Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Административный менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ФОРМЫ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

МАТРИЧНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Любое распределение, и тем более закрепление, функций за конкретными субъектами имеет смысл только тогда, когда оно предоставляет оптимальные возможности для последующего осуществления целенаправленной кооперации их действий. Гарантирующий, в конечном счете, успешное решение этой задачи метод «естественного отбора» на практике реализуется дорогими пробами и недопустимыми ошибками, а главное, потерей основного ресурса — времени, которое, как известно, в бизнесе так или иначе определяет прибыль — деньги. Полностью отказываться от данного метода, конечно, не следует, но в принципиальном решении такой большой и сложной задачи, как административное распределение полномочий, он может оказывать только вспомогательную роль, например при апробации и адаптации функционирования субъекта в условиях реальной организации.

Стратегическое представление целесообразности распределения функционального участия каждого субъекта в общем процессе достижения цели организации должно строиться на научно обоснованной и достоверно рассчитанной комплексной модели построения конструктивного взаимодействия. На протяжении всей истории цивилизации предлагались, апробировались, использовались и отвергались самые разнообразные концепции разделения труда, что свидетельствует о его исключительно важном, всеобщем значении для функционирования и развития общества. При этом каждый из исторических этапов постановки и решения подобной задачи выделял те или иные подходы, достаточно интересные для современной теории и практики администрирования организации.

Эволюционный подход к разделению труда формировался во многом инстинктивно с позиции силы, что в качестве одного из важных конструктивных результатов обусловило становление феномена лидерства. Одним из первых шагов лидера стало приближение к себе тех из своих приверженцев, которые больше других преуспели в том или ином виде деятельности в качестве доверенных советников и помощников. Именно им со временем он постепенно перепоручал все больше и больше собственных, пусть второстепенных, но все же функций управления деятельностью возглавляемой им организации. Закрепление и специализация большинства из них на исполнении конкретных видов поручаемых им обязанностей окончательно сформировали «институт помощников руководителя», заложивший основы современной административной кооперации.

Феномен лидерства обусловил возникновение и развитие перманентного процесса борьбы за власть, в котором сразу обозначились преимущества одной из ведущих ролей доверенных лиц руководства. Это постепенно сформировало устойчивую тенденцию продвижения в состав таких помощников тех, кто не только не собирался, но и вообще не был способен действительно помогать руководителю в решении проблем управления организацией. Клановость доступа, наследование привилегий, номенклатурный отбор в формировании кадрового состава и профессиональных способностей таких помощников окончательно похоронили перспективы совершенствования и применения эволюционного подхода к распределению, закреплению и исполнению не только административных, но и вообще сколь-нибудь заметных функций в руководстве и управлении организацией.

Это обусловило потребность в конструктивной альтернативе; потребность особенно обострилась с развитием свободных предпринимательских отношений и реальной конкуренции организаций, в том числе и на рынке труда. Появление рачительного собственника на месте «сторожа государственной кормушки» постепенно, но неуклонно изживает пороки «первобытного этапа» распределения полномочий, что соответственно изменяет привычные карьерные перспективы «своих людишек». В этих условиях такие факторы, как высокий уровень профессиональных знаний, опыт деловой квалификации, соответствие должностной компетентности, предъявляют принципиально новые требования к процедурам распределения, закрепления и исполнения состава и содержания конкретных функций между работниками организации.

Постановка и применение этих критериев в качестве основы реализации кадровой политики предполагают уже не общее или типовое, но как можно более четкое перечисление непосредственного состава и содержания вменяемых работнику должностных обязанностей. Его значение в деле организации и проведения целенаправленных отраслевых и корпоративных программ эффективного профессионального обучения и предметной подготовки высококвалифицированных специалистов вообще невозможно переоценить. И, конечно же, результативному решению этих задач вряд ли помогут типовые должностные инструкции или самые разнообразные отраслевые, академические и иные стандарты. Вопрос все равно рано или поздно упирается в комплексную модель оптимизации распределения функций между работниками и подразделениями действующей в реальных условиях организации.

Попытки решения этой задачи разработкой комплексных проектов организации, в том числе и функционального распределения внешними специализированными фирмами, не обеспечивают кардинального продвижения вперед. Дело в том, что, по оценкам самих же разработчиков моделей управления организацией, описание и формализация функций и процедур администрирования представляют собой более 40% всего объема управленческой информации. Вместе с тем, с одной стороны, ускоряющийся научно- технический и социальный прогресс делает значительную часть положений этих документов устаревшими задолго до воплощения в жизнь предусмотренных ими установок. С другой стороны, все более сложное, вероятностное и динамично развивающееся взаимодействие участников социально-экономических процессов определяет постоянное возрастание цены ошибки в этой сфере.

Все это обусловливает необходимость разработки адекватных способов и приемов, а главное — основополагающего комплекса собственного методического сопровождения администрирования организации, обеспечивающего перманентную оптимизацию взаимодействия ее участников. Принципиальным здесь является перенос центра тяжести практического решения этой задачи внутрь реально функционирующей организации, где применение рыночных механизмов открывает новые возможности саморегулирования. Такой, казалось бы, альтернативный административному подход на самом деле возможен только на базе оптимального и четкого распределения и закрепления функций между субъектами организации. Практика реального администрирования в организации показала, что наиболее конструктивной основой его разработки и применения становится построение, вне зависимости от того, как она называется в конкретной организации, матрицы функционального взаимодействия.

Матричный формат широко и разнообразно применяется во всех сферах представления информации и в силу этого не нуждается в каком-либо особом методическом сопровождении. В рассматриваемом подходе он применяется с целью конкретизации представления форм и параметров возможного взаимодействия субъектов организации по принципу «каждый с каждым». При этом конкретный статут и статус субъектов, чья непосредственная корреспонденция отражается в матричном формате, не имеет существенного значения. Определяющее значение здесь приобретает собственно указание на возможность такой корреспонденции между конкретными субъектами и, конечно же, ее форма, характер, содержание, устанавливаемые соответствующими параметрами.

Постановка и применение матричного формата в рассматриваемом подходе изначально ориентированы на выделение и конкретизацию функций как видов непосредственного взаимодействия различных субъектов организации. Это не только определило название матрицы, но в первую очередь позиционировало ее в качестве всеобщей универсальной формы конкретного отражения реально востребованных действий каждого из субъектов организации. При этом подчеркиваемая универсальность данного подхода предоставляет возможность соотносить в матричном формате не только возможность функционального взаимодействия подразделения с подразделениями или работника с работниками, но и подразделений с работниками, и наоборот.

Применение этих принципов позволяет сформировать исчерпывающий массив данных функционального взаимодействия субъектов организации, представляющий исключительно перспективный информационный ресурс для целенаправленного применения возможностей современных информационных технологий. Так, формирование подобного массива является совершенно необходимым и конструктивным условием для разработки и внедрения таких управленческих продуктов, как современные «безбумажные» технологии учета, анализа, документооборота, делопроизводства, архивного хранения и пр. Естественно, что в решении задачи распределения и закрепления всего состава и разнообразия выделяемых в организации функций между входящими в нее субъектами адаптация и применение данного подхода приобретают ключевое значение.

Первым и совершенно необходимым шагом в решении данной задачи является формализация идентификации каждой из всего разнообразия состава и содержания функций, реально осуществляющихся в современной организации. Такая задача ставилась еще сто лет назад, когда применением «метода самофотографии рабочего дня» в конкретной организации обеспечивалось достаточно полное перечисление всего состава и разнообразия функционального взаимодействия. Но формирование такого массива — только первый шаг в нужном направлении, для его эффективного развития необходимо четко формализовать идентификацию реализуемых разными субъектами функций. Здесь широко применяется составление реестров, аналогичных тому, которым открывается настоящий учебник, и других организационно-регистрирую- щих форм, позволяющих четко кодифицировать каждую отдельную позицию: цель, функцию, документ и т. д. Каждая конкретная матрица предполагает также возможность разработки и применения собственного, адаптированного обозначения тех или иных характеристик, позволяющих детализировать специфику описания функционального взаимодействия. Все эти бюрократические условия направлены на повышение эффективности ее разработки и применения в конкретной организации.

Основанное на соблюдении данных условий решение задачи построения матрицы функционального взаимодействия в конкретной организации не вызывает особых затруднений. Использует ли оно метод самофотографии, подробно рассматриваемый в материалах второй и третьей главы следующего раздела настоящего учебника или более традиционные приемы, в конечном счете, все это позволяет представить функциональное взаимодействие в организации следующим форматом (табл. 4.2.1.1).

В данном примере представленная в третьей строке второй колонки таблицы запись обозначает функцию: согласование субъектом 2 приказа о назначении на должность руководителя подразделения 12 кандидатуры, представленной субъектом 1. Естественно, что такие записи проводятся на основе принятой, единой по всей организации кодификации всех функций, работ, заданий, документов ит. п., представленной соответствующими реестрами, сводами, перечнями и т. д. Как указывалось выше, подобные записи могут дополняться сроками, условиями, исключениями и прочими уточнениями, позволяющими полностью определить параметры и содержание конкретного функционального взаимодействия.

Детальное построение матрицы функционального взаимодействия субъектов крупной организации объединяет десятки тысяч

ФОРМАТ МАТРИЦЫ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Субъект 1

Субъект 2

Субъект Н

Субъект 1

  • 11111111111
  • 1111111111111
  • 11111111111111
  • 111111111111111111

Код и параметры взаимодействия субъекта 2 с субъектом 1 с указанием форм и других документов, отражающих его результаты

Субъект 2

С16 - П45 — Н2 Д25 — РП12 — К

  • 2222222222222222
  • 22222222222222222
  • 222222222222222222
  • 2222222222222

Субъект Н

нннннннннннннннннн

позиций, что само по себе представляет достаточно объемную задачу. Вот почему ее применение во многом определяется конкретным уровнем совершенства применяемых в администрировании функционирования организации информационных технологий. Долгое время он определялся задачами учета, но с позиций современных концепций административного менеджмента его ресурсы становятся определяющим фактором эффективности управления.

Дело в том, что именно такой уровень детализации и совершенства информационного обеспечения менеджмента впервые позволяет не только учитывать фактически осуществленные действия, но и действительно четко и конструктивно распределять и закреплять весь состав реальных полномочий в организации. На этой принципиально новой информационной основе уверенно ставится и решается и такая традиционно сложная задача, как перманентное приведение состава и содержания основных нормативных документов организации в соответствие с реальным состоянием и актуальными требованиями.

В первую очередь к таким документам следует отнести положения о подразделениях и должностные инструкции работников организации, уже давно и безнадежно утратившие свое реальное значение и практическое применение в конкретных условиях. Постановке и решению этих задач на основе построения и применения матрицы функционального взаимодействия и будет посвящено содержание следующих параграфов данной главы.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>