Полная версия

Главная arrow Психология arrow Искусство решать сложные задачи. Системный подход

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

КАК ДОКАЗАТЬ ПРАВИЛЬНОСТЬ ПОЛУЧЕННЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ И СООБЩИТЬ О НИХ ДРУГИМ?

Не уклоняйся от обсуждения полученных результатов: в спорах рождается истина и приходит ясность того, что ты совершил.

(Шестое золотое правило исследователя)

Все новое (а решенная вами задача, по крайней мере для вас, является новым результатом) нуждается в апробации для общественного признания или практического внедрения. Апробация может быть в форме обсуждения или защиты полученных результатов. Рассказывая другим о своей работе, вы начинаете её видеть как бы со стороны, что позволяет заметить то, что раньше было спрятано от вас, то есть получаете информацию для дальнейшего учёта её в работе. Этот положительный эффект усиливается при обсуждении вашего доклада, когда слушатели уже сами говорят о своём восприятии вашей работы. Кроме того, они могут вам непосредственно подсказать нечто, что вам будет в помощь. Однако обсуждение может привести и к негативным последствиям. Они возникают, когда вы не смогли доказать истинность своих суждений и достоверность полученных результатов. Это может случиться по трём причинам. Первая: вы действительно пошли не тем путём или не смогли его достоверно обосновать. Здесь вам надо сказать “спасибо” за науку и думать, что делать дальше. Вторая: вас просто “завалили” завистники или конкуренты, и теперь вам придётся принимать некоторые 150

“политические” решения (менять аудиторию слушателей, договариваться с конкурентами, искать союзников и прочее). И наконец, третья: вы плохо подготовились к обсуждению и не смогли грамотно доложить и отстоять результаты своих исследований. И вот этого как раз и нельзя допустить, здесь к вам на помощь должна прийти данная глава книги.

О будущей защите результатов работы надо думать как при получении задачи, так и в процессе её выполнения, иначе успех может быть только случайным. На случай можно полагаться при игре в лотерею, а в работе успех надо планировать, и его залогом может стать правильный методический подход к организации и проведению исследований, представлению полученных результатов и, наконец, к их защите. Как уже отмечалось ранее, на первый, беглый взгляд определить правильность методики можно путём оценки её красоты, а красота состоит в логичности предлагаемых методикой действий. Если вы не увидели логики, то это значит, что методика вам не понравилась, а следовательно, есть основание усомниться в ее правильности (альтернатива: ещё раз попытаться в ней разобраться). По этому критерию и предлагается читателю оценить описанную ниже методику подготовки к защите исследований, и если она ему подойдет, то вы можете использовать её далее в своей практической работе.

Итак, будем исходить из того, что о защите надо беспокоиться на всех этапах проведения исследований, а точнее, даже до их начала. Например, в научных кругах есть такое понятие — “диссертабельная тема”, то есть тема задачи, по результатам решения которой исполнитель может претендовать на присвоение ему учёной степени. До начала работы оценить возможный успех её защиты может только опытный исследователь (в этом, кстати, одна из важных функций научного руководителя соискателя учёной степени: определить “диссертабельность” работы при выборе её темы). Далее первопроходцу предлагается двигаться к цели, придерживаясь описанных в данной книге этапов проведения исследований и обращая внимание на выделенные в каждой главе заметки на память.

При подготовке к защите результатов исследований нужно последовательно выполнить следующие действия:

  • 1) скомпоновать результаты проведённых исследований по смысловым блокам;
  • 2) составить пояснительную записку исходя из смысловых блоков;
  • 3) подготовить доклад и иллюстративный материал на основании пояснительной записки;
  • 4) подготовиться к ответам на вопросы по докладу и представленному иллюстративному материалу.

Теперь поговорим более подробно о каждом действии.

Первое — компоновка результатов.

Каждый этап исследований приносит результаты. Они могут быть промежуточными или окончательными, но для обоснования выводов по работе их все надо приводить в порядке их получения. Распределим их по следующим смысловым блокам.

Первый блок. Показывается актуальность работы, цель исследований, а также требования к качеству их проведения (например, научная или практическая значимость) и формулируется задача в качественном виде с отражением общего и частного планов. В итоге этот блок доказывает нужность работы. Здесь необходимо обратить внимание на то, что достижение декларируемой в этом блоке цели надо будет доказать результатами, помещенными в последний смысловой блок. Если они этого не подтвердят, то ваша работа будет считаться невыполненной.

Второй блок посвящён обзору литературы и существующих методов решения сформулированной задачи, здесь также поясняется отличие вашей формулировки от известных, показываются возможные пути решения и качественно обосновывается выбранный вами. Материал этого блока подчёркивает фундаментальность вашего подхода к решению задачи, демонстрирует эрудицию и знание предмета исследования. Надо заметить, что окончательное подтверждение эффективности выбранного пути можно будет сделать только по результатам последнего блока, где у вас появится возможность опереться на сравнение конкретных величин или событий.

Третий блок содержит описание выбранных вами показателей качества или эффективности исследуемого объекта. Обосновывается их полнота относительно сформулированной задачи, общность к возможным вариантам решения и прозрачность физического смысла. Важность правильного выбора показателей состоит еще и в том, что именно они в конце работы будут иллюстрировать степень достижения цели исследования.

Четвёртый блок является первым методическим блоком. В нём описывается разработанная (или используемая) вами модель объекта исследования и доказывается её адекватность. Эта модель генерирует исходные данные для их дальнейшей обработки. Если информация не моделируемая, то надо показать, как осуществлялся её сбор, и доказать её достаточность и достоверность. От адекватности моделирования или достоверности собранной информации зависит правильность окончательных выводов вашей работы.

Пятый блок — второй методический блок. В нём приводятся результаты качественного анализа информации, представленной в четвёртом блоке, и на основании этого анализа выбирается и обосновывается метод ее дальнейшей обработки. К методу обработки относятся правило отбора лучших вариантов решения (критерий) и способ (алгоритм) решения. Критерий должен быть согласован с показателем качества или эффективности объекта исследования, а способ решения — с характером и типом задачи. Важно отметить, что те допущения и упрощения, которые не могут быть обоснованы в этом блоке, должны быть подтверждены в последнем.

Шестой блок, последний. Здесь представляются окончательные результаты исследований и проводится их анализ. По возможности, результаты должны быть проиллюстрированы таблицами, графиками, рисунками. Результаты должны “прикрывать” долги предыдущих блоков, а также отвечать на поставленную задачу. По ним делаются выводы, которые обязаны точно соответствовать цели исследования, не больше и не меньше. Если меньше, то оппоненты могут предъявить обвинение в недостижении поставленной цели. Если же выводы делаются значительно шире, чем необходимо, то может возникнуть подозрение, что решалась не та задача, которая была сформулирована. Соответствие формулировки задачи её результатам и выводам по ним достигается, как говорилось ранее, с помощью принципа итеративности, то есть когда от полученных результатов возвращаются к постановке задачи и после её коррекции, повторяется (уточняется) процесс решения.

Второе действие — подготовка пояснительной записки.

В общем случае она должна включать: титульный лист; содержание (оглавление); введение; разделы и подразделы (главы и параграфы); заключение; список используемой литературы; приложения.

Введение. Его можно начинать с описания проблемы в целом (по нашей терминологии — с суперзадачи) с указанием места решаемой задачи в этой проблеме, её актуальности, значимости и предназначения. Здесь используется часть материала первого смыслового блока. Закончить введение можно кратким показом распределения материала по всей пояснительной записке, что поможет читателю сразу найти наиболее интересные для него места.

Разделы (главы). Их должно быть по меньшей мере три. Первый раздел, вводный, включает в себя первый и второй смысловые блоки либо первый, второй и третий. Второй раздел, основной, отражает третий и четвертый смысловые блоки, либо третий, четвёртый и пятый. И наконец, третий раздел, заключительный, содержит пятый и шестой смысловые блоки либо только шестой. Варианты размещения зависят от конкретного объёма смысловых блоков и их связности между собой. Количество разделов может быть увеличено за счёт выделения отдельных больших и достаточно самостоятельных проработанных вопросов, если их нельзя представить в виде подразделов (параграфов). Материал в разделах должен оформляться согласно существующим правилам, отход от них показывает низкую оформительскую культуру, что особенно недопустимо для чиновников и студентов.

Заключение. В нём приводятся суммарные выводы о работе, описывается значимость и ценность полученных результатов, возможности их практического внедрения. Здесь можно использовать материал шестого смыслового блока.

Список использованной литературы. Приводится в порядке ссылок по тексту либо по алфавиту фамилий (названий источников) авторов.

Приложения. Их может быть несколько, и они могут оформляться отдельными книгами или быть сброшюрованы вместе с пояснительной запиской. В приложении обычно приводят таблицы результатов, рисунки, графики (если их много), распечатки (листинги) программ для ЭВМ, методики использования полученных результатов.

Третье действие — подготовка доклада и иллюстративного материала. При подготовке доклада и иллюстративного материала действует правило: первичным является доклад, а слайды, плакаты и другие демонстрируемые материалы помогают докладчику полнее и нагляднее выразить свои мысли.

Иллюстративный материал разрабатывается для последовательной поддержки всех пунктов доклада, на иллюстрации (плакаты, слайды и прочее) желательно вынести:

положения, плохо воспринимаемые на слух (сложные формулировки, перечисления, формулы, таблицы);

рисунки, поясняющие физическую сущность некоторых абстрактных объектов;

чертежи устройств и блок-схемы алгоритмов решения задач;

графики, гистограммы и прочие изображения, отражающие полученные результаты и достигаемый с их помощью эффект.

При выступлении не следует пересказывать иллюстрации, на них надо только ссылаться, отмечая наиболее интересные и важные места. Плохо смотрится и слушается доклад, если докладчик “прыгает” по иллюстрациям, их надо “проходить” последовательно, не возвращаясь и не забегая вперёд. Время доклада должно соответствовать важности темы и объёму проведённых исследований и занимать от 10 до 40 минут (слишком меньшее время принизит значение вашей работы, слишком большее —- чрезмерно утомит слушателей).

Примерное построение доклада.

  • 1. Тема работы.
  • 2. Цель исследования.
  • 3. Формулировка задачи исходя из цели исследования.
  • 4. Возможные пути решения задачи, обоснование выбранного пути.
  • 5. Объяснение методов и способов решения задачи.
  • 6. Представление полученных результатов и их анализ.
  • 7. Выводы по работе и предложения по практическому использованию полученных результатов.

Четвёртое действие — подготовка ответам на вопросы.

Настраиваясь на полемику, вы должны исходить из того, что вы разобрались в проблеме лучше присутствующих, и задаваемые вопросы определяются интересом слушателей к теме, а не желанием загнать докладчика в угол. Но загнать себя в угол можно и самому, и чтобы такого не случилось, предлагается придерживаться следующих основных правил при ответах на вопросы.

  • 1. Всё, что изображено на иллюстрациях, должно быть вам ясно и понятно. Очень неприглядно выглядит докладчик, когда он не может ответить, что же показано и почему так, а не иначе.
  • 2. Все употребляемые в докладе термины и слова должны быть вам известны, не увлекайтесь наукообразием слов, полностью вам непонятных.
  • 3. Отвечайте на вопрос конкретно, не старайтесь рассказать больше, чем вас спрашивают, это может завести вас в дебри, из которых трудно будет выбраться.
  • 4. Провоцируйте аудиторию на выигрышные для вас вопросы. Это можно сделать с помощью слишком общего ответа, что вызовет дополнительную конкретизацию в известной вам области, или “подбросом” некоего интересного факта — домашней заготовки.
  • 5. На слишком простой вопрос отвечайте, как на сложный, не показывайте его пустяковость: здесь может быть заложен непонятный пока вам смысл, и своим пренебрежением его можно упустить и одновременно раззадорить оппонента.
  • 6. На слишком сложный вопрос не отвечайте: “Не знаю”. Если вы действительно не знаете, то есть другие варианты ответа: “Это не входило в задачу исследования... “, “К сожалению, за недостатком... это не удалось выяснить”, “Это очень интересно и нужно, этим придётся заняться в дальнейшем” и тому подобное.
  • 7. Полемизируйте с оппонентом только в случае важности предъявляемых претензий. Когда они касаются пустяка, то лучше с ними согласиться, в этом заключается компромисс: отдавая незначительное, выигрываешь в главном.

Если всё будет так — вы победили! Однако о вашей победе нужно еще сообщить и другим — начальникам, подчинённым, сторонним организациям, да мало ли ещё кому. Всё это происходит в рамках деловой переписки, которая имеет свои правила и особенности. Неправильное оформление документов деловой переписки может не только уменьшить значимость ваших достижений, но и привести к совсем противоположным результатам.

Представим себе такую ситуацию. У вас появилась интересная мысль в рамках ваших служебных обязанностей, и вам хотелось бы донести её до руководства. Как это сделать проще всего? Записаться на приём — начальник человек занятой, когда ещё найдет время для вас. Перехватить его где-нибудь накоротке — несерьёзно. Написать ему некий документ и отослать по служебным каналам? Вот это будет самый правильный путь. Но как его оформить? Как письмо или как служебную записку? А может быть, докладную или объяснительную? Или ещё как- нибудь? Ну да ладно, вы посчитали, что главное донести свою мысль, а в форме какого документа — это уже не столь важно.

И вы начинаете писать, то есть формулировать свою интересную и важную мысль на бумаге. И тут оказывается, что это тоже не так просто сделать. Мысль не хочет ложиться на бумагу, слова трудно подбираются и не хотят согласовываться между собой, описание растекается по бумаге на много страниц. Но не боги горшки обжигают, и вы всё же закончили свой документ и положили его на стол секретарю. Ждёте реакцию начальника.

И вот через некоторое время вас приглашают к нему в кабинет, где он встречает вас такой фразой: “Прочитал я, Пётр Петрович (или Петя, если вы ещё очень молоды), ваш документ и ничего не понял. О чём вы пишите, почему, да и зачем всё это? Расскажите мне, пожалуйста”, — и протягивает вам ваше письмо. Вы начинаете объяснять, что вы написали, постепенно с ужасом чувствуя, что чем больше вы говорите, тем дальше уходите от своей интересной и важной мысли. И это совсем не удивительно, вы же объясняете то, что написано в вашем неудавшем- ся письме, а не саму эту мысль. В конце концов, экзекуция заканчивается, вы понуро покидаете кабинет начальника, а он, глядя вам в след, думает: “А я о нём был лучшего мнения”.

В результате и мысль не донесена и ваш авторитет подмочен. А все почему? Думал об одном, написал о другом, а говорил о третьем.

В своей работе нам часто приходится вступать в деловую переписку как внутри своей организации, так и с представителями других организаций. Адресатами могут быть представители вышестоящих организаций и нижестоящих, а также не входящие в нашу производственную иерархическую структуру. Поводы для вступления в деловую переписку тоже могут быть разные, нужно доложить о чём-то или потребовать чего-то, просить или приказать, доказать или объяснить. И каждое письмо должно быть оформлено по-своему. Но есть общие принципы, которых необходимо придерживаться в служебной переписке. Их можно разделить на две группы: первая определяет содержание документа, а вторая — стиль его написания. О первой группе этих принципов нам уже сказал начальник в вышеприведённой сценке: в документе нужно чётко выделить ответы на вопросы, о чём, почему и зачем (для чего, с какой целью) вы направили свой документ. И именно в такой последовательности. Давайте разберёмся, с чем связана эта необходимость.

Любой документ, поступивший в организацию, проходит этап “диспетчеризации” исходя из своего предназначения. Её может производить должностное лицо, имеющее право ведения переписки (как правило, начальник организации), или его секретарь. Представьте себе, что у этого “диспетчера” на столе лежит большая (а может быть, и огромная) стопка писем, требующих определённой резолюции. Он просто физически не может прочитать все эти письма от начала до конца, к тому же это совсем и не обязательно. Ведь основная задача на этом этапе отработки документа — направить его соответствующему исполнителю. Если он это сделает неправильно, то увеличится время ответа на ваш документ из-за его лишнего хождения по подразделениям организации. А в этом вы как раз и не заинтересованы, поэтому вам столь важно ответить в начальных строках вашего документа на вопрос “о чём?”.

Поняв, о чём этот документ, должностное лицо уже может ставить на нём резолюцию с именем исполнителя. Как правило, на этом заканчивается рассмотрение абсолютного большинства документов, дальше с ними будут работать специалисты. Однако, если “диспетчером” является начальник, то его может заинтересовать объект, представленный в документе, и он прочитает его дальше того текста, в котором говорится, о чём документ. А здесь как раз и должно быть написано о том, почему (на основании чего) был направлен данный документ, то есть будет отражена его актуальность. Теперь в резолюции к имени исполнителя может быть добавлено и требование по времени или важности отработки документа. Таким образом, ваш документ уже будет отрабатываться с некоторым приоритетом, в чём вы также заинтересованы.

И наконец, разобравшись в предмете документа и его важности, начальник может захотеть прочитать его дальше, и тут-то вы ему пишете зачем (для чего, с какой целью или с какой пользой) вы делаете своё предложение. Прочитав эту часть документа, он уже может добавить в резолюцию своё отношение к нему, что заставит исполнителя следовать этой резолюции и опять же уменьшит время отработки документа.

Таким образом, принципы первой группы определяют наполненность содержания документа. Но этого ещё недостаточно. Документ, касающийся деловой переписки, пишется в определенном стиле, который присущ только ему. Ведь помните, как Татьяна Ларина начинала письмо Евгению Онегину:

Я к вам пишучего же боле?

Что я могу ещё сказать?

В этих двух строках взрыв эмоций и, по сути, нет никакого содержания. А оно здесь, может быть, и не нужно, ведь пишется о чувствах. В деловой переписке их нет, нужна информация, изложенная в определённой последовательности с учётом устоявшихся правил или, как ещё иначе говорят, с высокой “штабной культурой”. Ведь если вы будете отвечать на вопросы, о чём, почему и зачем, очень обстоятельно, то нужного эффекта вы не достигнете. Поэтому первым принципом второй группы, определяющей стиль документа, является лаконичность. Документ, отправляемый в рамках деловой переписки, не должен превышать двух (ну если совсем никак — трёх) страниц. Изложив в нём ответы на вопросы, о чём, почему и зачем, далее совсем не обязательно расписывать, как всё это делается. Для ответа на вопрос “как?” у вас существует великолепная возможность сослаться на приложение к документу, которое может быть не одно, а их может быть несколько, объём их не ограничен. Эти приложения будут читать уже только специалисты, которым направляется ваш документ на отработку согласно резолюции начальника.

Итак, вторая группа начинается с принципа лаконичности описания. Второй принцип этой группы — ясность изложения. Здесь надо вспомнить крылатое выражение: кто ясно мыслит, тот ясно излагает. Как добиться ясности? Её критерием в деловой переписке является простота описания объекта вашего документа. Она достигается за счёт максимально возможной формализации используемых в документе фраз. Они выработаны в так называемом деловом или “бюрократическом” стиле, который использует определённые слова, словосочетания и обороты. Их не так уж и много, но их надо знать и использовать. Например, “Прошу.. ”, “Сообщаю...”, “Докладываю...”, “Наосновании Положения о...”, “В соответствии с действующим регламентом...”, “Отвечая на Ваш запрос от...” и прочее. Нужно также помнить, что писать одно предложение на половину страницы и более позволялось только Л.Н. Толстому, нам же с вами не достигнуть вершин его таланта, поэтому предложения надо строить, избегая множества причастных и деепричастных оборотов. Они украшают предложение, придают ему эмоциональность, а это противоречит третьему принципу этой группы общих принципов написания документов — без эмоциональности. В деловой переписке нет места вашим настроениям, а свои обиды опять же надо выражать, используя бюрократический стиль. Например, если вам не ответили на ваш предыдущий запрос, то не надо писать так: “Вы не ответили на наш запрос, нарушая тем самым правила, утвержденные тем-то и тем-то, поэтому мы вынуждены вторично обратиться к Вам...”. Надо написать: “Повторно обращаюсь к Вам...”, — и бюрократ-получатель вашего письма поймет, что вы обиделись.

Поскольку мы затронули вопрос об обидах, то можно уже перейти к четвёртому принципу этой группы —- это уважительность. Данный принцип должен быть выполнен не только относительно вашего начальника (что естественно), и не должен закончиться на обращении “Уважаемый...” ко всем другим. При обращении к адресату надо соблюдать форму исходя из иерархии его положения. Например, при обращении к нижестоящему на иерархической лестнице адресату (или вне её), вы можете написать: “Прошу обратить Ваше внимание на...”. Для вышестоящего адресата это обращение будет уже иметь другой вид: “Разрешите обратить Ваше внимание на...”. В зависимости от иерархии положения адресата используются также разные слова: “докладываю” или “сообщаю”, “информирую” или “напоминаю”, “представляю” или “направляю” и тому подобное. Кроме этого, принцип уважительности требует от вас постараться максимально облегчить работу тем специалистам, которые будут отрабатывать ваш документ. Как правило, вы в своём письме делаете ссылки на некоторые другие документы: письма, распоряжения, регламенты, законы. Поэтому нужно давать информацию, где можно их найти. Например: “В ответ на Ваше письмо

о... (исх...от...) сообщаю Вам...” или 11 На основании распоряженил №... от... (инв...)...”. Если вы сомневаетесь, что у адресата есть нужная ссылка, и у вас есть возможность отправить её копию в приложении к документу, то это нужно сделать.

Таким образом, сухой остаток наших рассуждений будет иметь следующий вид: в документе деловой переписки должны быть неэмоционально и уважительно, строго лаконично (не более двух страниц текста) и просто (с использованием формализованных словосочетаний) последовательно изложены данные об объекте, представляемом адресату, причина представления этого объекта и обоснование неких действий с данным объектом исходя из изложенной причины.

Теперь опять вернёмся к сценке, с которой начали этот раздел, а именно к трудностям исполнителя при выборе формы документа деловой переписки. Их множество включает в себя деловое письмо, докладную записку, служебную записку, объяснительную записку, сопроводительное письмо.

Рассмотрим особенности этих форм деловой переписки.

Инициатором делового письма является его автор-исполнитель, то есть автора никто не принуждал к его написанию, это он решил сам в силу неких причин. В вышеприведённой сценке наш Пётр Петрович (или Петя) должен был как раз выбрать форму делового письма, поскольку у него возникла интересная мысль, она ему показалась важной для участка работы, за который он отвечает, и он решил донести эту мысль до своего начальника. Деловое письмо адресовано конкретному адресату, поэтому в начале его обязательно нужно обращение.

(место для штампа организации и регистрации документа)

Начальнику......

ян. я

Уважаемый Н.Н.!

Наша организация проводит работы на объекте... (Вы начинаете сразу “брать быка за рога”, то есть описывать объект вашего письма. На этом этапе самая распространённая ошибка — вести описание от начала сотворения мира. Этого делать не надо, оно не информативно и занимает значительное место в документе. Помните о принципе лаконичности!) Особенностями данного объекта являются... (Здесь можно и даже нужно акцентировать внимание на некоторых факторах, которые проявятся потом во второй или в третьей части вашего письма.)

При проведении работ регулярно происходят остановки, вызванные... (вы начали излагать вторую часть письма, то есть описывать причину вашего обращения). Остановки работ приводят к срыву графика, утверждённого Вами в распоряжении от... (вы усиливаете важность причины, по которой вы обращаетесь, стараетесь подчеркнуть её актуальность. Это очень важная часть вашего письма, на неё нельзя жалеть пространства вашего документа). В результате может произойти... (это уже фигура высшего пилотажа: вы стараетесь испугать начальника последствиями, если не принять каких-либо мер).

На наш взгляд, необходимо провести мероприятия, направленные на... (А вот и меры, которые вы предлагаете! И они могут быть связаны с теми особенностями объекта, о которых вы упомянули в первой части письма. Таким образом вы перешли к третьей части письма, отвечая на вопрос “зачем?”. При ответе на этот вопрос вы можете задуматься: как написать — на “наш” или на “мой” взгляд? И далее уже вести повествование от своего имени или от “нашего”. Здесь работает правило: если вы в письме выступаете как представитель некоего коллектива или организации, то надо писать “на наш взгляд”).

Последовательность проведения данных мероприятий, требуемые силы и средства для их выполнения изложены в приложении к данному письму. (Самую объёмную часть ваших предложений вы поместили в приложении к вашему письму. А оно и верно: там изложена информация уже не начальнику, а исполнителю по вашему письму, на которого оно будет расписано.)

Просим Вашего согласия... Или: На Ваше решение... (Это одно из формализованных (бюрократических) мест вашего письма. Просить согласия начальника на ваше предложение надо в случае, если оно имеет безальтернативный характер. Если возможны какие-то разные варианты, то надо дать возможность начальнику самому выбрать нужный вариант, то есть представить их на его решение. При этом следует помнить, что количество вариантов не должно быть более трёх. Если их больше, то это свидетельствует о недостаточности проработки предлагаемого вами предложения.)

Ваша должность, ФИО, подпись и дата. (Письмо обязательно должно быть зарегистрировано в службе документооборота и иметь исходящий номер для последующей ссылки на него.)

Письмо готово. Обращаю ваше внимание на три особенности. Первая: в письме отсутствует лишняя, то есть неиспользуемая, информация. Вторая: каждый блок имеет свою целевую направленность. Третья: все три части письма органически вытекают одна из другой и взаимосвязаны между собой как по смыслу, так и по используемой информации. Они подводят начальника к нужному для вас решению, и если вам удалось письмо, то он может не направлять его на отработку своему специалисту, а примет решение сам, написав на письме нужную вам резолюцию. Тогда вы почувствуете вкус победы!

Докладная записка. Инициатором данного документа является ваш начальник, который оставил на каком-нибудь документе свою резолюцию с просьбой доложить ему суть дела. Здесь априори подразумевается, что адресат знает объект и причины вашего обращения и ему надо только напомнить о них.

(место для штампа организации и регистрации документа)

Начальнику...

Н.Н.Н

О выполнении работ по устранению замечаний на объекте №...

(в левом углу более мелким шрифтом вы кратко (в несколько слов) описываете объект вашего обращения, то есть отвечаете на вопрос “о чем?”)

Докладная записка (здесь можно опустить обращение к адресату)

В соответствии с Вашим распоряжением (резолюция на письме заказчика работ вх... от...) докладываю Вам о выполнении работ.. .(здесь сразу формализованными бюрократическими штампами описывается объект и причины вашего обращения со ссылкой на документ — это требование уважительности!)

Нами был изменён порядок привлечения работников на выполнение работ, что позволило... (Здесь основное содержание документа приходится на третью часть документа — ответ на вопрос “зачем?”.) В результате изменились времена выполнения операций, таблицы которых представлены в приложениях 1-4 к докладной записке. (Учитывая принцип лаконичности документа, вы основной объём информации выводите в приложения. Однако если вы на этом остановитесь, для того чтобы понять, соответствует ли результат поставленной перед вами начальником цели, надо будет просмотреть все таблицы, что, естественно, начальник делать не будет. Поэтому вам надо закончить докладную записку выводом.)

Полученные данные свидетельствуют о том, что все работы будут выполнены в сроки, определённые договором N°... (инв...). (Здесь вы должны понимать, что ваш начальник потребовал от вас докладную записку именно для того, чтобы получить этот вывод. Этим вы взяли на себя ответственность за производимые действия, она будет зарегистрирована в этом документе, на который будут ссылаться в дальнейшем при подготовке решения о вашем поощрении или наказании.)

Должность, ФИО, подпись, дата (в этом документе важна не дата подписания вами докладной записки, а дата её регистрации, поскольку на неё будут ссылаться, сравнивая её с датой полученного вами распоряжения).

Служебная записка. Её подготовка, как правило, входит в круг ваших служебных обязанностей, которые могут быть определены должностными инструкциями, эксплуатационной документацией, различными регламентами взаимодействия смежных организаций, и, наконец, требованиями руководства. В любом случае вы не являетесь инициатором этой записки, вы лишь выполняете некие регламентирующие требования. Служебная записка оформляется по типу докладной записки и обычно не требует особых изощрений.

(место для штампа организации и регистрации документа)

Начальнику ....

с.с.с

Об итогах эксплуатации К-систем за прошедший квартал

(в левом углу более мелким шрифтом вы кратко (в несколько слов) описываете объект вашего обращения, то есть отвечаете на вопрос “о чем?”)

Служебная записка (здесь можно опустить обращение к адресату)

На основании требований регламента взаимодействия между подразделениями... утверждённого ДД.ММ.ГГ начальником. .. (инв...) сообщаю Вам итоги эксплуатации К-систем... (в этой фразе отражены сразу первая и вторая части первой группы общих принципов, которых необходимо придерживаться в служебной переписке, а именно — ответы на вопросы “о чем?” и “почему?”).

Показатели доступности и непрерывности системы, время простоев и количество инцидентов представлены в приложении к служебной записке. Анализ данной информации показывает... (отражается третья часть документа с короткими выводами).

Должность, ФИО, подпись, дата

Объяснительная записка. Вот здесь вы уже, по-видимому, в чём-то где-то провинились. Обычно в этих случаях требуют от вас объяснений. Объяснительная записка пишется в произвольной форме в адрес лица, потребовавшего её написания. При её подготовке надо иметь ввиду, что она может быть приобщена к некоему делу, на основании которого будет приниматься то или иное решение. Поэтому излишняя эмоциональность здесь не нужна. Постарайтесь изложить её в стиле, присущем деловому документу.

Сопроводительное письмо. В соответствии со своим названием оно сопровождает некий объект (документ в твердой копии или электронном виде, прибор, оборудование и прочее). В нём, как и в остальных документах деловой переписки, отражаются все три общих принципа первой группы: объект, причина и назначение.

(место для штампа организации

и регистрации документа)

Начальнику ...

Н.Н.Н

Уважаемый Н.Н.!

По Вашей просьбе (исх... от...) высылаю Вам эксплуатационную документацию на систему... для использования в работе.

Приложение. (Здесь перечисляются документы с указанием количества экземпляров и страниц в каждом.)

Должность, ФИО, подпись, дата.

В заключение сделаем заметки на память.

Заметка первая. О будущей защите результатов работы надо думать уже при получении задачи, а также в процессе её выполнения, иначе успех может быть только случайным.

Заметка вторая. Выводы по проделанной работе должны точно соответствовать цели исследования — не больше и не меньше. Если меньше, то оппоненты могут предъявить обвинения в недостижении поставленной цели. Если же выводы делаются значительно шире, чем необходимо, то может возникнуть подозрение, что решалась не та задача, которая была сформулирована.

Заметка третья. Настраиваясь на полемику по результатам вашей работы, нужно исходить из того, что вы разобрались в проблеме лучше присутствующих. Это придаст вам уверенность в ответах на вопросы и замечания. Ведь объяснять всегда легче, чем оправдываться!

Заметка четвёртая. Любой документ деловой переписки представляет лицо организации, от которой он был направлен, и исполнитель документа берёт на себя ответственность за красоту этого лица.

Заметка шестая. После отправки документа деловой переписки в нём уже ничего нельзя изменить, и хотя вы при его написании использовали всю современную технику, в силе остаётся принцип: что написано пером — не вырубишь топором.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>