Модель разработки технологии автоматизированного формирования документов

Структура процесса формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза предопределяет необходимость выполнения операций по подготовке информации в строго определенной последовательности (рис. 4.7).

Модель разработки технологии автоматизированного формирования документов охватывает все этапы процесса необходимой подготовки информации и непосредственного создания модулей формирования слабоформализуемых документов на основе лексикологического синтеза. В соответствии с решаемыми на каждом этапе задачами в структуре модели можно условно выделить четыре стадии разработки: аналитическую, унификационную, информационную и процедурную [85, 91].

Лексикологический синтез документов, сопровождающих производственную деятельность организации, предполагает построение документа на основе выбора заранее унифицированных формулировок текста путем синтеза словосочетаний и предложений. Данный способ позволяет существенно сократить затраты на создание документов благодаря использованию хорошо структурированной информации. В основу лексикологического синтеза положен тот факт, что поддержка производственной деятельности организации, как и многие сферы человеческой деятельности, сопровождается унифицированным набором документов.

Любой документ, фиксирующий информацию по определенной управленческой ситуации, содержит, как традиционно принято считать, информацию двух категорий - постоянную и переменную. Из текста документов можно выделить характерную для конкретного семейства документов постоянную информацию.

Структура модели разработки технологии создания слабоформализуемых документов

Рис. 4.7. Структура модели разработки технологии создания слабоформализуемых документов

Постоянная информация дополняется переменной, причем в заранее унифицированных текстах документов переменная информация может принадлежать предопределенному множеству вариантов. Именно таким вариантам соответствуют опорные слова (рис. 4.8).

Формирование комплекса опорных слов

Рис. 4.8. Формирование комплекса опорных слов

Если это множество вариантов предварительно, путем экспертной оценки, собрать воедино, переменная информация может быть отнесена к разряду переменной унифицированной, которая должна быть сохранена в базе данных (знаний), предназначенной для поддержки процесса лексикологического синтеза, вместе с реквизитами, унифицированными формами и лексикологическими схемами (деревьями) документов. Современные инструментальные средства позволяют осуществить хранение этих, заранее зафиксированных, вариантов формулировок (рис. 4.9).

В последующем, при создании документа, в документ автоматически внедряется постоянная информация, и автоматизированно (с участием человека) - переменная информация, выбранная из сохраненного множества. Сущность лексикологического синтеза документов как раз и состоит в использовании предварительно подготовленного множества вариантов элементов текста, которые дают возможность создавать документы, фиксирующие однотипные управленческие ситуации при различном содержании документов.

Условная схема размещения технологических компонентов

Рис. 4.9. Условная схема размещения технологических компонентов

Схема взаимодействия компонентов при создании документов

Рис. 4.10. Схема взаимодействия компонентов при создании документов

Формирование документа происходит путем последовательного выбора требуемых формулировок с дополнением (при необходимости) выбранных блоков незначительным объемом переменной неунифицированной информации (рис. 4.10).

Критерий эффективности должен характеризовать формирование текста любого документа из множества используемых в обеспечении процесса управления в соответствующих областях деятельности. Создаваемый документ должен обладать необходимой полнотой содержащейся в нем информации и формироваться в приемлемые сроки. При этом необходимо учитывать вариативность формирования текстов в зависимости от конкретной управленческой ситуации. Следовательно, основным критерием, используемым при решении исследуемого комплекса задач, является полнота содержащейся в нем информации при допустимом времени формирования документа с учетом вида создаваемого документа. Принимая во внимание, что каждый документ содержит совокупность смысловых и содержательных компонентов, математическое представление основного критерия может иметь следующий вид:

где Р - критерий формирования содержания документа; р,„ - полнота представления m-го компонента документа; Щ - вариантность /-го вида документа для j-й управленческой ситуации; Гформ - время формирования документа; Гдоп - допустимое время формирования документа.

Несмотря на то что основной критерий характеризует качество формируемых документов, целесообразно рассмотреть и измеряемый критерий, который может иметь принципиальное значение при оценке эффективности исследуемого способа формирования документов. В качестве подобного критерия целесообразно выбрать время формирования документа

минимизация которого позволит снизить расходы на его создание и, следовательно, себестоимость документа [92]:

где ?док - себестоимость документа; Епоп - стоимость получения необходимой информации; Есозя - стоимость создания документа; ТГразм - стоимость размножения документа; ?расх - стоимость расходных материалов; N3K} - количество экземпляров документа.

При прочих равных условиях, которые справедливы для многих документов, доминирующим и определяющим фактором себестоимости выступает именно стоимость создания документа, пропорциональная трудоемкости, необходимой работнику для его формирования. Следовательно, сокращение времени формирования документа обеспечит снижение его себестоимости.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >