Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Современное делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ЗАДАНИЯ

  • 1. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях.
  • 2. Расскажите о целях и задачах службы делопроизводства, функциях, правах и ответственности.
  • 3. Объясните, для чего нужна инструкция по делопроизводству в организации. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в организации.
  • 4. Какие основные требования предъявляются секретарю- референту в современных условиях?
  • 5. Составьте формуляр-образец должностной инструкции, раскройте основные разделы инструкции, расскажите об обязанностях руководителя службы делопроизводства.

Приложение 1.1

Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ Директор организации

Подпись И.И. Петров Дата

Приложения

Герб РФ

(если государственное учреждение) Наименование организации

Документационное обеспечение управления

ПОЛОЖЕНИЕ

  • 00.00.0000 №
  • 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  • 1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
  • 1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
  • 1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
  • 1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
  • 1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
  • 1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
  • 2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

  • • совершенствование форм и методов работы с документами;
  • • обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
  • • контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
  • • сокращение документооборота, количества форм документов;
  • • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
  • • участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
  • 3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

  • 3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
  • 3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.
  • 3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
  • 3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
  • 3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
  • 3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.
  • 3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
  • 3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
  • 3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
  • 3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
  • 3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
  • 3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
  • 3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
  • 4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ
  • 4.1. Служба ДОУ имеет право:
  • 4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.
  • 4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.
  • 4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
  • 4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
  • 4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
  • 4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
  • 4.1.7. Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
  • 4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  • 4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
  • 4.1.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
  • 4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
  • 4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
  • 4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
  • 4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
  • 4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
  • 5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
  • 5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения.
  • 5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
  • 5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.
  • 5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
  • 5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

Г.П. Иванов

Начальник управления Подпись

Приложение 1.2

Примерная инструкция по делопроизводству

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора (или постановлением главы администрации области, района и т.д.) От_№

Инструкция по делопроизводству в_

наименование организации

  • 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  • 1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена

наименование отдела

отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности технологии работы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003.

  • 1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
  • 1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники, машинопечатаемые и др., независимо от их носителей

Компьютерные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в

организации возлагается на_отдел.

наименование отдела

2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

  • 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
  • 3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

  • 3.3. Оформление реквизитов документов
  • 3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо, постановление, распоряжение, протокол и др.).
  • 3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).
  • 3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый, электронный адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.
  • 3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.
  • 3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2004. Допускается оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 2004 г.

3.3.6. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:

Начальник управления Подпись Г.В. Петров

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.7. Согласование документа

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава территориальной администрации _района

наименование района

Личная подпись А.С. Сидоров

Дата

При внешнем согласовании подпись заверяется печатью.

Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Сибирской академии государственной службы от 10.02.2004 № 305/10

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ученого совета Сибирской академии государственной службы

от 15.03.2004 № 12

3.3.8. Согласование проектов документов

Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например:

Начальник контрольно-правового управления Личная подпись В.А. Петров

20.01.2004

При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.П. Аксенов

12.02.2004

или

Замечания прилагаются

Начальник финансового управления Личная подпись Г.В. Иванов

20.02.2004

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

3.3.9. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Г лава администрации _района

наименование

Личная подпись И.И. Завьялов

01.12.2004

или

УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН Постановлением главы

администрации_района

наименование

от 20 01.2004 №45

3.3.10. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Администрация_области

наименование

Контрольно-правовое управление

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

Министерство образования РФ Управление делами Главному специалисту А.В. Григорьеву

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Главе администрации _области

наименование

И.И. Иванову

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно. Например:

Руководителям предприятий Новосибирской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например:

Редакция газеты «Советская Сибирь» ул. Немировича-Данченко, 102 г. Новосибирск, 630105

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.

Слово «Копия» в адресате не указывается.

3.3.11. Резолюция

В резолюции дается указание на исполнение документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.12. Оформление приложений к документу.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом:

Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложение: 1. Положение о комитете по начальному профессиональному образованию - на 6 л. в 1 экз.

2. Положение об отделе воспитательной работы и социальной защиты комитета - на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 2 к постановлению главы администрации от 12.02.2004 №205

3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

М.В. Кирсанова 17 33 55

Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного подразделения, руководителем юридической службы, другими структурными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.

Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются: исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспечения управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.2. Протокол - документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

3.4.3. Тиражирование документов

При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из необходимости своевременного доведения их до организаций и должностных лиц, которых данный документ касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

4. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ

  • 4.1. Регистрация документов
  • 4.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.
  • 4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
  • 4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.
  • 4.1.4. Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.

При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту. (Если регистрация ведется через персональный компьютер, то одна карточка выводится на бумажную основу.)

5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

5.1. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

5.2. Система учета контрольных документов

Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов: «Срочно», «На подпись», «На отправку» (или это ввести в программу компьютера).

  • 6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
  • 6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя - 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

  • • помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;
  • • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • • группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • • группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом

Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-2003.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, которые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.

Приложение 1.3

Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

_ _В.И. Петров

наименование организации подпись

Дата

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата, службы ДОУ)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Назначение должности

Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.

Структура взаимодействия

Подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.

Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.

Нормативные документы

В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства

РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.

Назначение и освобождение

Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.

  • 2. ОБЯЗАННОСТИ
  • 2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.
  • 2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.
  • 2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.
  • 2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специалистами структурных подразделений организации.
  • 2.5. Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документами.
  • 2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.
  • 2.7. Осуществляет контроль за своевременным информированием руководителей о сроках исполнения документов.
  • 2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.
  • 2.9. Организует подписку на периодические издания в организации и получение их руководителями организации.
  • 2.10. Организует архивную работу в организации:
    • • координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;
    • • ведет архивное дело по документам руководителя;
    • • координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.
  • 2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.
  • 2.12. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию.
  • 3. ПРАВА

Имеет право:

  • 3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отделов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники.
  • 3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.
  • 3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.
  • 3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы канцелярии.
  • 3.5. Вносить предложения по вопросам:
    • • изменения штатного расписания канцелярии;
    • • поощрения сотрудников канцелярии;
    • • подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.
  • 3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.
  • 3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.
  • 3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.
  • 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно ТК РФ.

5. ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КАЧЕСТВА И ЗНАНИЯ

Знания

  • 1. Основные положения Конституции РФ.
  • 2. Трудовой кодекс РФ.
  • 3. Устав области.
  • 4. Закон области «О государственной службе области».
  • 5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
  • 6. Инструкции по работе с документами в организации.
  • 7. Положение, устав организации.
  • 8. Правила внутреннего распорядка.
  • 9. Правила эксплуатации оргтехники.

Умение и качества

  • 1. Представительские качества.
  • 2. Ответственность.
  • 3. Настойчивость.
  • 4. Инициативность.
  • 5. Умение оперативно принимать решения.
  • 6. Наличие опыта руководящей работы.
  • 7. Организаторские способности.
  • 8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.
  • 9. Эмоциональная устойчивость.
  • 6. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Образование - высшее, желательно - высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муниципальное управление» (500 ч).

Зам. руководителя Подпись И. И. Петров

Дата

Приложение 1.4

Примерная должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

наименование организации Подпись И.И. Петров

Дата

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

  • 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  • 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
  • 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
  • 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
  • 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия;

приказами (указаниями) руководства предприятия;

нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства ;

настоящей должностной инструкцией.

  • 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
  • 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

организации работы с документами, составления документации;

организации управленческого труда;

применения средств вычислительной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

  • 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
  • 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных поразделениях и филиалах предприятия.
  • 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
  • 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
  • 2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
  • 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

  • 3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
  • 3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
  • 3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
  • 3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, представляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
  • 3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).
  • 3.6. Вести прием посетителей.
  • 3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

  • 3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.
  • 3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
  • 3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
  • 3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
  • 4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

  • 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  • 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO).
  • 4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
  • 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  • 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
  • 4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».
  • 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
  • 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

  • 5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
  • 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
  • 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования».
  • 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>