможен отбор, передача в ГАНО в фонде Комитета

1

2

3

4

5

03-08

Документы по профилактике правонарушений среди учащихся (планы, протоколы, списки учащихся, состоящих на учете в органах внутренних дел, наркодиспансерах)

3 года

03-09

Документы о правовом воспитании учащихся (доклады, лекции)

ДМН

03-10

Переписка с органами милиции, прокуратуры, комитетом по делам несовершеннолетних по правовым вопросам

5 лет

73

03-11

Документы об организации летних и зимних каникул (заявки, переписка, отчеты)

3 года

03-12

Документы по вопросам социальной защиты учащихся (списки учащихся из числа детей, оставшихся без попечения родителей, из многодетных семей, семей беженцев и вынужденных переселенцев, детей, пострадавших от аварии на Чернобыльской АЭС, и др.)

5 лет

эпк

03-13

Документы по вопросам медицинского обслуживания учащихся (справки, отчеты, акты углубленного медицинского осмотра)

3 года

03-14

03-15

03-16

Общеобразовательная подготовка - 04

04-01

Положения и инструкции по методической работе, планы работы, протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общеобразовательным дисциплинам

ДМН

Планы - 5 лет, 572 "а", отчеты - 5 лет, 575"а"

1

2

3

4

5

04-02

Учебные планы, программы по общеобразовательным дисциплинам

5 лет

572"а"

04-03

Контрольные работы (годовые) по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения

3 года

588"а"

04-04

Письменные экзаменационные работы по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения

1 год

587

04-05

Экзаменационные билеты, расписания экзаменов и консультаций

1 год

566

04-06

Сводные ведомости успеваемости и поведения учащихся, протоколы экзаменов, документы об освобождении учащихся от экзаменов

5 лет

597

04-07

Документы по проведению олимпиад по учебным дисциплинам (задания, инструкции по проведению, списки участников, протоколы заседаний комиссий)

5лет

эпк

04-08

Журналы анализа работы преподавателей общеобразовательных дисциплин

5 лет

577

04-09

Планы работы кружков по общеобразовательным дисциплинам, отчеты об их выполнении

3 года

573

04-10

Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общеобразовательных дисциплин и переписка по этому вопросу

10 лет ЭПК

579

04-11

Журналы учета теоретического обучения

5 лет

605

1

2

3

4

5

04-12

04-13

04-14

Производственное обучение - 05

05-01

Планы производственной деятельности училища на год и отчеты об их выполнении

3 года

573

05-02

Планы производственной деятельности училища на квартал и отчеты об их выполнении

3 года

573

05-03

Планы производственного обучения групп на месяц и отчеты об их выполнении

3 года

573

05-04

Учебные программы по производственной практике, списки практикантов по объектам, копии приказов базовых предприятий по практике, отчеты мастеров производственного обучения о практике

5 лет

609-610

05-05

Перечни учебно-производственных работ по профессиям

3 года

267

05-06

Перечни контрольных и проверочных работ по профессиям, графики и протоколы проведения проверочных работ, их анализ, выводы и предложения

10 лет

578

05-07

Книга учета инструктажа по безопасности труда

10 лет

436

05-08

Журналы анализа работы мастеров производственного обучения

5 лет

577

1

2

3

4

5

05-09

Документы о передовом педагогическом опыте работы мастеров производственного обучения и переписка по этому вопросу

10 лет ЭПК

579

05-10

Технические паспорта на оборудование, планы-графики его ремонта, акты на списание пришедшего в негодность оборудования

ДЗН

1670"б"

05-11

Заявки на оборудование, инструмент, материалы, учет и отчетность по их расходу

3 года

988"а"

05-12

Журналы учета производственного обучения

5 лет

605

05-13

05-14

05-15

Бухгалтерия - Об

06-01

Приказы и распоряжения Министерства образования РФ и Комитета. Инструктивные указания по финансовым вопросам органов профтехобразования, финансовых органов Госбанка и Стройбанка РФ (копии)

ДМН

  • 1 9"б",
  • 2 Гб"

06-02

Приказы директора училища. Копии

ДМН

06-03

Утвержденное штатное расписание профтехучилища, документы об его изменении

3 года

52"а"

Хранится по месту утверждения, в Комитете

06-04

Лицевые счета работников училища

75 лет ЭПК

31 Га"

1

2

3

4

5

06-05

Сметы расходов на содержание училища, планы доходов и расходов по производственной деятельности, сметы специальных ассигнований на содержание аппарата управления и изменения к ним

5 лет

229"а"

06-06

Отчеты училища по финансированию - годовые

Пост.

303"б"

Передается в Комитет

06-07

Отчеты училища по финансированию - квартальные

3 года

303"в"

06-0В

Главная книга

5 лет

316

При условии

завершения

ревизии

06-09

Вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета (бухгалтерские проводки)

5 лет

317

При условии завершения ревизии

06-10

Документы по тарификации преподавателей

25 лет

06-11

Книги и журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов

5 лет

319

06-12

Кассовые книги

5 лет

317

При условии

завершения

ревизии

06-13

Оборотные и накопительные ведомости по синтетическим и аналитическим балансовым счетам

5 лет

При условии завершения ревизии

06-14

Оправдательные расходные документы (кассовые, мемориальные, банковские, по начислению зарплаты)

5 лет

317

При условии завершения ревизии

06-15

Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из заработной платы

5 лет

22

1

2

3

4

5

06-16

Материалы по государственному социальному страхованию и документы об оплате за счет средств социального страхования фонду занятости, пенсионному фонду

5 лет

322

06-17

Авансовые отчеты

4 года

309

При условии завершения ревизии

06-18

Наряды, акты на выполненные работы, табели рабочего времени и другие документы по заработной плате

5 лет

310

При условии завершения ревизии

06-19

Инвентарные описи имущества, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий

3 года

323

06-20

Акты и переписи о проведении инвентаризации, учета и переоценки имущества и товарно-материальных ценностей

3 года

323

06-21

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности училища и документы к ним

5 лет

334

При условии завершения ревизии

06-22

Договоры с материально ответственными лицами

5 лет

337

После истечения срока договора

06-23

06-24

06-25

От « »

г. №

УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива От 19.01.1995 №2

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей экспертной комиссии организации

  • 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  • 1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основе экспертная комиссия (ЭК) организации.
  • 1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе организации, который утверждает принятые комиссией решения.
  • 1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской архивной службы, перечнями документов со сроками хранения и настоящим положением.
  • 1.4. Председателем экспертной комиссии является один из заместителей руководителя организации, секретарем - заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений организации, включая представителя делопроизводственной службы (канцелярия, секретариат, общий отдел и т.п.).

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

Основными задачами ЭК являются:

  • 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел.
  • 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
  • 2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.
  • 2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в структурных подразделениях организации.
  • 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ эк

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции.

  • 3.1. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно- методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации.
  • 3.2. Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение.
  • 3.3. Рассматривает и принимает решения об одобрении (утверждении):
    • - проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразделениям организации);
    • - описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие передаче в архив организации;
    • - описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения);
    • - актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
    • - предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего учреждения Государственной архивной службы).
  • 3.4. Совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом (ответственным лицом) осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.
  • 3.5. Организует инструктаж, оказывает консультативнометодическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.
  • 4. ПРАВА ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

  • 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
  • 4.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве.
  • 4.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Государственной архивной службы и других организаций.
  • 4.4. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
  • 4.5. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ[1]

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно- исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организаций.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ[2]

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

  • [1] Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТР 6.30-2003: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. - М.: Научная книга, 1998. - С. 71.
  • [2] В организациях, не имеющих гербовой печати, ставится простая круглаяпечать. См.: Оформление документов. Методические рекомендации на основеГОСТ Р 6.30-2003.-С. 72.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>