Полная версия

Главная arrow Менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

РАЗРАБОТКА, СОГЛАСОВАНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Основополагающее и во многом стратегически определяющее значение состава и содержания положения о подразделении организации не только не обеспечивает, но изначально не претендует на администрирование деятельности внутри него. Здесь решающее значение приобретает принимаемая структура, действующее штатное расписание и, самое главное, состав и содержание конкретных должностных инструкций персонала подразделения. Именно они, являясь по положению обязательным нормативнораспределительным и организационно-методическим документом каждого работника, реально определяют не только состав и содержание его должностных обязанностей, но и фактически реализуемый им спектр взаимодействия внутри подразделения, в самой организации и, в тех случаях, когда это необходимо, вне ее.

Собственно актуальность разработки, установления и соблюдения оптимальных форм нормирования деятельности индивиду- мов в каждой из реально функционирующих организаций, как уже отмечалось, не снималась с повестки дня на всем протяжении существования цивилизации. Вместе с тем, настолько же устойчивым является прямое или тщательно вуалируемое сопротивление абсолютного большинства участников любой организации жесткому закреплению конкретного состава и содержания вменяемых ему обязанностей и закрепляемой персональной ответственности. Наиболее ярко оно проявляется в такой же упорной аргументации неэффективности, нецелесообразности, сложности, невозможности определения конкретного состава обязанностей и ответственности каждого участника в постоянно меняющихся и все менее предсказуемых условиях.

Преодоление таких хорошо известных тенденций, объясняемых естественным стремлением большинства сохранить для себя максимальную свободу действий при минимальной ответственности за их результаты, и является одной из принципиальных задач административного менеджмента. Ее конструктивное, стратегически оптимизирующее функционирование организации решение, как уже отмечалось выше, лежит в установлении принципа повсеместной увязки обязанностей, ответственности и прав каждого. В этом плане должностная инструкция является ключевым нормативно-методическим документом, призванным реально обеспечивать такую увязку не только применительно к каждому конкретному работнику, но и в еще большей степени между сотрудниками каждого подразделения и организации в целом (см. Приложение 3).

Не в состоянии возразить что-либо существенное против законности и конструктивности данного требования большинство скептически настроенных руководителей со временем перешли к молчаливому манкированию всего, связанного с должностными инструкциями, что с «пониманием» было воспринято и поддержано значительной частью персонала. Именно это и привело к сегодняшнему положению вещей, когда та или иная версия должностной инструкции в принципе существует, с ней даже когда-то знакомился каждый принимаемый в организацию сотрудник, но реального воздействия на фактическую организацию работы она, как правило, не оказывает. Так, может, должностные инструкции действительно «отжили свое», как в тайне считают некоторые руководители и их подчиненные, и будет правильнее в принципе отменить этот институт?

В таком формально составляемом и практически не используемом виде не только должностная инструкция, но и любой нормативно-методический документ не только бессмысленен, но и прямо или косвенно наносит существенный вред управляемости организации. Дело в том, что принятие недействующих документов и откровенное пренебрежение их положениями не только девальвирует, но и, что особенно опасно, дезавуирует содержание других определяющих воздействий. Так, например, среди пользователей данного учебника наверняка найдется очень немного практиков, ни разу не слышавших такой действенной аргументации отказа в выполнении служебного поручения, как «...этого нет в моей должностной инструкции». При этом руководитель даже не пытается проверить ее содержание, поскольку прекрасно понимает: «...кому же еще, как не исполнителю, так хорошо этого не знать, поскольку он сам ее и составлял».

Этот удивительный симбиоз очевидного пренебрежения к значению и действенности должностной инструкции с активным и заинтересованным участием в ее «составлении под себя» устойчиво привит большинству кадровых исполнителей. Но он не только завершает представление реальной роли и значения должностной инструкции в большинстве отечественных организаций, а одновременно, как это ни парадоксально, обозначает путь выхода из создавшейся ситуации. Его перспектива основывается на еще большей активизации участия каждого в разработке содержательной части должностной инструкции, но прежде всего тех сотрудников, результаты деятельности которых непосредственно используются им при выполнении собственных обязанностей. Особенно важно при этом понимать, что только такой пользователь в соответствии с рыночными принципами действительно способен конкретизировать формы, составы, сроки исполнения вмененных ему обязанностей и представления соответствующих результатов.

Единой конструктивной основой для проведения всего комплекса подобной регистрации и последующей оптимизации в организации является уже хорошо знакомая нам матрица функционального взаимодействия. Основополагающие принципы ее разработки и применения, подробно рассмотренные в предыдущих параграфах данной главы, позволяют конструктивно разрешить непременно возникающие между сотрудниками противоречия в вопросах распределения обязанностей, ответственности и обеспечивающих их исполнение прав. При этом особенно важно, чтобы все эти процедуры строились не в соответствии с волюнтаристскими предпочтениями руководства, а на рыночных принципах профессиональной оценки и конкурсного отбора. Подробному рассмотрению примеров разработки и реализации такого подхода непосредственно посвящается содержание нескольких параграфов последнего раздела настоящего учебника.

Вместе с конструктивным решением проблемы распределения обязанностей матрица функционального взаимодействия становится необходимой основой конкретизации и других составляющих должностной инструкции. Так, ею, по аналогии с соответствующими позициями положения о подразделении, предметно определяются статут и статус конкретной должности, во многом обусловливаемые подходом и содержанием одноименных им разделов. Это позволяет не только структурно объединить в универсальный комплекс все разнообразие нормативно-методического обеспечения организации, но и обусловить соответствующий подход к его модернизации. На основе принципа сквозной структуризации конструктивно решаются и другие проблемы оптимизации функционирования организации.

Все это обусловило особое отношение административного менеджмента к структуризации состава и содержания должностных инструкций (см. Приложения 1—3), реализовавшееся в достаточно устойчивом, хотя и допускающем разнообразие, составе и наименовании их разделов. Сформированную на этой основе наиболее распространенную структуру содержания должностной инструкции в самом общем виде можно представить следующим образом (табл. 4.2.3.1).

Таблица 4.2.3.1

СТРУКТУРИЗАЦИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Раздел

Содержание

1

Статут

Официально формализованное детальное описание основополагающих данных и характеристик, представляющих: задачи, виды, формы, составы, состояния, качества и другие показатели и оценки, определяющие конкретную должность подразделения или организации, условия ее введения, подчинения, взаимодействия, сокращения и ликвидации

2

Обязанности

Функционально, производственно, информационно и организационно классифицированное определение и перечисление состава, содержания и условий, освоения, выполнения, оценки основных и вспомогательных видов профессионального участия в деятельности подразделения и организации в целом, закрепленное за конкретной должностью или соответствующим ей уровнем

3

Права

Законодательно обоснованное, структурно адаптированное, информационно определенное и процессуально ориентированное приведение состава и содержания комплекса предоставляемых конкретному исполнителю должности прав, с целью результативного и эффективного выполнения перечисленных предыдущим разделом должностных обязанностей

4

Ответственность

Ранжированное, ориентированное на безусловное обеспечение выполнения закрепленных должностных обязанностей, перечисление конкретного состава и непосредственного содержания санкций персональной ответственности исполнителя должности за полное и своевременное соблюдение установленных профессиональных, организационных и иных требований

5

Статус

Непосредственно позиционируемые в официально принятой и реально действующей структуре подразделения и организации, место и роль должности, конструктивно определяющие состав и содержание ее штатного, чрезвычайного и вероятного взаимодействия, как внутри подразделения, так и в организации или официальной и деловой среде от ее имени

Максимальное соответствие, если не единообразие приведенных в таблице структуры разделов должностной инструкции и их содержания с аналогичными характеристиками рассмотренного в предыдущем параграфе положения о подразделении организации, является конструктивно определяющим. Именно оно, как уже отмечалось, призвано обеспечить действительное единство, комплексность и всеобщность нормативно-методического сопровождения функционирования организации вместе с другими факторами его разработки и применения. К ним относятся: использование в конкретизации содержания таких материалов позиций универсального реестра ресурсов администрирования, четкая стандартизация применяемых формулировок и, что особенно важно, единая методика применения таких материалов. Она позволяет не только практически комбинировать и кооперировать прикладное использование конкретных материалов, но и последовательно апробировать, адаптировать и модернизировать весь комплекс нормативно-методического обеспечения организации.

Вместе с тем, собственно практическая адаптация и применение должностной инструкции представляют собой программу достаточно самостоятельно разрабатываемых и реализуемых организационно-методических и контролируемо-регулируемых процедур. Так, непосредственно предусматриваемое требованием конкретизации характеристики исполнения должностных обязанностей разграничение режимов их исполнения на постоянный, регулярный, систематический, периодический, разовый, отдельный, свободный и непредвиденный обусловливает разработку и реализацию соответствующих процедур контроля. Это создает разнообразные и перспективные конструктивные предпосылки для постановки программирования и исполнения таких процедур на основу современных информационных технологий, обеспечивающую условия их проведения в режиме реального времени (см. При ложе- ние 10).

Например, последовательная интеграция таких программ в административное сопровождение путем перманентной оптимизации функционирования организации на основе уже рассматривавшейся выше технологии «умного офиса» позволяет вообще автоматизировать подавляющий объем процедур контроллинга. Но здесь важен даже не сам объем, а действительно беспристрастно проводящийся мониторинг, позволяющий зафиксировать все многообразие реально складывающихся тенденций своевременности, полноты и других характеристик исполнения должностных обязанностей. Это позволяет исследовать, моделировать и оптимизировать фактическую нагрузку исполнения программируемых должностными инструкциями действий работника, оптимизации их соотношения и корреспонденции, обеспечения сопровождения, мониторинга и регулирования (см. Приложение 3).

Другим важным результатом исследования и оценки процессов и систем применения должностных инструкций в организации является строгая регламентация режимов доступа и допуска сотрудников к ресурсам и участию в функционировании. Кажущаяся несущественность администрирования этих режимов является традиционной ошибкой отечественных подходов к организации управления, влекущей за собой эшелон явных и скрытых деструктивных последствий. И дело здесь не только в последовательном соблюдении коммерческой тайны. Целенаправленная и обоснованная регламентация состава и содержания должностного информирования работника оказывает существенно большее воздействие на результаты функционирования организации. Это становится абсолютно очевидным уже при первом приближении анализа ситуаций, к которым применим известный разговорный оборот: «...знал бы заранее...».

В отличие от информирования, неразборчивый допуск к непосредственному участию работника в тех или иных конкретных процессах может открывать для него в принципе недопустимые возможности влияния на их составляющие и, соответственно, конечные результаты. Чего уж тут говорить, когда классикой отечественного администрирования стало поручение проверки выполнения законодательного положения или подзаконного акта сотруднику, в чьи непосредственно предусмотренные должностной инструкцией обязанности входит обеспечение их соблюдения. Не удивительно, что даже сверхпринципиальный и ответственный работник, если только он не страдает болезненным мазохизмом, в принципе не способен, как говорится, «...увидеть бревно в своем собственном глазу...». Вот почему должностной инструкцией особо регламентируются допуски работника и формы участия.

Понятно, что все многообразие состава и содержания должностных инструкций невозможно, да и не следует приводить и рассматривать в учебнике административного менеджмента. Здесь, как и в случае с положением о подразделении, рассматриваются прежде всего те аспекты их разработки и применения, которые непосредственно относятся к деятельности руководителей всех уровней. Практическое наполнение, структуризация и оптимизация состава и содержания этих, как и в целом всего комплекса, нормативно-методических материалов, рассматривается, как уже отмечалось, другими специальными дисциплинами.

Вместе с тем, апробация, адаптация, принятие и применение всего этого комплекса во многом определяют непосредственное содержание деятельности администрации организации. В этой связи завершающая глава данного раздела специально посвящается рассмотрению форм и методов решения задач позиционирования администрации в организации с позиций определения ее места, роли, функций и отношений с остальными подразделениями организации.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>