Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, не во всех организациях и предприятиях сохранности документов по личному составу уделяется должное внимание. Анализ, проводимый архивными службами Новосибирской области, показывает, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальные помещения для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, при этом ответственные за эту работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 — не назначены даже ответственные. В результате, в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, уже рассмотренных в предыдущих главах, хорошо знать законодательно-правовые акты о труде и постоянно руководствоваться ими.

Прежде всего это Трудовой кодекс Российской Федерации. Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъекта федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права. Кроме того, организация и сама создает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. К ним отнесены коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры. Чтобы правильно оформить кадровые документы, необходимо создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ЗАО, ООО и т.д.). К пакету нормативно-правовых документов надо добавить и инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

В последние годы при приеме на работу получил широкое распространение документ — резюме. Особенностью резюме является сообщение сведений об образовании, о трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

Например:

Резюме

20.03.2007

Ф.И.О. Васильев Григорий Иванович

Адрес: ул. Кирова, д.15, кв. 10, г. Новосибирск, 630102

Телефон: 17 12 10

Дата и место рождения: 8 апреля 1959 г., г. Новосибирск

Гражданство: Российская Федерация

Семейное положение: женат, имею сына

Образование: 1976—1981 —Новосибирский электротехнический институт по специальности электронные вычислительные машины с присвоением квалификации инженер-системотехник, 1966—1976 — средняя школа № 12 (г. Новосибирск), по окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации программист.

Опыт работы: с 1991 г. по настоящее время — директор центра информационных технологий фирмы «ЛОКЭС», с 1981 по 1991 г. — инженер НИИ приборостроения, с 1984 г. — начальник сектора, разрабатывал вычислительные комплексы, с 1979 по 1981 г. — старший техник в Новосибирском областном статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ)

Дополнительные сведения: Имею ряд публикаций в журналах «Начальное профессиональное образование», «Делопроизводство» Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем)

По требованию могу представить необходимые рекомендации

Личная подпись Г.И. Васильев

При поступлении на работу гражданин подает письменное заявление, в котором излагает просьбу о зачислении на предприятие, в организацию или учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является трудовой договор.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, куда подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление может выглядеть следующим образом:

ЗАЯВЛЕНИЕ

18.06.2007

Генеральному директору ЗАО «Витязь»

Н.И. Петрову

от Григорьева Сергея Николаевича,

(iвозможен еще адрес проживания)

Прошу принять меня с 20.06.2007 года на постоянную работу в планово-экономический отдел на должность старшего инженера.

Личная подпись С.Н. Григорьев

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае же отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). В ст. 65 Трудового кодекса РФ указаны документы, которые необходимо представить при приеме на работу (паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство, документ об образовании...).

В период трудовой деятельности работающий может составлять заявление о переводе на другую должность, которое оформляется следующим образом:

Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 или А5. В заявлении о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Заявление о предоставлении отпуска может составляться следующим образом:

Директору предприятия «Адрон»

Н.И. Крылову

ЗАЯВЛЕНИЕ

10.05.2007

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2007.

Начальник цеха Личная подпись П.С. Филимонов

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Вопрос о предоставлении очередного отпуска рассматривается с учетом графика отпусков. Образцы различных заявлений даны в прил. 6.6.

При положительном решении вопроса приема на работу с поступающими заключается трудовой договор (прил. 6.2.—6.4.) и издается приказ о приеме на работу. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу (на основании трудового договора), перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, наказаний к нарушителям дисциплины и т.п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении».

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Далее приказ оформляется таким образом. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую именно должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приведем пример оформления приказа:

ЗАО «Рябина»

ПРИКАЗ

12.04.2007 №36-к г. Новосибирск

О приеме на работу Григорьевой В.И.

ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономистом с 14.04.2007 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: договор.

Директор Личная подпись Н.И. Петров

Визы для должностных лиц

Виза ознакомления поступающего на работу

(проставляется на оборотной стороне приказа)

В прил. 6.7 даны образцы оформления приказов по личному составу.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, куда заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ.

Приведем пример заполнения трудовой книжки:

записи

Число, Сведения о приеме На основании месяц, год и перемещении какого документа

Новосибирское предприятие «Кристалл»

1.

05.04.2000 Принят переводом

Приказ от 04.04.2000

на должность бухгалтера

№ 53-р

2.

06.05.2007 Уволен по собственному

Приказ от 05.05.2007

желанию (ст. 80 ТК РФ)

№ 54-р

Начальник отдела кадров Личная подпись Н.И. Сидоров

Печать

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о должностных перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указывается причина увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Образец карточки по личному составу представлен в прил. 6.1. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки, выводимой на экран компьютера при заполнении.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью персонального компьютера.

Характеристика — это официальный документ, выданный администрацией учреждения, организации или предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдавшей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая — это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование работника.

Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, о продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, об уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношение к работе, повышение профессионального уровня, поведение в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Характеристика может быть необходимой как внутри предприятия (например, при аттестации), так и представляться во внешние организации.

Подписывает характеристику руководитель предприятия или структурных подразделений.

Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и образовании, дополнительные сведения, не нашедшие отражения в анкете.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись. Автобиография хранится в личном деле работника.

Трудовой договор — это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. В соответствии со ст. 16 Трудового кодекса между работником и работодателем заключается трудовой договор. Определение трудового договора дается в ст. 56.

Содержание договора определено Трудовым кодексом РФ подробно.

В договоре указываются Ф.И.О. работника и работодателя.

В условиях договора должно быть указано:

  • • место работы (с названием структурного подразделения);
  • • дата начала работы;
  • • наименование должности, специальность, профессия с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
  • • права и обязанности работника;
  • • права и обязанности работодателя;
  • • характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
  • • режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
  • • условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
  • • виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Представленные в прил. 6.2—6.5 образцы трудовых договоров — примерные, имеющие не нормативный, а рекомендательный характер. Их следует рассматривать в качестве практического пособия, которое поможет при разработке трудовых договоров в конкретных организациях.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: номер дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать включать документы в дело в следующей последовательности:

  • • внутренняя опись документов дела;
  • • дополнение к личному листку (анкете);
  • • заявление о приеме на работу;
  • • личный листок (анкета) с фотокарточкой;
  • • трудовой договор;
  • • приказ о приеме на работу (копия);
  • • документы об образовании (копия);
  • • характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетнобиографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Если изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к личному листку (анкете), где делаются ссылки на соответствующие номера и даты приказов, то копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела считается дата заявления о приеме на работу, а конечной — дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

  • — вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;
  • — приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело являются:

о служебном положении — приказ руководителя организации о переводе;

об образовании — документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

об изменении фамилии, имени, отчества — приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке № Т-2 (Т-2ГС) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело, и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или межведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются строго в алфавитном порядке фамилий и отделяются друг от друга листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К такому объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий и указанием имен, отчеств, соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся строго в алфавитном порядке фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: «Невостребованные трудовые книжки — ... шт». При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы учета:

  • • приказов о приеме, переводе, увольнении;
  • • приказов о командировании;
  • • трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • • личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В.С. Черномырдиным подписано распоряжением об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: «В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

  • 1. Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими органи- за-циями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...
  • 2. Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения».

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и других образований обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и по обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

Хранение документов. Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело включаются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков, взысканиях, дежурствах. Приказы о кратковременных внутрироссийских командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказов. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 5 лет.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию (до увольнения работника); они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри — в алфавитном порядке фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго в алфавитном порядке фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

ЗАДАНИЯ

  • 1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.
  • 2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое место жительства.
  • 3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
  • 4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского государственного технического университета.
  • 5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие «Россвязьинформ».
  • 6. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
  • 7. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.
  • 8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.
  • 9. Составьте проект трудового договора при приеме Вас на работу менеджером в ЗАО «Делита». Все реквизиты укажите самостоятельно.
  • 10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.
  • 11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

ПРИЛОЖЕНИЯ 6.1-6.3, 6.5, 6.6

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>