Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй — излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Общий отдел Докладная записка 10.05.2007 №36 г. Новосибирск

Генеральному директору

объединения

Н.К. Иванову

О замене рабочих столов

Довожу до Вашего сведения, что канцелярия в настоящее время имеет рабочие столы, имеющие износ 80 %.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых рабочих столов.

Зав. канцелярией Личная подпись Г.Н. Колбина Пример оформления внешней докладной записки:

Энское областное управление образования Октябрьский отдел образования

Генеральному директору Завода точного машиностроения И.И. Петрову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2007 №15

г. Энск

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2004 г., мною 13 мая текущего года был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Начальник районого отдела образования

Личная подпись

Н.И. Пирогова

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

Объяснительная записка 10.04.2007 №34

Директору центра «Кадры»

Н.И. Иванову

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

9 апреля 2007 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель Личная подпись Г.И. Григорьева

Наименование организации Производственный отдел

Генеральному директору

объединения

А.А. Зуеву

Объяснительная записка 12.07.2007 №46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2007 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Личная подпись Ю.П. Елкин

шахта «Анжерская»

Начальнику шахты К.Е. Матвееву

Объяснительная записка

24.01.2007 №87

О нарушении производственной дисциплины

11 января 2007 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Егоров С.К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.

Горный мастер Личная подпись П.Г. Потапов

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>