Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА

Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самый распространенный язык международного общения — английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Основная часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standartization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.) Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

  • 1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);
  • 2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
  • 3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в российской переписке необходимо оформить 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (см. таблицу).

Стандарты оформления писем

Реквизиты писем в России

Реквизиты международных писем

  • 1. Государственный герб РФ или герб субъекта РФ
  • 2. Код организации
  • 3. ОГРН
  • 4. ИНН/КПП
  • 5. Наименование организации
  • 6. Справочные данные об организации
  • 7. Дата документа
  • 8. Регистрационный номер документа
  • 1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и т.д.
  • 2. Ссылка на индексы отправителя
  • 3. Дата письма
  • 4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес)

Реквизиты писем в России

Реквизиты международных писем

9. Ссылка на регистрационный

5. Указание на конкретное лицо

номер и дату документа

«К сведению»

10. Адресат

6. Вступительное обращение

11. Заголовок к тексту

7. Заголовок к тексту

12. Текст документа

8. Основной текст письма

13. Отметка о наличии

9. Заключительная формула

приложения

вежливости

14. Подпись

10. Подпись

15. Отметка об исполнителе

11. Указание на приложение

16. Идентификатор электронной

12. Указание на рассылку копий

копии документа

данного письма

17. Резолюция

18. Отметка о контроле

19. Отметка о поступлении

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм; верхнее — 10, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата A5L — 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть 20 мм, нижнее — 20, правое — 10, верхнее — 20 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм; исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область международных писем включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (adress field). Размещение этих полей показано на рисунке.

Поле сведений об отправителе

Поле ссылок

Поле адреса

Поле сведений об отправителе Поле ссылок

_Поле адреса_

Размещение полей (зон) на бланке международного письма

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номера телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>