МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА

Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самый распространенный язык международного общения — английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Основная часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standartization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.) Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

• 1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);
• 2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
• 3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в российской переписке необходимо оформить 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (см. таблицу).

Стандарты оформления писем

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм; верхнее — 10, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата A5L — 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть 20 мм, нижнее — 20, правое — 10, верхнее — 20 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм; исходный горизонтальный шаг письма — 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область международных писем включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (adress field). Размещение этих полей показано на рисунке.

Поле сведений об отправителе Поле ссылок

_Поле адреса_

Размещение полей (зон) на бланке международного письма

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости — подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номера телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.