Полная версия

Главная arrow Журналистика arrow Коммуникология: основы теории коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Пространство офиса и эффективность коммуникаций

Пространство офиса включает основную и вспомогательную площади. Сколько же нужно пространства (площадь, умноженная на высоту) на каждого человека, чтобы работники не ощущали тесноты, а при необходимости могли уединиться для общения в свободное время с другом или с клиентом для обсуждения служебных вопросов. В европейских странах площадь арендуется из расчета не менее 8-10 м2 на человека. Эта площадь будет более или менее устраивать работников, если руководителей с большими кабинетами немного, а вспомогательные помещения не оборудованы только для них. Иначе фактическая площадь на одного человека существенно уменьшится, что приведет к неудобству в работе, сужению коммуникативных действий в офисе, а значит, и уменьшению эффективности работы. В Великобритании ныне средний показатель обычной компании составляет 15 м2 на человека, в скандинавских странах — 30 м2.

На нормы офисной площади существенное влияние оказывают национальные особенности темперамента, стиля поведения. Например, если в одном помещении разместить пять сотрудников холерического темперамента или столько же флегматиков, то непременно эффект тесноты будет ощущаться работниками по- разному. В то же время каждая фирма вынуждена находить свою золотую середину, поскольку не каждая из них в состоянии нести повышенные расходы на аренду и содержание помещений.

На эффективность использования пространства влияют несколько факторов: правильный выбор мебели и ее оптимальное размещение, а также планирование пространства для осуществления коммуникаций между рабочими местами. В одном и том же помещении разное место расположения стола определяет значительные различия в удобстве и статусности места в иерархической структуре. Например, руководитель сектора, не имеющий своего собственного кабинета, размещается в дальнем левом углу (на этом рабочем месте естественный свет будет падать слева).

Для расчета общей площади и последующего ее распределения во многих странах применяют пространственные стандарты, учитывающие специфику профессий и статусное положение работников. Совсем недавно в Великобритании использовались 22 стандарта (11 основных и столько же вспомогательных). Самый высокий стандарт регламентировал площадь 50 квадратных метров на человека, а самый низкий — 4. В последние годы намечается тенденция к уменьшению разницы между наибольшим и наименьшим пространственным стандартом. Некоторые сотрудники при такой градации стандартов стремились занять более высокую ступень, рассчитывая получить более удобное расположение стола или собственный кабинет. С учетом стремлений большинства работников иметь свой “собственный угол” в Стокгольме многие фирмы размещают каждого работника в офисе площадью 11 м2. Однако не все организации могут следовать этому примеру, поэтому им приходится довольствоваться более скромным размещением своих сотрудников.

Для осуществления незначительных перестановок некоторые фирмы имеют резервные столы, которые в текущей деятельности используются для переговоров работников между собой, когда они сопровождаются рассмотрением чертежей, планов, проектов и прочего, а личные рабочие места загружены текущей документацией. Кроме того, такие столы, размещенные вдали от рабочих мест, позволяют “отсесть” работнику временно за него для работы с посетителем, не мешая другим сотрудникам.

Градация рабочих мест на большое число статусных уровней усложняет проблемы перераспределения мест при “продвижках”, связанных с увольнением кого-либо или появлением в штатном расписании новых должностей, которые занимают свои работники. Это привело к уменьшению числа стандартов размещения до 4-8 ступеней, что значительно упростило перераспределение мест и сделало офисы более гибкими. Такое изменение стандартов размещения стало наиболее удобным для фирм, в которых происходит достаточно часто смена рабочих мест не только по причине увольнения кого-либо, но и за счет внутренних реорганизаций, в соответствии с изменением технологии производственного процесса.

Исследования преуспевающих компаний показали, что все они имели небольшое количество стандартов пространства (не более 7~8). Стандарты пространства и градация статусов в организации -— взаимоувязанные величины. В устойчиво развивающихся средних фирмах всего от трех до пяти иерархических уровней статуса.

Особое внимание следует обратить на оформление офиса. Прежде всего нужно помнить о финансовых возможностях фирмы и ее профиле. Главное условие успешного функционирования любого типа офисов — возможность обеспечения реализации функциональных требований, чистота и аккуратность. Для реализации этих условий каждый работник должен иметь свое рабочее место (это вовсе не означает, что у каждого работника должен быть свой рабочий стол).

Мебель офиса, с одной стороны, должна быть уютной, одного стиля, но в то же время должна характеризовать статус помещения, организационную культуру.

Имидж офиса. Успех дела уже наполовину обеспечен, если офис производит благоприятное впечатление. Согласно древнему китайскому учению шу-ай (вода и ветер), руководитель фирмы должен размещаться в офисе лицом к входной двери, чуть наискосок от входа, что предполагает возможность находить выход даже из казалось бы безвыходной ситуации. Если кому-то в офисе все же придется сидеть спиной к входной двери, то можно повесить на стену зеркало так, дабы можно было видеть входящих в помещение. Основа китайской философии офиса заключается в том, чтобы “знать все входы и выходы”. Она дополняется и верой в то, что все окружающие предметы, вещи и положение человека среди них воздействуют на его дела. Той же философией руководствуются люди, дополняющие интерьер офиса зелеными растениями, аквариумами, зеркалами, часами.

В наибольшей мере на имидж офиса оказывает влияние его секретарь. Будучи ключевой фигурой офиса, даже в большей степени чем руководитель фирмы, он создает первое впечатление о ней. В деловой же коммуникации его роль тоже чрезвычайно высока: грамотное оформление документов, своевременная их отсылка, напоминание о предстоящих деловых встречах, грамотное и тактичное обращение с посетителями. Секретарь одновременно является и основным носителем информации.

Имидж фирмы во многом зависит от характера и уровня связей с общественностью. Генеральный секретарь Международной ассоциации связей с общественностью (ИПРА) Сэм Блэк в определение “паблик рилейшнз” вкладывает умение достигать гармонии посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности. Связи с общественностью любой фирмы могут рассматриваться как искусство и наука создания делового имиджа. Необходимость формирования имиджа фирмы и ее офиса сегодня ни у кого не вызывает сомнений. Споры идут вокруг того, как это сделать.

Понятие “имидж фирмы” тесно связано с понятием “имидж офиса”. Представление об офисе переносится на имидж фирмы, а образ фирмы, в свою очередь, завершает представление о ее офисе (офисах). Понятие “имидж офиса” включает также и систему отношений между ее работниками, сотрудниками и клиентами, фирменный стиль одежды, эргономику и дизайн помещений. Все эти характеристики офиса фирмы формируют среди деловых партнеров представления о надежности, солидности фирмы, готовности ее сотрудников идти навстречу пожеланиям клиентов.

Обустройство офиса техническими средствами должно осуществляться с учетом требований эргономики. Эргономика, эргономия (от греч. ebgon — работа и nomos — закон) — наука, изучающая поведение человека, движение органов его тела во время выполнения работы с целью создания условий на рабочем месте, обеспечивающих удобство и комфорт, повышающих производительность, снижающих затраты энергии[1]. Дизайн (от англ.

design — замысел, проект, чертеж, рисунок) — художественное проектирование промышленных изделий, предметной сферы.

Художественное решение в оформлении офиса не всегда бывает удачным. Виной этому является безвкусица владельцев офиса, недооценка правил организации труда, нехватка средств и пр. В конечном счете страдает имидж офиса и, соответственно, фирмы. Несомненно, неряшливый вид офиса негативно влияет на репутацию фирмы. “В то же время эстетически оформленные интерьеры, оборудование, удобное для служащих и клиентов, создают благоприятное для общения и работы условия. Заметим, что “теплые” натуральные материалы (темное дерево, текстиль, настенные и напольные ковры) способствуют атмосфере уюта, защищенности. Твердый камень (мрамор, открытый бетон), стеклянные двери с металлической решетчатой отделкой, высокие потолки и окна формируют ощущение значимости, важности, самоутверждения. Созданию подобного образа способствуют и большие прямоугольные помещения. Использование в оформлении помещений стекла, зеркал, пластика, а также блестящего металла типа хрома или серебра свидетельствует о независимости, открытости, готовности к переменам. Окна без переплетов от стены до стены, выходящие в незастроенное пространство, усиливают подобное ощущение. Длинные помещения, залы с колоннами, крытые галереи, коридоры и анфилады (ряд примыкающих друг к другу помещений, дверные проемы которых расположены по одной оси — Ф.Ш.) комнат ассоциируются с образами активности, отсутствия статичности”[2].

  • [1] См.: Современный экономический словарь. — М.: Инфра-М, 2000. —С. 469.
  • [2] Уткин Э.Я., Баяндаев В.В., Баяндаева М.Л. Управление связямис общественностью. PR. — М.: ТЕИС, 2001. — С. 195.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>