НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ

Нормативное регулирование

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558, подготовленного в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.

Указанный перечень состоит из 12 разделов:

  • • раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
  • • разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
  • • раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
  • • раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
  • • раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
  • • раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
  • • раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
  • • раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
  • • раздел 11 содержит документы, отражающие социально- бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
  • • раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Перечень имеет 4 графы.

В графе 1 Перечня указаны номера статей, которым присвоена единая сквозная нумерация.

В графе 2 приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого его вида. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин “документы”, а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

В графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

На практике номенклатура дел рассматривается как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т. е. итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документального обслуживания управления; сохранность документов.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Необходимо иметь в виду, что для акционерных обществ утверждены свои сроки хранения документации, которые определены в Положении, утвержденном постановлением ФК ЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс (приложение 4).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >