Полная версия

Главная arrow Менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ФУНКЦИИ АДМИНИСТРАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Несмотря на то что сущность и содержание администрирования уже достаточно широко, разнообразно и детально рассматривались в предыдущих разделах настоящего учебника, выделенное ранее в данной главе особое значение места и роли администрации в организации обусловливает необходимость подробного изучения закрепляемых за нею функций. Это совершенно естественно, поскольку именно конкретный состав и непосредственное содержание реально осуществляемых функций наиболее полно и всесторонне определяют выполняющее их подразделение. Применительно к администрации необходимость функционального анализа ее деятельности изначально обусловлена самим пониманием администрирования как выделения, идентификации и закрепления состава и содержания исполняемых функций.

В этой связи в предыдущем параграфе было проведено целенаправленное выделение и рассмотрение состава и содержания определяющих отношений администрации с другими подразделениями организации. Изложенные в нем представления и выводы позволили:

  • • во-первых, конструктивно выделить и предметно обозначить целевой характер данного взаимодействия, обеспечивающего практически все подразделения организации комплексом необходимых для функционирования административных ресурсов;
  • • во-вторых, организационно выявить целесообразность объединения выполнения административных функций в рамках полномочий одного специализированного подразделения, позволяющего обеспечить качество и сократить сроки;
  • • в-третьих, экономически обосновать сокращение расходов и опосредованную выгоду освобождения ресурса высококвалифицированного персонала для разработки и решения задач, соответствующих его уровню компетенции.

Именно эти положения прежде всего и будут использованы в данном параграфе для приведения, идентификации и классификации функций администрации по обеспечению процесса целенаправленного формирования и функционирования реально действующей организации. Вместе с ними в определении всего состава и содержания конкретных функций администрации необходимо использовать специально выбираемые и синтезируемые критерии, позволяющие выделить, оценить и отобрать действия, которые целесообразно сосредоточить в данном подразделении.

Ведущими в системе данных критериев выделяются такие признаки, как: официальность регистрации, ограниченность доступа, последовательность проведения, закрепление полномочий, установление ответственности, оперативность документооборота, педантичность делопроизводства, перманентность контроля, рутинность оформления, ответственность сохранения и т. п. Естественно, что вместе с ними в определении, классификации и описании конкретного проявления всего состава и разнообразия функций администрации в организации будут использоваться и другие критерии, позволяющие наиболее точно и полно детерминировать деятельность данного подразделения. При этом должен учитываться и действующий статус конкретной администрации в организационной структуре управления, определяющий ее в качестве полновластного органа или отдельного звена организации.

Вместе с тем, обоснование состава и содержания закрепляемых за администрацией функций самым непосредственным образом отражается на фактически исполняемых ею обязанностях и предоставленных для их осуществления полномочиях. Такое сложное сочетание и переплетение понятий рано или поздно приводит к их смешиванию, выхолащиванию и девальвации как соответствующих им практических ресурсов, так и любой концепции в целом. Но администрирование и призвано прежде всего обеспечить четкое выделение, однозначную идентификацию и адекватное, результативное применение всего разнообразия ресурсов организации, в которых функции занимают ключевое положение. Это обусловливает необходимость фундаментального и однозначного определения функций, тесно взаимодействующих с ними других ресурсов администрирования.

Чаще всего понятие «функция» так или иначе соотносится, а на каком-то этапе сопоставляется и, возможно, смешивается с такими широко применяемыми понятиями, как «обязанность», «задача», «операция» и «действие». Внешне представляющаяся очевидной самостоятельность каждого из них на практике нередко допускает то или иное замещение, смешивание содержания или просто приведение в качестве синонимов. Если в обычном языковом употреблении это еще и может быть допустимо, то строгие административные стандарты однозначности официальных формулировок в действующих документах его полностью исключают. Вот почему, рассматривая функции администрации, мы специально выделяем и обосновываем принцип их соотношения с органически близкими и часто замещающими понятиями.

Классическое определение функции как обособившегося в процессе разделения труда вида деятельности работника или подразделения допускает исключительно широкую палитру их детерминирования. Достаточно привести классификацию функций на пакеты: общих, основных, стратегических, конкретных, частных, производных ит. д., каждый из которых может классифицироваться и далее, а некоторые не один раз. Это обусловливает необходимость изначального ограничения рассмотрения в данном контексте исключительно частных функций администрации.

Прежде всего они пересекаются с понятием «обязанности», хотя часто применяемое словосочетание «функциональные обязанности» убедительно и четко разграничивает их применение. Все дело в том, что одна и та же функция может закладываться в основу выделения и исполнения широкого круга обязанностей, различаемых по объекту, предмету, форме, содержанию и т. д. Это хорошо видно на примере функции регистрации, определяющей выделение различных обязанностей, соответствующих, как минимум, числу ее объектов. На этом примере можно проследить и специфику процедуры, также ориентированной помимо цели на объект, но в отличие от обязанностей представляющей обусловленную последовательность, объединяющую, как правило, несколько функций (см. Приложение 3).

Универсальность действий, адекватность их классификации по отношению к конкретным функциям, частое взаимное замещение этих понятий даже на уровне таких терминов, как «функционирование» и «деятельность», предполагают еще большую путаницу. Ключом к ее разрешению является элементарность действий, обусловливающая, как правило, необходимость их сочетания и повторения для получения результата, в отличие от достаточности функции в принципе. Но в этом они пересекаются с задачами, которым вообще наиболее часто подменяется понятие функции. Здесь важно понимать, что задача непременно определяет условия своего решения исполнением ряда функций.

Проведенные разъяснения позволяют не только непосредственно перейти к определению функций администрации, но и использовать при этом рассмотренные выше и тесно связанные с ними понятия. В данном случае выделение ключевых функций мы соотнесем с уже проведенным ранее в табл. 2.2.3.1 определением задач администрации, характеризуя их соответствующими свойствами. В самом общем виде такая классификация ключевых функций администрации может быть представлена следующим образом (табл. 4.3.1.1).

Таблица 4.3.1.1

КЛАССИФИКАЦИЯ ФУНКЦИЙ АДМИНИСТРАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Задача

Ключевые функции

Ключевые свойства

01

официальная

регистрация

составление и согласование

уполномоченность

02

содержательная

детализация

разделение и формализация

технологичность

03

организационное

оформление

сведение и формулирование

стандартность

04

функциональная

регламентация

разделение и ограничение

определенность

05

иерархическая

структуризация

распределение и построение

соподчиненность

06

статусное

позиционирование

описание и расстановка

коммуникационность

07

должностная

субординация

определение и соотношение

выдержанность

08

методическое

инструктирование

информация и разъяснение

методичность

09

операционная

процедуризация

разделение и объединение

преемственность

10

комплексное

обеспечение

расчет и снабжение

укомплектованность

11

физическая охрана

ограничение и проверка

безопасность

12

режимные ограничения

расписание и выполнение

упорядоченность

Окончание табл. 4.3.1.1

Задача

Ключевые функции

Ключевые свойства

13

офисная организация

коммутация и обеспечение

конструктивность

14

курьерское

обслуживание

отправка и доставка

оперативность

15

канцелярское

сопровождение

визирование и заверение

обеспеченность

16

документационное

оформление

согласование и составление

педантичность

17

служебная

корреспонденция

получение и отправление

соответственность

18

ведомственная

коммутация

оповещение и связь

подотчетность

19

внешняя коммуникация

координация и кооперация

инвариантность

20

договорное ведение

переговоры и корректировка

легитимность

21

сопровождение

выполнения

мониторинг и коррекция

параллельность

22

контроль исполнения

сравнение и сопоставление

перманентность

23

перманентная

диспетчеризация

наблюдение и изменение

адекватность

24

оперативное

регулирование

проведение и адаптация

своевременность

25

инспектирование

деятельности

проверка и оценка

достаточность

26

санкционирование

действий

разрешение и запрещение

действенность

27

организация

документооборота

перечисление и обращение

оперативность

28

ведение

делопроизводства

подборка и оформление

педантичность

29

статистическая

отчетность

составление и представление

достоверность

30

архивное хранение

накопление и размещение

ответственность

Проведенная на основе ранее выделенных задач и представленная в таблице классификация функций администраци и в организации отражает только самую общую функциональную специализацию администрирования. В реальных условиях она раскрывается, детализируется и адаптируется в соответствии с конкретизацией не только выделенных задач, условий их решения, реальных возможностей организации, но и других, самых разнообразных факторов. К ним прежде всего следует отнести профессионально-квалификационный уровень административного и в целом управленческого персонала, принятую конфигурацию позиционирования администрации, степень внедрения и использования при выполнении ее функций современных информационных технологий и пр. Главное, что определяет и предлагает данная классификация, заключается в содержательной ориентации администрации организации на овладение и применение специализированных видов административной деятельности.

Определение состава ключевых функций администрации и соответствующих характеристик их освоения и реализации позволяет на основе оценки конкретно занимаемого ею положения установить ее статус. Понятно, что в условиях каждой самостоятельной организации он может формироваться и формулироваться самым разным образом, но в любом случае в решении данной задачи необходимо отнести администрацию к звену или органу конкретной структуры. Ранее в табл. 2.1.3.1, приведенной во втором разделе настоящего учебника, уже было дано определение их принципиального различия, но в решении данного вопроса, как уже отмечалось в настоящем параграфе, необходимо конкретизировать его практическое применение на примере администрации организации.

Звеном любой организационной структуры принято называть ее простейшую составляющую, в частном случае не только подразделение, но и отдельную должность, выделение которой определяется этапом последовательности достижения цели. На это непосредственно указывает примененное для ее наименования понятие «звено», определяемое как часть целого, получающая, преобразующая и передающая содержательный импульс. С этих позиций действительно подавляющее большинство функций администрации обеспечивают как раз указанные в определении понятия «звена» процедуры. В организации, где администрация изначально ориентирована или фактически выполняет такие, достаточно ограниченные функции, как регистрация, оформление, информация и т. п., она абсолютно справедливо называется звеном.

Вместе с тем, если за администрацией, как было показано ранее, закрепляются полномочия официального представления организации, действий от ее имени, защиты ее интересов, то реальный статус такого подразделения выходит далеко за рамки звена. В этом формате полномочий администрацию организации следует на полном основании квалифицировать в статусе ее полноправного органа, обладающего возможностями и способностями самостоятельного осуществления законченных функций. Теперь уже сама такая администрация в статусе органа может включать в себя несколько звеньев, например: секретариат, канцелярию, экспедицию ит. п., которые обеспечивают результативное выполнение ею всего комплекса предоставленных полномочий (см. Приложение 5).

Приведенное на примере администрации обоснование классификации подразделений организации на звенья и органы важно не только в качестве условия решения вопроса о ее статусе или критерия структурного администрирования. Оно наглядно выделяет и показывает особое значение целенаправленного исследования и детального определения функционального состава деятельности любого подразделения организации для его идентификации, классификации, позиционирования и т. п.

Более того, существенное изменение состава фактически выполняемых подразделением функций не только может, но и непременно должно привести именно администрацию к выработке заключения и внесению предложений об изменении статуса, подчинения, наименования или других, официально закрепляемых за ним позиций. С этой целью последнее время в составе администрации или других подразделений стали создаваться специальные группы или лаборатории, целенаправленно занимающиеся организационными изменениями и развитием организации. Выше уже приводились примеры использования в администрировании ресурсов этого нового научного направления и учебной дисциплины профессионального образования, что позволяет здесь только отметить их влияние на состав исследуемых функций.

Проведенное в данном параграфе определение состава и значения функций администрации в обеспечении реализации ее полномочий в организации и в целом материал всего четвертого раздела учебника позволяют достаточно четко представить обеспечение администрирования организации. Но, как и любая другая подготовительная работа, она не в состоянии предусмотреть заранее все возможные изменения и отклонения, на которые организация, а значит, и ее администрация обязаны оперативно реагировать. Эта специфическая задача выделяется, рассматривается и решается административным сопровождением менеджмента, рассмотрению которого целенаправленно посвящен последний раздел настоящего учебника.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>