Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

АКТЫ

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие*. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема введенных в эксплуатацию объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от их разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях[1] (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить, насколько оперативно рассматриваются в этой конкретной организации жалобы, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия[1], актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел[3] и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание». После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2007 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии.

Например: Составлен: Председатель

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. _

Должность, фамилия, инициалы

2. 3.

Присутствовали: 1. _

Должность, фамилия, инициалы

2.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна).

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

  • 1- й экз. направлен в Минэкономики России;
  • 2- й экз. направлен в МПС России;
  • 3- й экз. — в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Например:

Председатель комиссии Личная подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии Личная подпись В.Н. Кирилов

Личная подпись И.Н. Потапов

Личная подпись Н.Н. Ламшина

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел учреждения — его руководителем . Утверждение оформляется грифом в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003.

Приведем пример оформления акта:

УТВЕРЖДАЮ

Комитет по культуре администрации Энской области

Председатель комитета Личная подпись Н.И. Петров Дата

АКТ

18.05.2007 № 12 г. Энск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2004 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

  • 2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
  • 3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.
  • 4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2007 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Энским областным архивом. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2 экземплярах:

  • 1-й — в дело № 1-23;
  • 2-й — в областной архив.

Председатель комиссии Личная подпись Г.В. Сидоров Члены комиссии Личная подпись Н.И. Григорьева

Личная подпись Г.Г. Михайлова Личная подпись С.И. Мышкина Личная подпись М.В. Прокудина

  • [1] См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации...—С. 66, 71—73.
  • [2] См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации...—С. 66, 71—73.
  • [3] См.: Основные правила работы государственных архивов СССР. — М., 1984.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>