Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Административный менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ

ПРОЦЕДУРА КАК ФОРМА АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ПРОЦЕССА

ПРОЦЕССЫ И ПРОЦЕДУРЫ В АДМИНИСТРИРОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Современная организация возникает, создается, существует, функционирует, реализуется, ликвидируется или распадается в сложном и многообразном процессе изменений. Складываясь случайно или осуществляясь целенаправленно в виде последовательности эволюционных изменений или целенаправленных взаимодействий и обусловливаемых ими преобразований процесс выражает сущность всего происходящего в организации и вне ее. При этом как эволюционно происходящие изменения или целенаправленно осуществляемые взаимодействия, так и последовательность обусловливаемых ими преобразований представляют собой характеристики процесса функционирования организации.

Процесс как реализующаяся во времени последовательность перемен становится проявлением организации. Хронология процесса является одним из определяющих условий организации исследований и основным, структурирующим ее фактором. Все наблюдения и соответствующие обобщения ведутся прежде всего хронологически, что обусловливает приоритет последовательного подхода к анализу состава и содержания организации. Хронологическая последовательность в целом становится единой, универсальной основой любого организационного исследования, а в последующем и организации целенаправленного воздействия.

Основным инструментом постановки и применения последовательного подхода к организации процессов исследования и воздействия является администрирование. Обеспечивая разработку, представление и реализацию любых процессов во времени, оно во многом предопределяет логику построения исследований, осуществления воздействий и отражения их результатов. Этим обусловливается первичность изучения процесса в качестве основы формирования и использования административных ресурсов современной организации.

Процесс как последовательное изменение состояния организации позиционируется во времени и при выявлении его сущности, состава, содержания наиболее четко представляется последовательностью явлений или событий. При этом основные организационные различия между этими двумя понятиями заключаются в том, что явления по своей природе объективны, а события содержат или допускают возможность субъективного участия в своей организации. В таком понимании раскрываются формирование и развитие причинно-следственных связей между ними, обусловливаются их место и роль в осуществлении и представлении процесса организации.

Но возможность и необходимость субъективного участия в разработке и осуществлении целенаправленного процесса неизбежно предполагают его планирование в том или ином виде. Более того, ключевое решение об участии в процессе, выборе его формы, содержания, других характеристик любой ответственный субъект принимает только на основе такого плана. Формализованное представление последовательности и содержания возможного процесса вне зависимости от его обоснованности, степени разработки, детализации и т. д. принято называть процедурой.

Динамическую организацию как процесс принято детермини- рованно представлять процедурой, определяемой последовательностью происходящих перемен. Причем наблюдаемые или осуществляемые перемены можно классифицировать по природе или причинам их происхождения на объективные, субъективные и смешанные. Естественно, что последние и составляют подавляющее большинство изменений рассматриваемых администрированием организации. Это еще раз подчеркивает двойственную природу возникновения, становления и развития социально-экономических организаций как смешанных, чаще всего целенаправленно формируемых в реальных условиях проведения субъективно-объективных процессов.

В практической деятельности складываются и развиваются три основные формы процессов организации: эволюционная, прецедентная и инновационная, отражающие принципиально различную природу возникновения, становления и развития осуществляемых в них преобразований. В каждой конкретной организации каждый из ее участников является результатом, носителем и пользователем этих трех ее основных начал. Именно поэтому необходимо четко понимать сущность эволюционной, прецедентной и инновационной организации, их состав, содержание, место и роль в разработке, построении, осуществлении и оценке процесса, на основе представления процедуры.

Эволюционно складывающиеся и развивающиеся процессы выражают сущность и результат последовательного взаимодействия случайностей и уже в силу этого воспринимаются как частично случайная организация. Неотвратимость и устойчивость проявления форм такой организации, как правило, вызывают ощущение ее неизбежности, всеобщности, обязательности. Понятно, что исследование и учет этих обстоятельств требуют достаточно четкого представления состава, содержания и последовательности происходящего. Это обусловливает восприятие эволюции в качестве основополагающей модели представления всех иных организационных действий, что отражается в базовой конфигурации каждой администрированной процедуры.

Субъективная организация, реализующая эволюционный подход, формируется на основе восприятия, уяснения и исполнения последовательно складывающегося процесса перемен. Нередко она отвечает принципу «будь что будет», основывается на наблюдении, непротивлении и безусловном принятии происходящего как данности. Опирается ли такой подход на общие идеалистические взгляды исполнителей или реализуется самостоятельно и осознанно, его суть заключается в адаптации индивидума или группы к любым произошедшим или ожидаемым переменам на основе выработки конформистского стиля поведения. Тем не менее она также представляется администрированной процедурой.

В отличие от эволюционной, прецедентная организация формируется преимущественно прагматично, внимательно воспринимая, осваивая и при необходимости повторяя уже имевшую место успешную форму организации. Прецедент не только ориентирует, но и направляет организацию к позитивному изменению происходящего, используя хорошо зарекомендовавшие себя средства и способы, отраженные в администрированных процедурах. Основываясь на изучении форм и методов процедур эволюционной организации, повторение прецедента идет существенно дальше, целенаправленно выстраивая предсказуемую последовательность наиболее эффективных действий. Именно ее призвана разработать, адаптировать, формализовать и отразить административная процедура.

Прецедентная процедура, как правило, детально и комплексно представляет конкретный опыт ранее успешно осуществлявшихся в аналогичной ситуации действий. Ее представление и использование рассчитано на приведение конструкции, формы и содержания процесса к уже когда-то происходившим преобразованиям, строгое следование знакомой и понятной очередности действий. Распространенным примером применения подобного подхода могут служить прецедентные процедуры адаптации, принятия и исполнения судебных решений в самых разнообразных модификациях развития аналогичных ситуаций.

Процедуры инновационной организации ориентированы на разработку и реализацию новых, ранее не применявшихся последовательностей действий. Их состав, условия и модель кооперации вырабатываются и исполняются как самостоятельный ответ на новую ситуацию. Вместе с тем, принципиально, что модульноинновационная процедура может основываться на эволюционной и прецедентной организации, хотя в целом обязательно представляет собой то, что ранее не осуществлялось. Этим обусловлены универсальные подходы и специфические формы процедур, обеспечивающих разработку и осуществление инновационных процессов.

На практике именно инновационная организация позволяет наиболее эффективно разработать стратегию и тактику преодоления кризисов, обеспечить устойчивое осуществление конструктивного и стабильного развития, радикальные организационные преобразования. Именно этим обусловливается ее ведущее место и конструктивная роль в разработке и осуществлении целенаправленных организационных изменений и развитии организации. Вместе с тем, это обстоятельство накладывает исключительно высокую ответственность как на разработчиков инновационных процедур, так и на утверждающих их руководителей и исполняющую команду.

Исследования эволюционных, восприятие и адаптацию прецедентных, разработку и реализацию инновационных процессов человек осуществляет на единой основе, представляя их процедурой. Она формализовано отражает содержание, последовательность и условия осуществления процесса. Процедура позволяет в универсальной схематической форме представлять, исследовать, моделировать, контролировать и модернизировать проведение процесса. Именно процедура становится унифицированной комплексной моделью, отражающей условия и конструкцию последовательной интеграции составляющих в процесс целенаправленного функционирования администрируемой организации.

Например, метод как способ действия изначально основывается на административной процедуре и в каком-то смысле представляет собой ее конкретное воплощение. При этом он рассматривается чаще всего как процесс воздействия. Но если под действием мы понимаем две основные формы — исследование и воздействие, органично и последовательно связанные между собой, то целенаправленное воздействие воспринимает, продолжает и завершает исследование проведением изменения, именно на единой организационной основе. Это предопределяет применение процедуры в качестве модели исследования и воздействия администрируемой организации.

Методическое наполнение процедуры исследованием и воздействием во многом базируется на единой объектной, предметной и содержательной основе. Так, функция регулирования по сути представляет не что иное, как объединение исследования и воздействия в процесс оперативного управления конкретным объектом.

Причем она изначально имела эволюционную, а не синтетическую природу формирования, что непосредственно указывает на единство исследования и воздействия в административной процедуре.

Обязательность объединения в процедуре исследования и воздействия основывается на природе организации, обеспечивающей логику перехода и взаимодействие шагов складывающейся последовательности. Более того, именно процедура позволяет объединить в режиме реального времени, с одной стороны, формирование и функционирование организации, а с другой — исследование и воздействие на этот процесс (рис. 3.1.1.1).

Процесс и процедура администрирования организации

Рис. 3.1.1.1. Процесс и процедура администрирования организации

В данной модели выделяется органичность установления причинно-следственной связи между исследованием и воздействием, четко раскрывающая сущность и последовательность, логически определяющая формирование и реализацию процедуры администрирования организации. Ее природа заложена рассмотренным выше представлением эволюционной, прецедентной и инновационной организации как основы восприятия окружающего, выработки и реализации содержания и последовательности целенаправленных действий.

Вместе с тем, представленная на рис. 3.1.1.1 модель выделяет бесперспективность все еще допускаемых, волюнтаристических попыток разработки и осуществления целенаправленного, конструктивного воздействия, не основывающегося на результатах исследования. Это проявляется не столько в органичности причинно-следственной связи, сколько в невозможности осуществления какой бы то ни было конструктивной организации без учета существующего состояния, реально задействованных ресурсов, внешних условий и т. д.

К сожалению, такой подход все еще свойственен менталитету значительной части современных менеджеров, нередко действующих по «наитию», которое они выдают за «высокий профессионализм» или «личное искусство». В конкретной ситуации, на уровне оперативной реакции на неожиданные изменения, действительно могут срабатывать устойчивые профессиональные навыки, но для организации целенаправленного и эффективного процесса этого совершенно недостаточно.

В формировании и осуществлении логической последовательности «исследование — воздействие» административная процедура необходимо предваряет, обусловливает и обеспечивает определение состояния с целью стабилизации или изменения его параметров. Решение об осуществлении воздействия или отказе от него может приниматься только на основе комплексной оценки исследованного состояния.

Иными словами, функционирование организации в рамках единого объекта проявляется в виде неизбежной последовательности и органичной преемственности процесса исследования и воздействия, непосредственно определяющих его необходимость, содержание и условия осуществления. Именно это положение становится одним из конструктивных принципов разработки, построения и проведения административной процедуры организации.

Целесообразность исследования формирования и функционирования организации убедительно раскрывает необходимость и востребованность представленной на рисунке 3.1.1.1 модели в качестве организационной основы разработки, построения и осуществления административной процедуры. В той или иной форме выражения она складывается или выстраивается всегда, когда тот или иной, в том числе и объективный, процесс представляется логически обусловленной последовательностью его осуществления и развития. То есть состав, содержание, последовательность и условия осуществления любого процесса так или иначе неизбежно планируются предварительно, представляются по ходу и анализируются по завершении администрирующей его процедуры.

Таким образом, тесная связь процедуры и процесса обусловлена не только их взаимодействием, но и выражает органичную преемственность исследования и воздействия. Вместе с тем, необходимо четко выделить не только совершенно очевидное общее начало, но и принципиальные различия восприятия и применения понятий «процесса» и «процедуры» в администрировании. Они особенно контрастно проявляются в актуальных продуктах и разработках современных инструментов и механизмов административного менеджмента.

Дело в том, что все более широкие и разнообразные интерпретации и расширения понимания процессного подхода приводят ряд исследователей к позиционированию административной процедуры в качестве его неотъемлемой и органичной составляющей. Это на первый взгляд убедительное и такое традиционное для отечественного менталитета предположение не только порождает существенные противоречия, но и в конечном счете оправдывает так называемый «явочный» подход к руководству организацией.

Предотвращая его, важно понимать, что в свободных рыночных отношениях ресурсы построения процессов и процедур бизнес- организации уже по своей природе, сущности и предназначению реализуют целый ряд принципиальных отличий. В последнее время именно они и обусловили активное формирование, становление и применение, наряду с классическим процессным, самостоятельного процедурного подхода в качестве основополагающей модели мобилизации и использования организационных ресурсов современного административного менеджмента.

Прежде всего непосредственной целью осуществления конкретного процесса является достижение желаемого состояния организации. При этом нередко динамика развития ситуации не позволяет досконально проработать состав и последовательность предстоящих действий. Цель разработки и исполнения процедуры заключается в организационно-методическом обеспечении оптимального осуществления процесса. Более того, значительная часть вариантов административных процедур, например кризисных, прорабатывается для того, чтобы не допустить предполагаемого ими негативного варианта развития процесса.

Осуществленный процесс в конечном счете всегда определен и однозначен по своему исполнению. Он таков, каким получился, даже против желания субъекта. Это абсолютно очевидное утверждение далеко не всегда понимается сторонниками объединения, интеграции или даже эклектического смешивания процессуального и процедурного подходов. Именно поэтому, а в ряде случаев сознательно прикрываясь этим, они предлагают принимать негативные результаты осуществления процедурно необоснованного процесса такими, какими получились.

В отличие от процесса, административная процедура, изначально разрабатывается настолько инвариантно и вероятностно, насколько этого требует ситуация. Естественно, что прежде всего в ней предусматриваются меры по недопущению негативного развития процесса. Иными словами, абсолютное большинство вариантов процедур рассматривается для того, чтобы не допустить того или иного развития процесса. Именно это положение наиболее важно для отечественного менеджмента, нередко ментально предпочитающего «темпы вместо оценок».

Особенно контрастно различается значение процесса и процедуры для обеспечения эффективного формирования, функционирования и развития организации. В этой связи важно выделить основное организационно-методическое значение процедуры, которое заключается в:

  • 1) разработке, представлении для анализа и сравнения самой разнообразной палитры вариантов развития процесса;
  • 2) сопровождении выбора, адаптации, принятия и реализации варианта осуществления процесса;
  • 3) анализе содержания и результатов осуществления варианта с выработкой оценок, выводов и рекомендаций.

В таком структурированном представлении административная процедура приоритетно обеспечивает моделирование возможного, в отличие от процесса, непосредственно осуществляющего достижение необходимого.

Естественно, что подобное выражение предопределяет неограниченное использование административной процедуры не только применительно к рассматриваемому, но и в целях усовершенствования всех проводимых процессов. Этот перспективный ресурс процедуры, далеко не полно и тем более неэффективно учитываемый большинством организаций, и призван мобилизовать и использовать административный менеджмент.

В отличие от информационной природы и характера представления и применения административной процедуры, организация процесса осуществляется и используется непосредственно и только в период его проведения. В этом специфическом условии, понятно для всех определяемом как «режим реального времени», и проявляется особенность практического использования непосредственного содержания и выражения организации процесса.

Все это убедительно подтверждает необходимость обоснования разработки и применения административного подхода к процедуре организации. Естественно, что это, в свою очередь, определяет конструктивность самостоятельного позиционирования процессного и процедурного подходов, обусловливающую их неизбежное и теснейшее взаимодействие в ходе осуществления процедуры. Такое взаимодействие только выигрывает от реального соотношения и конструктивного использования их различий, взаимно дополняющих эффективную организацию.

В целом формализованное таблицей сравнение основных различий процесса и процедуры можно представить следующим образом (табл. 3.1.1.1).

Таблица 3.1.1.1

СРАВНЕНИЕ ХАРАКТЕРИСТИК ПРОЦЕССА И ПРОЦЕДУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Характеристика

Процесса

Процедуры

Цель

Состояние организации

Организация процесса

Подход

Определенный

Вероятностный

Условие

Осуществление процесса

Ограничение процесса

Значение

Достижение необходимого

Моделирование возможного

Ориентация

На результат

На процесс

Конструкция

Конечно однозначная

Изначально инвариантная

Использование

В период проведения

По мере востребования

Жизненный цикл

Ограниченный периодом

Без ограничений

Определяющее для организации различие процесса и процедуры контрастнее всего выявляется сравнением длительности их жизненных циклов, а значит, и продолжительностью использования. У процесса она четко ограничена началом и завершением периода его осуществления, каким бы длительным он ни являлся. Это обусловлено возможностью проведения, исследования хода и воздействия на реальный процесс исключительно на протяжении его осуществления.

В отличие от процесса, жизненный цикл процедуры начинается и предшествует его осуществлению, закладываясь, формируясь и развиваясь задолго до его возникновения. Естественно, что процедура, ее востребование, адаптация, исполнение, корректировка и окончательная реализация непосредственно сопровождают жизненный цикл процесса. Наконец, по его завершении именно процедура в виде представления фактически осуществившейся последовательности преобразований, условий и факторов их реализации, неожиданных изменений, реакций на них и соответствующих последствий становится предметом серьезного анализа, оценки и выработки рекомендаций на будущее.

Административная процедура разрабатывается прежде всего в качестве подробного плана подготовки, построения, осуществления и контроля исполнения предстоящего процесса организации. В этом смысле административная процедура наполняется содержанием и становится непосредственным продуктом прогнозирования, программирования и моделирования разработки, построения и осуществления процесса организации.

Во первых, как отмечалось выше, подобное моделирование необходимо для того, чтобы не допустить негативного варианта развития процесса, исключить необоснованные реальными условиями действия субъекта и реакции объекта. Ключевое значение, как и исключительная сложность успешной постановки и разрешения такой задачи, наиболее наглядно отражается известной русской поговоркой: «Знал бы, где упаду, соломки бы подстелил...».

Во-вторых, непосредственное представление и использование административной процедуры в качестве модели организации процесса позволяет спланировать состав, содержание и последовательность его наиболее эффективного осуществления. В реальных условиях эффективная процедура становится своеобразным административным проводником организации процесса.

В-третьих, жизненный цикл разработки, реализации и анализа административной процедуры прогнозируется на значительно более длительный период, чем начало, осуществление и завершение соответствующего жизненного цикла процесса. В случае успешной организации это проводится с целью закрепления достигнутой эффективной процедуры, в противной ситуации — с тем, чтобы не допустить повторения неприемлемых решений. Результаты такого анализа позволяют в целом повышать уровень профессиональноквалификационной подготовки организации. Схематично проиллюстрированное соотношение жизненных циклов процесса и процедуры можно представить следующим образом (рис. 3.1.1.2).

Соотношение жизненных циклов процесса и процедуры

Рис. 3.1.1.2. Соотношение жизненных циклов процесса и процедуры

Представленное на рисунке соотношение осуществления жизненных циклов процесса и процедуры наглядно определяет место, роль и организационно-методическое значение последней в администрировании процесса функционирования организации. Прежде всего они проявляются в единстве прогнозирования и проецирования процедурой последовательности и преемственности осуществления жизненных циклов функционирования организации.

Административная процедура предваряет процесс организации своей разработкой, инструктивно сопровождает последовательность его исполнения, аналитически оценивает и учитывает результаты осуществленного для оптимизации будущих действий.

В этом смысле именно такая модель осуществления процедуры становится организационно-методической основой и нормативно- регламентирующей формой администрирования процесса функционирования современной организации.

Важно понимать, что в соответствии с данным выше определением именно процедура позволяет регламентировать организацию процесса не только, что называется «...в штатном режиме», но и в ряде предусмотренных заранее и неожиданно возникающих критических ситуаций. В этом мог удостовериться каждый из нас, когда, осваивая эксплуатацию вновь приобретенного бытового прибора, знакомился с инструкцией пользователя. Собственно процедурное администрирование и призвано заранее предусмотреть банк подобных ситуаций и оснастить персонал организации и внешних контрагентов пакетами соответствующих им штатных, типовых, базовых или иных решений.

Отечественная и зарубежная практика очевидно подтверждает конструктивность разработки и применения процедурного подхода к выделению состава, содержания, последовательности и других характеристик процесса функционирования организации. Она убедительно свидетельствует об эффективности использования конструкционных приемов обоснования, разработки и представления как статических, так и динамических проявлений организации.

Более того, разработка процедурного подхода такими конструкционными приемами, заложенная в основу выделения, формирования и представления сущности и содержания административной процедуры, во многом предопределяет и ее организацию. Постановке и непосредственному решению этих вопросов посвящено содержание следующего параграфа.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>