Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Современное делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ*

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. (см. прилож. 6.10-6.15). Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или быть лишь принята к сведению.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Например:

Новомосковское производственное

объединение «Азот» Детский сад № 2

СПРАВКА

10.08.2004 № 113 г. Новосибирск

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником- конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад - 6 тыс. рублей в месяц.

А.В. Иванов

Начальник отдела кадров Подпись

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Общий отдел Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА объединения «Стайл»

10.05.2004 № 36 Н.К. Иванову

г. Пермь

О замене персональных компьютеров

Довожу до Вашего сведения, что в отделе в настоящее время есть два компьютера, которые необходимо заменить новыми для введения новой программы по делопроизводству.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении двух новых компьютеров.

Зав. отделом Подпись Г.Н. Колбина

Пример оформления внешней докладной записки:

Министерство Г енеральному директору

образования РФ Завода точного

машиностроения

Энское областное И.И. Петрову

управление образования Энский отдел образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2004 № 15

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Энского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2004 года, мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. отделом Подпись Н.И. Пирогова

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события,

факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

Директору центра «Кадры»

Н.И. Иванову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

10.04.2004 №34

О срыве занятий в группе

секретарей-референтов

09.04.2004 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева

Наименование организации Генеральному директору

Производственный отдел объединения

А.А. Зуеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

12.01.2004 №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 2003 год не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин

Производственное объединение Начальнику шахты

по добыче железной руды К.Е. Матвееву

«Крымчермет» шахта «Юзовская»

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

24.01.2004 №87

О нарушении производственной дисциплины

11 января 2004 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки - рабочий Егоров С.К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.

Горный мастер Подпись П.Г. Потапов

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия[1], актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел[2] и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2004 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель_

должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1._

должность, фамилия, инициалы

2. 3.

Присутствовали: 1._

должность, фамилия, инициалы

2.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

  • 1- й экз. направлен в Минэкономики России
  • 2- й экз. направлен в МПС России
  • 3- й экз. - в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии: _ В.Н. Кириллов

подпись

_ И.Н. Потапов

подпись

_ Н.Н. Ламшина

подпись

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Приведем пример оформления акта:

УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета Подпись Н.И. Петров

Министерство культуры РФ Комитет по культуре администрации Энской области

дата

АКТ

18.05.2004 № 12 г. Энск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2004 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

  • 2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г. Г.
  • 3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.
  • 4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2004 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Энским областным архивом. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2-х экземплярах:

  • 1- й - в дело № 1-23
  • 2- й - в областной архив

Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров

Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева

Подпись Г.Г Михайлова

Подпись С.И. Мышкина

Подпись М.В. Прокудина

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Например:

КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ

КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ

ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы:

ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.

Тел. 24-02-83. Р/счет_

Директор Н.И. Петров

Исх. №_

Дата_

Пример шифрованной телеграммы:

КЕМЕРОВО АГАТ

ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВЛЕН САМОЛЕТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ

630070, г. Новосибирск-70, ул. Горького, 24.

Каскад. Тел. 24-02-50. Р/счет_

Директор К.П. Сомов

Исх. №_

Дата_

Телефонограмма - документ, создаваемый в связи с устной передачей текста по каналам телефонной связи и записываемый получателем.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

наименование вида документа;

адресат;

текст документа;

регистрационный номер документа;

дата документа;

подпись отправителя;

должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму;

должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

время передачи (прием) телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Следует проверять правильность записи телефонограмм ее повторным чтением в конце передачи.

Принимаемые телефонограммы записываются в журнал, специальные бланки или печатаются на листах А4 или А5 и передают

ся руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются при необходимости исполнителю.

Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;

текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной стороне листа;

не допускается волнистость и деформация листов бумаги.

Электронное сообщение - документ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанный на принтере, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ или с помощью дискеты.

Электронное сообщение состоит из адресата «электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений;

в верхней части документа должно быть указание «Передано по электронной почте»;

название файла пишется на латинском языке, не должно содержать пробелов в названии, количество синонимов в названии не должно превышать восьми с расширением rtf (для Word) и расширением zls (для Excel).

Для отправки документов за подписью главы администрации области или его заместителей электронной почтой файл этого документа должен быть представлен в канцелярию через систему «почтовых каталогов» или на дискете, кроме этого исполнитель представляет подписанный оригинал документа и список для рассылки.

ДОГОВОР

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений. Договор оформляется на листах бумаги формата А4.

Договор содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дату документа;

регистрационный номер документа; текст документа;

юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения;

подписи должностных лиц каждой из сторон; печати каждой из сторон; визы согласования документа.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта - 14.

Количество экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших договор.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность выдается руководителем.

Доверенность содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись;

визы согласования; печать.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта - 14.

Доверенность оформляется на общем бланке организации или на листах бумаги формата А4.

Текст обычно содержит:

наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные); содержание и объем полномочий; срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Подпись заверяется печатью администрации области или структурного подразделения.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются: фамилия, имя, отчество доверителя;

фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;

объем полномочий представителя;

дата;

подпись.

Данные доверенности оформляются на листах формата А4, подпись заверяется печатью отдела государственной службы и наград управления по взаимодействию с территориями и организационно-кадровой работы администрации области или кадровой службой структурного подразделения, в котором работает доверитель.

СВОДКА. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или несколькими показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие организации - руководителем.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласен» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

  • [1] См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации... - С. 66, 71-73.
  • [2] См.: Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>