Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Административный менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА

Логика, прозрачность, понятность разработки и осуществления процесса организации являются необходимыми условиями не только результативности и эффективности, но и самой возможности его проведения. Они постоянно востребуются как его участниками, так и пользователями, и хотя цели и интересы у этих сторон разные, именно администрирование обеспечивает общую организационно-методическую основу на базе административной процедуры. Она позволяет комплексно, достоверно и однозначно отражать, анализировать, оценивать и совершенствовать организацию процесса всем участникам и заинтересованным сторонам.

Такое как непосредственное, так и опосредованное участие в исследовании и воздействии на процесс организации основывается на адекватном понимании единого представления, восприятия и использования его построения. Но оно, в свою очередь, предполагает четкое освоение основных элементов и правил представления административной процедурой состава, содержания и конструкции построения и осуществления процесса.

Первичным элементом построения любой процедуры объективно является действие, представляющееся как исследованием, так и воздействием. Действие становится и основным конструктивным элементом организации любой деятельности субъекта, которая также может быть представлена административной процедурой. В последовательности объединения ее составляющих в административную процедуру наиболее точно отражается процесс конструирования.

Первоначально в ходе процесса воспитания и образования будущий работник осваивает выполнение простейших универсальных действий, таких, как шаг, поворот, остановка и другие, в движении или сложение, умножение, деление в математике и т. д. Их необходимое разнообразие, осваиваемое и используемое на практике, ограничивается одной — двумя сотнями, в зависимости от степени детерминирования, и определяет уровень развития инди- видума. Затем путем определенной компоновки, подобно тому, как из атомов строятся молекулы, из действий формируются целенаправленные операции, осваиваемые работником в процессе самостоятельного развития, профессиональной подготовки или работы по специальности. Последовательность их исполнения позволяет выстроить и осуществить процесс любой организации. Этим завершается предварительная подготовка работника к его содержательному участию в выполнении конкретной административной процедуры.

Операции и другие содержательные и структурные элементы административной процедуры последовательно объединяются в ходе кооперации. В результате таких объединений образуются: стадии — в виде совокупностей однородных операций; этапы — как отрезки процесса, определяемые получением промежуточного результата, фазы — выделяющие части цикла процедуры по наиболее характерным внешним признакам; собственно циклы — как периодически повторяющиеся последовательности реализации всех представленных выше составляющих. Каждая из таких составляющих, объединяясь на основе определенных критериев, обеспечивает формирование и использование тех или иных ресурсов организации и совершенствование построения и осуществления соответствующей административной процедуры, встраиваясь в общую процедуру организации.

Это позволяет окончательно сформировать, апробировать и адаптировать процедурный подход к пониманию и применению критериев определения составляющих административной процедуры в следующем виде (табл. 3.2.1.1).

Таблица 3.2.1.1

КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СОСТАВЛЯЮЩИХ АДМИНИСТРАТИВНОЙ ПРОЦЕДУРЫ

Составляющая

Критерии определения

Действие

Первичность, элементарность, однозначность, законченость...

Операция

Профессиональная ориентация, специализация, адаптация...

Стадия

Функциональная однородность, общность, последовательность...

Этап

Промежуточная выделяемость, результативность, управляемость...

Фаза

Наглядно определяющаяся, характеризующая образность...

Цикл

Периодически повторяющаяся последовательность состава...

Представленное в таблице определение критериев позволяет не только более четко их идентифицировать, но и во многом предопределяет цели и содержание возможного применения каждого из элементов административной процедуры. Так, например, выделение фаз используется для идентификации характерных состояний развития цикла процесса на основе внешних наблюдений. Это исключительно важно для синхронизации реакций организаторов, пользователей и наблюдателей процесса, отнесения действий и результатов анализа и оценки его состояния к конкретной внешне выделяющейся части. Понятно, что подобная идентификация фаз цикла процесса становится необходимой основой административной привязки и ориентации всех последующих акций.

Разделение цикла на этапы позволяет заложить основы формирования и применения механизма управления по оценке получения промежуточных результатов и коррекции на их основе хода осуществления процесса. Это позволяет, не доводя до конца заведомо неэффективный цикл процесса, вернуться к ранее неосуществленным или не полностью проведенным действиям и операциям административной процедуры. На подобной модели создаются и действуют современные административные системы и механизмы управления процессом управления.

В отличие от этапов протяженность и границы стадий, как правило, четко не определяются, даже если вообще могут быть каким бы то ни было образом выделены. Наполнение стадий однородными операциями определяет функциональное содержание деятельности соответствующих подразделений организации на их протяжении. Именно эта однородность позволяет объединить информационную базу, персональный состав, профессиональноквалификационную подготовку, специализированные методики, коммуникации взаимодействия и другие ресурсы в целенаправленно функционирующие структурные подразделения.

Все это позволяет не только четко детерминировать административную процедуру, но и целенаправленно, конструктивно, на общей административной основе выстроить и оптимизировать последовательность и содержание ее построения и осуществления. При этом все выделенные элементы и конфигурация их интеграции в процесс функционирования организации выстраивают сложносочиненную последовательность формирования и осуществления административной процедуры. Понятно, что она, использу я классические основы построения процесса, определенные еще общим менеджментом, детально и разнообразно детерминирует, адаптирует и кооперирует их в условиях разработки и применения универсальной модели построения административной процедуры.

Такая модель, комплексно объединяя основные составляющие процесса постановки и достижения цели, последовательно раскрывает и представляет построение административной процедуры следующим образом (рис. 3.2.1.1).

Наиболее показательно построение административной процедуры по предложенному на рисунке формату выглядит на примере реально функционирующего предприятия, обладающего всей совокупностью составляющих, проявлением свойств и особенностей динамической организации. Здесь простейшие действия, объединенные в профессиональные операции, обеспечивают целенаправленное формирование и последовательное осуществление производственными и управленческими подразделениями функциональных стадий процесса организации.

Эффективное проведение стадий позволяет получить конкретные промежуточные результаты, выделяющие этапы, последовательно формирующиеся в фазы исследования и воздействия цик-

Формат построения административной процедуры ла процесса организации

Рис. 3.2.1.1. Формат построения административной процедуры ла процесса организации. Периодически повторяющаяся последовательность циклов складывается в единичный процесс, который тесно переплетается с другими параллельно и последовательно осуществляющимися процессами. Это сложное, многоуровневое объединение в конечном счете формирует и представляет комплексную модель административной процедуры функционирования и развития реальной организации.

На основе данной модели были адаптированы прикладные модификации административных процедур управления, успешно внедренные и эффективно применяемые на таких предприятиях, как «Ракетно-космическая корпорация «Энергия», объединения «Машприбор» и «Химмаш», «Второй Московский часовой завод», «Быковский авиаремонтный завод» и «Санкт-Петербургский фольгопрокатный завод», администрациях городов Королев и Ивантеевка, ряде малых предприятий и коммерческих структур. Это наглядно показывает исключительную универсальность адаптации и применения административных процедур в практике управления самых разных организаций.

Апробация, внедрение и сопровождение применения представленной методики разработки административной процедуры на приведенных и других предприятиях и организациях показали практическую действенность и высокую эффективность ее использования в конкретных условиях. Это касается самого широкого спектра взаимодействия — от оперативных административных процедур проведения технологических процессов, до многоступенчатых построений стратегического планирования и прогнозирования. Вместе с тем, необходимо понимать, что приведенные примеры и общие предположения отражают лишь самые общие ресурсы администрирования процесса организации на основе использования процедурного подхода.

Постановка и применение административных процедур наиболее свойственны управленческому процессу, выражающему приоритет разработки и реализации целенаправленного воздействия. В нем наиболее контрастно проявляются опускаемые многими учеными и практиками достаточно существенные различия между управлением и менеджментом. В данном случае они заключаются в приоритетной опоре управления на конструирование содержания административной процедуры, в отличие от менеджмента, стратегически ориентированного и оперативно-тактически направляемого на процесс достижения конечной цели самыми разнообразными, зачастую не формализуемыми, а значит, и слабо администрируемыми способами.

На практике менеджмент чаще и точнее всего определяется как искусство постановки и достижения цели, а управление — как разработка, принятие и реализация решения, обеспечивающего целенаправленное воздействие. Уже в сравнении приведенных определений проявляется существенное различие в том, что менеджментом в качестве ключевого звена выделяется цель, а большинством реализуемых сегодня концепций управления — решение. На этом основываются соответствующие различия в подходах к построению и осуществлению административных процедур в менеджменте и управлении соответственно.

С позиций управления решение, представляющее прежде всего интеллектуальную модель организации действий, является основополагающей формой проявления самоорганизации системы в целом или индивидума в частности. Действительно, формирование решения как теоретической выработки и принятия варианта действия представляет собой процесс определенным образом администрируемой процедуры интеллектуальной организации (Р-1). На самом деле неважно, относится ли данное решение к целенаправленному воздействию на внешнюю систему и тогда становится управленческим или представляет собой новый вариант самоорганизации. Оно в любом случае является интеллектуально формируемой моделью процесса администрирования участия персонала в выработке решения.

Естественно, что теоретическое построение и прикладное применение административной процедуры не завершается на интеллектуальном уровне представления. Оно неизбежно и последовательно становится объектом и продуктом предметной адаптации, а в ряде случаев и реорганизации в процессе ее практической реализации (Р-3). Это отражает феномен, заключающийся в том, что на практике в большинстве случаев реализуется не принятая заранее интеллектуальная модель организации (Р-2), а некая ее производная (Р-4). Дело в том, что осуществление принятого решения потребовало тех или иных изменений по ходу исполнения (Р-3) принятой, утвержденной и именно поэтому сохраненной в архивах организации административной процедуры (Р-2).

Это обстоятельство сформировало устойчивую тенденцию проявления такого ресурса администрирования, как накапливаемый у работника или в корпоративной организации опыт (Р-4). Его методическое и эмпирическое воздействие на разработку и осуществление процедуры, определяющее в конечном счете уровень ее развития, трудно переоценить. Именно опыт построения и реализации конкретных административных процедур как основной ресурс администрирования становится определяющим фактором адекватного восприятия реальной оценки и эффективной реакции на происходящее, что, собственно, и представляет собой содержание организации. Концептуально такая модель может быть представлена следующим образом (рис. 3.2.1.2).

Содержание прикладного подхода к формированию и реализации решения на основе административной процедуры не исчерпывается на интеллектуальном уровне, но также становится продуктом предметной адаптации, а в ряде случаев и реорганизации в процессе его практической реализации. Здесь в сознании инди- видума закрепляется не первоначальный, теоретически принятый, а существенным образом скорректированный в процессе практи-

Место и роль административной процедуры в организации ческой реализации вариант административной процедуры

Рис. 3.2.1.2. Место и роль административной процедуры в организации ческой реализации вариант административной процедуры. К этой практически адаптированной и осознанно зафиксированной процедуре и будет постоянно обращаться индивидум, разрабатывая, принимая и реализуя решения в аналогичных ситуациях.

В отличие от официально формализованной и документально закрепленной, например в виде приказа, административной процедуры, основанные на опыте, эмпирически обусловливаемые действия повторяют неоднократно осуществлявшиеся и отлаженные процессы. Всем хорошо знакомое решение привычных задач, проведение хорошо знакомых процессов «по накатанной схеме», «с закрытыми глазами» отражает не что иное, как применение накопленного опыта предыдущей реализации аналогичных действий в подобных ситуациях.

Собственно опыт как систематизированная совокупность базовых решений интеллектуально-прикладной организации и представляет собой определенный банк апробированных процедур (ПБАП), в котором черпаются аналоги и прообразы. Их накопление, помноженное на способность эффективной адаптации и практического использования, и отражает в конечном счете достигнутый уровень администрирования организации. Индивидум или корпорация позиционируют его в качестве профессионализма, мастерства и даже искусства организации, отражающего их конструктивный потенциал.

Уровень эффективности исполнения административной процедуры во многом определяется способностью субъекта накапливать и использовать собственный и заимствованный опыт, применяя самый разнообразный инструментарий адаптации, специализации и реализации типовых и инновационных решений.

В исследовании этого аспекта проблемы мы ограничиваемся представлением модели применения административной процедуры конкретным выражением проявления потенциала организации.

Представленная на рис. 3.2.1.2 модель отражает наиболее явные проявления административной процедуры для выработки и реализации целенаправленного воздействия, что уже само по себе предполагает определенную классификацию администрируемой деятельности и ее составляющих. Основными направлениями такой классификации являются: целевое, содержательное, процедурное, группировочное и объектное представление разнообразия построения и осуществления реального администрирования.

Здесь же мы остановимся на самой общей типологии администрирования, основанной на последовательном выделении конструктивных особенностей его построения и осуществления. Таким достаточно традиционным и понятным подходом администрирование процесса организации делится на:

  • • эволюционное и целенаправленное;
  • • ориентируемое и программируемое;
  • • востребованное и запланированное;
  • • временное, регулярное и постоянное;
  • • последовательное и параллельное;
  • • прямое, обратное и циклическое;
  • • официальное и осуществляемое;
  • • латентное, смешанное и открытое;
  • • комплексное, общее и частное и т. д.

Приведение и анализ конкретных примеров проявления той или иной позиции данной типологии позволяют достаточно четко представить, выделенные в качестве конкретных критериев особенности его построения и осуществления.

Исследование и учет данных особенностей становятся ключевыми моментами апробации, адаптации и реализации примеров соответствующих административных процедур, накапливаемых и востребуемых на основе складывающегося или, что бывает гораздо реже, целенаправленно формируемого банка типовых решений.

Типология административных процедур складывается не только из определенных совокупностей реализации однородных форм, разнообразия способов применения или характерных и специфических видов их практического проявления, но и позиционирует конкретные механизмы возможного использования в различных процессах и системах. Так, на этой основе формируется, функционирует и модернизируется:

  • • алгоритм процесса планирования бизнеса;
  • • пакет программ информационного обеспечения;
  • • методика оценки эффективности функционирования;
  • • инструментарий оценки и оплаты персонала;
  • • механизм документооборота организации;
  • • система контроля исполнения

и многие частные административные процедуры, оперативно обеспечивающие деятельность организации.

На практике каждая из таких функциональных составляющих имеет отработанную процедурную основу, обеспечивающую оперативное управление задачами организации, унификацию профессионального взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей, реорганизацию базовых и освоение новых средств и методов управления, постановку их осуществления на основе современных информационных технологий. Совершенствование и развитие административных процедур на базе данной типологии позволяют детерминировать актуальные задачи и конкретизировать участие в их постановке и разрешении непосредственных разработчиков и исполнителей.

Исследования административных процедур, долгое время носившие эмпирический характер, все чаще становятся основой прогнозирования и проектирования организационных изменений и развития организации. Эти направления будут рассматриваться ниже в соответствующих разделах и главах настоящего учебника, здесь же мы отметим еще только одно важное положение. Административные процедуры определяющим образом обусловливают, формируют, реализуют и модернизируют организационно-методическое обеспечение менеджмента. Именно оно и становится предметом разработок и представления материалов следующего параграфа.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>