Полная версия

Главная arrow Менеджмент arrow Административный менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

АДАПТАЦИЯ ФУНКЦИЙ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Выделение функций как обособленных видов профессионально специализированной деятельности в любых сферах ее постановки и применения осуществляется по вполне определенным и достаточно устоявшимся принципам. Они отражают объективные начала осуществления разделения и специализации, последовательность процессов детерминирования, детализации и объектной ориентации, целенаправленность разработки и проведения наработанной последовательности необходимо обусловленных процедур. К ним прежде всего и относятся такие составляющие, как апробация, адаптация и модернизация функций администрирования в организации.

Постановка и применение административного подхода к выделению, освоению и осуществлению как всего многообразия видов профессиональной деятельности организации, так и только административных функций нуждаются в адаптации. Она обусловливается особенностями позиционирования во внешней среде и спецификой конкретной организации, различиями в уровне профессионализма и квалификации ее персонала. Естественно, что конкретная адаптация наиболее эффективно осуществляется непосредственно в процессе целенаправленного функционирования организации. Вместе с тем, ему может достаточно эффективно предшествовать прикладная апробация, а по результатам деятельности организации проводиться целенаправленная модернизация.

От успешного объединения решения этих трех задач во многом зависит не только непосредственная результативность администрирования, но и адекватность системы управления организацией в целом. На практике оно обеспечивается целенаправленными и последовательными действиями руководства по делегированию персоналу организации максимального объема и содержания функций непосредственного управления. Естественно, что это требует приведения основных параметров комплекса административных ресурсов организации к соблюдению общесистемных стандартов.

Основное требование этого положения администрирования заключается в необходимости приведения всего многообразия целей, задач, действий линейных и функциональных подразделений к «общему знаменателю» принимаемой стратегии и тактики организации. Реализация данного требования основывается на универсализации, систематизации, унификации основных видов и форм выделения, позиционирования и мобилизации организационных ресурсов. Постановка и решение такой задачи в условиях реально действующей организации наиболее полно, всесторонне и адекватно осуществляются функциональным администрированием.

Систематизация и унификация видов, форм, способов профессиональной деятельности и осуществляющаяся на их основе универсализация применения административных ресурсов отражают актуальные тенденции современного этапа развития бизнес-организаций. Он характеризуется целенаправленным повышением эффективности руководства и управления не только по результатам деятельности, но и за счет снижения соответствующих издержек. Это особенно важно при ориентации администрации на функциональную детализацию руководства, автоматизацию сопровождения управления, переход на безбумажную документацию на основе современных информационных технологий.

При постановке и решении этих задач важно понимать, что универсальность функциональной детализации как предварительное условие информатизации и автоматизации рассматриваемых процессов или их составляющих может эффективно обеспечиваться только на административной основе. Интегрируя разнообразные профессиональные подходы, позиции, отношения, именно администрирование призвано универсально обеспечивать объединение организации на общей для всех направлений деятельности основе. Это достигается изначальным дистанцированием администрирования от содержательного участия в разработке и осуществлении профильной деятельности организации.

Как ни парадоксально, но именно постоянно подчеркиваемая «поверхностность» административного подхода к содержанию целенаправленного функционирования организации лишает его ангажированности и субъективности. Это позволяет администрации приоритетно ставить и достигать общие, корпоративные цели, нередко латентно или открыто противостоя частным целям и интересам отдельных подразделений, руководителей и даже собственников. В этом смысле административный подход эффективно обеспечивает взвешенность, всесторонность, комплексность позиционирования, учета и использования всех ресурсов организации.

Приоритет комплексной ориентации администрации при постановке и разрешении как тактических, так и стратегических задач становится действительно конструктивной основой унификации и универсализации выделения и мобилизации ресурсов организации. Он же во многом определяет и ориентирует соответствующую разработку и эффективное осуществление процедур апробации, адаптации и модернизации функций администрирования. Это особенно важно, поскольку собственно сущность постановки и применения данных действий изначально ориентирует каждое из них на четко определенные цели. А они, как это убедительно было показано выше, и по определению только у администрации имеют всестороннюю и комплексную ориентацию.

Апробация и адаптация всей совокупности действий администрации к потребностям и условиям функционирования организации позволили достаточно четко определить базовый состав административных задач. Он логически обусловлен и выстраивается в преемственно обосновываемую последовательность. Ее начало определяется целями первого этапа жизненного цикла организации, которые выделяют такие стартовые задачи, как официальная регистрация и организационное оформление. Обеспечение их конструктивного решения объективно основывается на необходимости проведения содержательной детализации основных элементов, характеристик, признаков и средств идентификации организации.

Внешнее организационное и юридическое оформление позволяет перейти к постановке и решению таких внутриорганизаци- онных задач, как функциональная регламентация, иерархическая структуризация, статусное позиционирование, должностная субординация. Их результаты определяют структуру организации и ее подразделений, распределение и закрепление прав, обязанностей и ответственности между сотрудниками и их формализованными объединениями. Естественно, что это предполагает проведение методического инструктирования персонала и операционной процедуризации содержательного исполнения закрепленных полномочий.

Разработка и проведение основных процедур целенаправленного функционирования подразделения и сотрудников организации объективно нуждаются в комплексном обеспечении. Под ним подразумевается предоставление подразделениям и сотрудникам всего необходимого разнообразия материальных ресурсов, взаимодействий и услуг, предусмотренных их полномочиями, структурным положением и субординационным статусом. В этой связи ставятся и решаются также такие совершенно необходимые для нормального функционирования организации задачи, как офисная организация, курьерское обслуживание, канцелярское сопровождение. Их эффективное разрешение завершается обеспечением соблюдения режимных ограничений и физической охраны, завершающих офисное представление организации.

Постановка и решение блока предыдущих задач изначально носит универсальный характер, что позволяет стандартно использовать его практически для любых организаций. Их ориентация на конкретные условия, профиль деятельности, специфику функционирования существенно расширяют и углубляют режимы апробации и адаптации административных задач. Прежде всего здесь выделяются внешняя коммуникация и ведомственная коммутация, во многом модифицирующие соответствующие структуры и процедуры. Естественно, что такая модификация соответствующим образом отражается на постановке и решении задач построения систем: служебной корреспонденции и документационного оформления.

Проведенные подготовительные меры административного обеспечения функциональной деятельности организации позволяют перейти к постановке и решению задач организации ведения договорных отношений и сопровождения выполнения их содержательных положений и установленных условий. Они представляют основную деятельность организации, которая необходимо обеспечивается и сопровождается постановкой и осуществлением перманентных программ: инспектирования деятельности и контроля исполнения.

Выявленные в результате этих действий отклонения предполагают постановку и решение контрастных и наглядно выделяющихся задач администрирования организации. К ним относятся три таких важнейших инструмента администрирования, как перманентная диспетчеризация, оперативное регулирование и санкционирование действий. При этом первые две составляющие различаются предоставленными полномочиями, тактически ориентированными диспетчеризацией и стратегически направляемые регулированием. Административное санкционирование подразумевает как предоставление полномочий, так и применение санкций по результатам их осуществления.

Завершающий блок объединяет достаточно понятные задачи обеспечения отражения деятельности организации и ее результатов как в ее собственных интересах, так и в связи с деятельностью контролирующих органов. Здесь чаще всего выделяются такие административные задачи, как организация документооборота, ведение делопроизводства, обеспечение статистической отчетности и архивного хранения. Их постановка и решение, так же как в первом и третьем блоках, носят достаточно универсальный характер, но в той или иной степени отражают специфику конкретной организации. Понятно, что такая специфика для исключительно больших (глобальных) и уникальных организаций может существенно расширять круг приведенных задач администрирования, что должно соответствующим образом учитываться.

В целом состав и содержание базового цикла апробированных, адаптированных и ориентированных на потенциальную необходимость модернизации административных задач можно представить следующим образом (табл. 2.2.3.1).

Естественно, что в реальных условиях формирования и функционирования конкретной организации состав, содержание и позиционирование таких задач могут претерпевать то или иное изменение. Вместе с тем, общая логика построения основного содержания администрирования организации, отражается приведенным составом достаточно полно и обоснованно.

Таблица 2.2.3.1

БАЗОВЫЙ ЦИКЛ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ЗАДАЧ ОРГАНИЗАЦИИ

Задана

Ресурсы

адаптации

Орган

модернизации

01

официальная регистрация

Р21, С23, У17, Ф7, ЦЗ, 39, Ю1

администрация

02

содержательная детализация

03, Р2, Р7, С18, Т2, У11, Э8

секретариат

03

организационное оформление

Г4, Б5, 048, С28, У2, Ф4, Ш1

администрация

04

функциональная регламентация

В12, РЗ, Р22, Ф12.Х1, Э15

отдел кадров

05

иерархическая структуризация

Г9, 312, Р8, С29, Ц5, Ш2, ЯЗ

сектор оргпроектов

06

статусное позиционирование

А10, Г1, Д16, Е1, 31, С22, Ф8

сектор оргпроектов

07

должностная субординация

Д25, У10.ФЗ, Ц4, Ш4, Э14

канцелярия

08

методическое инструктирование

АЗЗ, Д18, И2, Р6, РЗЗ, Ц2, Э5

отдел кадров

09

операционная процедуризация

А12, Г2, Д12, Р4, Ф1, Ц6, Э13

сектор оргпроектов

10

комплексное обеспечение

В4, 33, К16, К24, ЛЗ, 01, Ф11

отдел снабжения

11

физическая охрана

А11, Д15, Д26, 37, Р39, Э6

отдел охраны

12

режимные ограничения

Д27, К4, Р10,Т1,Ф10, 41, Э11

отдел охраны

13

офисная организация

А36, Б9, К1 2, М13, Р12, У15

хозяйственный

отдел

14

курьерское обслуживание

Д28, 313, М5, 02, 09, Я2

экспедиция

15

канцелярское сопровождение

В5, В19, ДЗО, 32, КЗ, С16, У1

канцелярия

16

документационное оформление

А20, М3, Н11, Ф5, У13, ЭЮ

юридическое бюро

17

служебная корреспонденция

Г2, Д1, К37, М12, 028, Ш1

экспедиция

18

ведомственная коммутация

А37, Д22, И18, К14, Тб, У18

секретариат

19

внешняя коммуникация

А13, Б8, М18, 09, 038, Ф6

администрация

20

договорное ведение

А14, ЕЗ, К17, Л4, М7, И1, Э1

юридическое бюро

Окончание табл. 2.2.3.1

Задача

Ресурсы

адаптации

Орган

модернизации

21

сопровождение выполнения

Д24, 36, Л6, 029, Р31, ТЗ, Э7

администрация

22

контроль исполнения

ИЮ, К27, М15, 049, Р40, Я1

администрация

23

перманентная диспетчеризация

Н7, 037, Р23, Р36, У12, Э2

диспетчерская

24

оперативное регулирование

К35, М9, П41, УЗ, Ц1, ШЗ, Э4

диспетчерская

25

инспектирование деятельности

И17, Н11, 030, П17, Р20, Э15

администрация

26

санкционирование действий

М17, 045, П35, Ф9, LU5, Э12

администрация

27

организация документооборота

Д23, М11, Н2, 044, П15, У14,

экспедиция

28

ведение делопроизводства

Д9, Д14, 01,06, 039, П6, Т5

канцелярия

29

статистическая отчетность

И19, К27, Н8, 048, У16, ЭЗ

информационный

центр

30

архивное хранение

Н9, 039, 046, С25,ХЗ, Я4

архив

Представленные в таблице задачи отражают как внутренние, так и внешние относительно объекта или субъекта виды практического администрирования деятельности менеджера. Они интегрируют и позиционируют выполнение профессиональных функций, объединяющих отдельные действия. Выделение цикла этих задач показательно, даже во многом является определяющим, поскольку раскрывает конкретный состав, содержание и последовательность администрирования практических шагов достижения поставленной цели. При этом апробация и адаптация их выделения, постановки и решения во многом определяются логикой, формирующейся циклом последовательности.

Данная логика обеспечивает конечную результативность решения каждой задачи, основанную на целенаправленности, содержании и преемственности соответствующих функций администрирования. Суть ее заключается в том, что результат решения каждой задачи содержательно востребуется, а значит, оценивается и корректируется использующими его составляющими цикла. На такой дискретно-последовательной основе наиболее эффективно проектируется, строится и применяется система промежуточного контроля исполнения и оперативного регулирования функционирования организации.

Проявления, применения и соответствующие им классификации функций администрирования в организации раскрывают общую палитру специализации участия менеджера в процессах и системах управления в целом. Но постановка и применение функционального администрирования не менее, а быть может, и более важны для персонала управления, в конкретных, частных случаях построения его взаимодействия как внутри, так и вне организации. Особенно важно эффективное решение этих задач на уровне разработки и реализации процедур регламентации, осуществления и оценки конкретного действия. Здесь объектная апробация и, что особенно важно, субъектная адаптация состава и содержания конкретных функций администрирования становятся определяющими (см. Приложение 10).

Именно на уровне исполнения практически завершается непосредственное разделение деятельности менеджера и его подчиненных на прикладные функции по тем или иным критериям с последующим построением из них целенаправленно организованного процесса. В качестве критериальной основы подобного разделения, с одной стороны, принимаются организационные, производственные, технологические и другие конкретизированные признаки, обеспечивающие наиболее полное и всестороннее представление состава, содержания и компоновки выполняемых действий. С другой стороны, она опирается на хорошо освоенную и традиционно применяемую палитру действий менеджера в организации, подробно детализируемую администрированием.

Успешное проведение детализации, детерминирования и классификации функций администрирования позволяет менеджменту приступить к их последовательной интеграции, агрегации и кооперации в рамках общего процесса управления. Принципиальной постановке и практическому разрешению возникающих в связи с этим задач администрирования посвящено содержание следующей главы настоящего учебника.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>