Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Административный менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ПОЗИЦИОНИРОВАНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

МЕСТО И РОЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Администрирование является не только совершенно необходимой основой формирования и функционирования каждой организации, но и непосредственно обусловливает ту или иную форму позиционирования в ней одного или нескольких самостоятельных специализированных подразделений. Вне зависимости от того, выделяется такое образование в официальной организационной структуре или представляет неофициальное объединение некоторых подразделений или их составляющих, именно его повсеместно принято называть администрацией. Другими словами, надо четко понимать, что администрация реально существует и действует в каждой организации, вне зависимости от особенностей наименования конкретных подразделений ее организационной структуры.

На практике такое слишком общее понимание и применение определения неизбежно приводит к достаточно разнообразному, если не противоречивому, трактованию состава и содержания администрации ряда организаций. Вместе с тем, собственно менеджмент различных организаций по-разному понимает, а главное — позиционирует место и роль администрации в организационной структуре, что также существенно усложняет ее достоверное восприятие. Все это совершенно очевидно обусловило необходимость более четкого и, по возможности, максимально определенного представления места и роли администрации в организации, чему и посвящено содержание исследований, разработок и выводов данного параграфа.

Главная особенность, о которой было сказано выше, заключается в том, что на практике под администрацией одинаково привычно понимается как одноименное подразделение организации, так и в той или иной степени понятный, но официально, как правило, не закрепленный состав руководителей. При этом официальное или нет выделение администрации в каждой организации является не только привычным, но и совершенно необходимым, как для внешних контрагентов, так и для значительной части членов организации. Проблема заключается, как правило, в том, что состав, позиционирование, а значит, и полномочия такой администрации определяются весьма разнообразно даже ее возможными участниками.

Первый и, как выяснится в последующем, определяющий шаг в разрешении данной проблемы заключается в подробном обосновании и конкретном закреплении места администрации в организационной структуре управления. Это не только сразу устанавливает минимально необходимый и максимально возможный состав официально не обозначенной администрации, но и с большой степенью достоверности определяет ее роль в построении и осуществлении процессов управления организацией. В организационной структуре управления с официально выделенной составляющей под названием «администрация», как и с закреплением одного или нескольких подразделений с какими-либо иными названиями, но по сути выполняющими те же функции, значение их конкретно установленного места еще более возрастает. Именно оно, а в ряде случаев только оно, действительно определяет состав и содержание реально, а не номинально предоставляемых полномочий администрирования, выявляя тем самым роль, фактически исполняемую администрацией в организации.

Ранее, при исследовании природы администрирования, уже выделялся приоритет его появления в виде непосредственного делегирования руководителем ряда рутинных функций специально подобранным для этого помощникам. Их закрепление, обучение, специализация на исполнении тех или иных видов конкретных операций обусловили формирование непосредственно при руководителе организации первых административных подразделений. Именно они, их все более возрастающая роль в обеспечении и сопровождении процесса руководства организацией и определили первичную конфигурацию позиционирования места администрации в иерархии управления. Если собственно положение руководителя определяет ее первый уровень, то первоначально сформировавшаяся администрация по праву заняла сразу следующий за ним, второй (см. рис. 4.3.1.1).

Тесное взаимодействие с руководителем обусловило приближение к нему ряда администраторов, из которых со временем выделились его заместители и другие доверенные лица. Сохраняя личные взаимоотношения с персоналом администрации, они постоянно повышали ее влияние на руководителя и процесс управления организацией в целом. Это привело в ряде организаций к феномену формирования сфер непосредственного и опосредованного характера как прямого, так и обратного воздействия. С расширением подобного влияния и последовавшим укреплением администрации, во многом обусловленным занимаемым ею уровнем, она практически отделила руководство от остального персонала организации, что постепенно ослабило его эффективность.

Это стало основной причиной разработки и реализации действий по последовательному понижению уровня позиционирования администрации в целом ряде крупных и некоторых средних организаций. Первым радикальным шагом в этом направлении явилось перемещение администрации со второго на четвертый уровень, между которыми позиционировался основной состав ведущих специалистов организации. В данной конфигурации на втором уровне остались заместители первого лица и руководители основных подразделений организации, в том числе и администрации. Сама же она, пропустив на третий уровень ведущих специалистов самых разных направлений и подразделений, сохранила свое превосходство только над исполнителями (см. рис. 4.3.1.1).

Такое положение администрации существенно изменило характер и содержание ее деятельности, сократило полномочия, расширило обязанности и, главное, сосредоточило в ее исполнении на порядок больше рутинных функций. Это существенным образом повысило эффективность деятельности и непосредственного влияния специалистов и в целом системы управления на результативность организации. Новое позиционирование администрации коренным образом изменило ее роль в обеспечении и сопровождении деятельности организации, которая выражалась теперь в замещении руководителей и специалистов при исполнении рутинных операций. Вместе с тем, изменение статуса и расширение обязанностей на новом уровне сопровождалось сокращением прав и ответственности администрации за результаты работы организации в целом.

Это послужило причиной проведения в некоторых организациях среднего и малого бизнеса коренного преобразования организационной структуры, завершившегося переводом администрации на самый нижний уровень иерархии. На этом месте она приняла на себя весь объем формализованных рутинных операций, освобождая от них руководителей, специалистов и исполнителей линейных и функциональных служб организации. Вместе с этим возросла и ответственность администрации за исполнение своих обязанностей.

Дело в том, что в этой конфигурации позиционирования администрация приняла на себя весь комплекс функций обеспечения и сопровождения деятельности персонала организации — от курьера до офис-менеджера. Такая концентрация позволила максимально комплексно и ответственно подойти к решению формализованных задач, выделяя соответствующие преимущества. В конечном счете это существенно повысило эффективность работы администрации в новой конфигурации позиционирования, но, как правило, только в организациях малого бизнеса. Вместе с тем, преимущества каждой из рассмотренных конфигураций убедительно показывают необходимость профессионального подхода к выбору и адаптации места и роли администрации в качестве конструктивной основы формирования и функционирования современной организации.

Такое определяющее значение места администрации в организационной структуре управления, с одной стороны, и реальная потребность менеджмента варьировать общую конфигурацию организации, с другой, обусловили реализацию трех основных конфигураций позиционирования администрирования в организации, которые в общем виде можно представить следующим образом (рис. 4.3.1.1).

Конфигурации позиционирования администрации

Рис. 4.3.1.1. Конфигурации позиционирования администрации

Вне зависимости от того, выделяется ли в конкретной организации специальное подразделение с наименованием «администрация», распределяются ли свойственные ей функции между всеми или только несколькими другими формированиями, три основные конфигурации их позиционирования в организационной структуре управления представлены на рисунке. Они принципиально различаются по уровням, приоритетно обеспечивающим деятельность руководства — уровень 2, руководства и состава специалистов — уровень 4 или всего персонала организации — уровень 6 соответственно. Каждый из них, как отмечалось выше, обусловливает определенную специфику формирования и функционирования администрации, отражающую недостатки и преимущества конкретной конфигурации ее позиционирования.

Помимо оценки этих критериев, при выборе, реализации и адаптации той или иной конфигурации позиционирования администрации в организационной структуре управления конкретной организации учредителями, разработчиками проекта и назначаемым менеджментом учитываются также и другие существенные факторы. В реальных условиях формирования и функционирования организации определение конкретного места и непосредственной роли администрации во многом зависит от таких позиций, как:

  • • приоритеты собственника в постановке контроля бизнеса;
  • • специфика профильной деятельности организации;
  • • конъюнктурная и конкурентная динамика рынка;
  • • тенденции основных экономических показателей работы;
  • • конкретный стиль руководства, реализуемый менеджментом.

Стратегические оценки этих ключевых позиций и тактические тенденции их корректировки самым существенным образом влияют на временную или устойчивую коррекцию конфигурации позиционирования администрации в организационной структуре управления.

В еще большей степени на конкретное изменение оказывают влияние особенности кадрового состава всей организации и непосредственно ее администрации, уровень развития в ней корпоративных отношений и конкурентной среды. Так, в организации со стабильно высоким уровнем профессиональной подготовки и должностной квалификации всего персонала вопрос об определении места и роли администрации вообще уходит на второй план. Это происходит за счет постоянно возрастающей роли механизации, автоматизации, программирования и соответствующего исполнения административного сопровождения деятельности персонала на основе перманентной модернизации применяемых разработок современных информационных технологий (см. Приложение 10).

В таких организациях даже корпоративные формы взаимодействия, и уж тем более внутриорганизационной конкуренции, все чаще осуществляются в виртуальной среде, на безбумажной основе, в режиме реального времени, сопровождаемые автоматической регистрацией и оформлением, с перманентным расчетом рейтинга каждого и стимулированием по его показателям. В такой организации постановка и исполнение административных функций настолько совершенно запрограммированы и безупречно автоматически исполняются, что данную модель в среде профессиональных менеджеров принято квалифицировать как «умный офис». Данный подход все шире внедряется и используется виртуальными бизнес-организациями, которых только в Европе в середине 2000-х годов насчитывается уже более семи тысяч.

Прямо противоположным образом обстоят дела в тех организациях, где в силу объективных обстоятельств или целенаправленно формируется низко квалифицированный и слабо подготовленный кадровый состав, если об этих показателях вообще приходится говорить. Несмотря на все достижения XXI века, в реальных рыночных условиях могут достаточно успешно функционировать и организации, изначально ориентированные на низкий уровень профессионализма как в основном виде деятельности, так, соответственно, и в сфере управления. Естественно, что их система администрирования приоритетно основывается на жесткой централизации, тотальном контроле и постоянном санкционировании. Но это вовсе не означает, что администрация здесь стоит во главе всего. Напротив, неизбежное нарушение законодательства, договорных отношений, ответственности переводит управление ими в латентную, нередко криминальную сферу, что в принципе неприемлемо для административного менеджмента.

Вне зависимости от уровня подготовки и квалификации персонала в любой легитимно функционирующей организации от виртуальной до патриархальной непосредственно администрация или различные способы исполнения характерных для нее функций необходимо обеспечивают ее каждодневную деятельность. Это, как уже отмечалось, обусловливается не только ее объективными внутренними потребностями, которые даже в виртуальной организации определяют необходимость введения должности «администратора базы данных», но и предъявляемыми к ней официальными требованиями (см. Приложения 6 и 7).

По действующему в Российской Федерации законодательству именно администрация, а порой и только она, официально представляет организацию во всем комплексе ее взаимоотношений как с внешними контрагентами, так и с собственными работниками и подразделениями. Особое значение в связи с этим приобретает постановка и решение вопроса о статусе администрации в организации и прежде всего отнесения ее как подразделения к звену или органу соответствующей структуры управления. В решении этого вопроса определяющее значение получает первоначально спроектированная и фактически реализованная система отношений администрации с другими подразделениями организации. Выяснению форм, состава и содержания этих отношений и посвящен следующий параграф.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>