Полная версия

Главная arrow Журналистика arrow Коммуникология: основы теории коммуникации

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Рентабельность и комфортность офиса как условие эффективной коммуникации

“Менеджмент нацелен на влияние, на поведение, помещение также влияет на поведение. Попытка выжать выгоду из дорогих и неэффективных капитальных вложений едва ли будет оправданна”[1].

Ныне ни у кого не вызывает сомнения, что самые выгодные вложения сегодня — это вложения в интеллектуальный потенциал. Тем не менее невозможно не вкладывать средства в строительство, реконструкцию офисных сооружений и оборудования. Здание, интерьер офиса, расцветка мебели и занавесок, размещение столов и шкафов, высота спинок кресел и сидений диванов, вид искусственных или натуральных цветов, картин и многое другое влияют на качество коммуникативных связей в офисе и принятие решений.

Капитальные вложения в офисы занимают второе место после расходов на заработную плату. Если в среднем содержание каждого работника обходится в 40-50 тысяч в год, то на содержание офиса тратится в среднем 10-20% от всего оборота компании в год. Например, английские фирмы-производители наибольшие затраты несут на приобретение, установку и амортизацию оборудования. Следующую по величине статью расходов у них составляют расходы на мебель, далее по убывающей следуют расходы на управленческую, операциональную деятельность; страховые взносы; налоги; арендную плату.

Можно ли как-то уменьшить расходы на здание? Можно ли уменьшить число используемых помещений? Прежде чем дать ответ на эти вопросы, необходимо разобраться со структурой и компонентами зданий и сооружений. Любое здание или сооружение имеет общую часть, включающую в себя стены, колонны, перекрытия, лестницы (лифты), туалеты. Для осуществления межличностных коммуникаций и перехода из одного помещения в другое необходима соответствующая идее коммуникации сеть коридоров. Кроме того, необходимость построения такой сети предписывается и пожарниками. Так или иначе определенная часть помещений несет конструкционную нагрузку и, по сути, не используется. Часть из них удается приспособить под подсобные помещения.

Наибольшую коммуникативную нагрузку несут так называемые территории поддержки совместной работы, отдыха и развлечений (рекреации). Конференц-залы, комнаты для переговоров, отдыха, занятия физической культурой, библиотеки, кафе должны быть оборудованы с учетом возможностей как целевого общения, так и во время работы и рекреации.

Рабочая площадь здания планируется для конкретного типа организации, размещенной в нем. Любая организация заинтересована повысить эффективность использования помещений. Рентабельность всего здания определяется и дизайном (его стоимостью), и числом этажей (стоимость единицы площади зависит от этажности здания), и формой здания (неэффективные формы, сложная архитектура приводят к удорожанию здания), и расположением, и размером центральной части, и естественной освещенностью помещений (помещения без окон), и пропорциональностью помещений (неэкономные формы увеличивают неиспользуемую часть площади), и степенью оснащенности вентиляционными, звукоулавливающими системами (чем выше степень звуковой защиты и вентилируемости помещений, тем выше стоимость).

Проектировщику здания приходится исходить из стоимости единицы площади и одновременно необходимости получить количество площадей не ниже ожидаемого. При этом нельзя обойти пожарные, санитарные, экологические и другие нормы. Бурное развитие коммуникационных технологий и сетей требует закладывать в конструкции зданий и помещений возможность их переустройства с целью подключения к новым сетям коммуникаций.

Некоторые из фирм в целях экономии идут на чрезвычайное уплотнение размещения столов и другой офисной мебели. В то же время такой подход чреват возможностью получения обратного эффекта — количество не перейдет в качество.

Одним из способов замера эффективности используемых помещений является определение соотношения общей площади к площади, используемой под основное производство. В рассматриваемом нами примере размещения PR-компании рабочей площадью являются помещения для размещения персонала и коммуникационного оборудования, выставочные, лекционные и конференц-залы, комнаты для переговоров и проведения пресс- конференций. Соотношение рабочей площади (РП) к общей площади (ОП) назовем интенсивностью обращения (ИО):

Нормы ИО варьируются в зависимости от типа организаций. Для непроизводственных организаций ИО = 0,8ч-0,85. Повышение ИО на 5% офисного пространства в 1000 кв. м дает дополнительных 50 кв. м рабочей площади, на которой можно разместить дополнительно 6-8 человек. Многие богатые фирмы для повышения своего престижа включают дополнительные архитектурные и функциональные излишества (красиво жить не запретишь!), но это относится скорее к исключению, чем к правилу. В этом случае ИО, как правило, ниже 0,7.

Роскошь и офисные излишества могут помешать имиджу менеджера или даже стоить ему работы. Так, к примеру, поплатился за излишества своей должностью директор филиала Банка реконструкции и развития в Лондоне. Его кабинет был роскошно оборудован душем, кухней и т. п. После обнародования этого факта директор филиала уже не смог наслаждаться всеми прелестями своего офиса и кабинета.

Представление о фирме и имидж офиса начинают формироваться уже в комнате для гостей, в холлах. Здесь же посетитель вступает во взаимодействие с отдельными работниками фирмы. От коммуникативности этих помещений зависит часть успеха предстоящих переговоров. Помещение, где ждут посетители, должно быть достаточно большим, уютным, чистым, хорошо освещенным, иметь достаточное количество стульев и кресел, проход к туалетам. Желательно также, чтобы здесь были газеты и журналы, телефон для связи. Очная коммуникация посетителей с представителями фирмы начинается с того момента, когда они переступят порог фирмы. Условия для успешной коммуникации с представителями фирмы должны быть созданы и в рабочих помещениях, где размещается персонал.

В то же время чрезмерная роскошность и чопорность помещений будет раздражать представителей достаточно скромных фирм, а акционеры, не являющиеся сотрудниками фирмы, могут подумать, что их деньги тратятся не по назначению. Большинство фирм при строительстве или аренде помещений для офиса ориентируются на их деловой стиль, а для выяснения пожеланий персонала по оборудованию и оформлению помещений проводят письменные или устные опросы.

Коммуникативные возможности помещений. Множество факторов, касающихся конструкции, расположения, оформления офиса, формируют общее впечатление о фирме. Мимо придирчивого взгляда посетителя не пройдет цветовая гамма- ность помещений и мебели, размер и пропорции отведенных для различных целей комнат, их функциональность. Его может заинтересовать и то, как оборудованы помещения для отдыха персонала, опрятность помещений и находящихся в них людей и многое другое. Но деловых людей прежде всего заинтересует качество и количество функционирующих информационнокоммуникационных технологий. А следовательно, и то, благоприятствуют ли помещения и оборудованные места общению персонала между собой, с клиентами и партнерами в очной и заочной форме, посредством технических средств коммуникации.

Если фирма рассчитывает на доброжелательное взаимодействие персонала между собой и со своими клиентами, то она не должна выбирать (строить) здания с длинными темными коридорами, изолированными помещениями с малым количеством небольших окон. Важно учесть также необходимость и возможность переходить с этажа на этаж, из одной комнаты в другую. Улучшению таких пермещений, несомненно, способствуют различные указатели в виде символических знаков (см. рис. 6).

Указатели и другие знаки, устанавливаемые в коридорах и лестничных переходах офиса

Рис. 6. Указатели и другие знаки, устанавливаемые в коридорах и лестничных переходах офиса

Возможность очных коммуникаций между работниками увеличивается при уменьшении числа дверей в помещениях и коридорах, при наличии лестниц и переходов, имеющих открытую планировку. Нужно устанавливать стеклянные перегородки там, где необходимо видеть наличие или отсутствие персонала. Кроме того, увеличивает коммуникативность офиса наличие в нем мест, где сотрудники могут уютно уединиться за чаем, не боясь подслушивания их разговоров. Одним словом, должно быть минимальное количество визуальных и механических барьеров. Чем их будет больше, тем больше появится барьеров в межличностных коммуникациях.

Коридоры и лестничные переходы, являющиеся коммуникативным элементом здания, не должны людей, посещающих офис, заводить в тупики. Преимущество необходимо отдавать закольцованным коридорам. Желательно, чтобы в коридорах не было поворотов под прямым углом.

Не каждая фирма может позволить себе приобрести, построить или даже взять в аренду здание или помещения, полностью удовлетворяющие одновременно всем требованиям безопасности, дизайна и коммуникативности. Во многих случаях приходится в чем-то ограничивать свои требования к офисным помещениям. Однако ни в коем случае нельзя экономить на безопасности и коммуникативности зданий и помещений. Если требования безопасности приходится соблюдать по требованиям надзорных организаций (архстройнадзор, санэпидемстанция, пожарная инспекция, подразделения МЧС и др.), то требования обеспечения надлежащей коммуникативности многие организации не соблюдают, не столько по причине нехватки средств, сколько от незнания научных основ теории коммуникации и неумения применять их на практике.

Отсутствие коммуникативных свойств у помещений не только снижает эффективность работы персонала, но и ограничивает число внешних клиентов, что непременно сказывается на финансовых результатах фирмы. Неуютно бывает посетителям в служебном помещении, если оно насквозь просматривается. Если даже сплошные стеклянные стены тонированы и не дают возможность с улицы видеть происходящее, это каждому посетителю невозможно объяснить. Ему все равно будет казаться, что его видят. Поэтому в комнатах для приема посетителей окна должны быть расположены на расстоянии 10-15 метров друг от друга и зашторены. Это создает у посетителей ощущение защищенности и располагает к откровенной беседе.

Нужно правильно использовать и этажность зданий. Если фирма расположена в многоэтажных зданиях, то для посетителей нужно оборудовать помещения на первом этаже. Все службы, работающие с посетителями, должны располагаться здесь же (бухгалтерия, выдача готовой продукции, отдел снабжения, заместители директора, чьи подписи должен обязательно получить потребитель продукции предприятия, и пр.).

Часто помещения, которые берут в аренду для офиса, не отвечают отмеченным требованиям. Для уютного размещения служб и одновременно для удовлетворения функциональным требованиям требуется строительство специальных зданий и помещений. Прежде всего помещения должны предоставлять возможность функционального взаимодействия между членами организации: оптимальные проходы и переходы, помещения для обеспечения внепроизводственных коммуникаций (помещения для отдыха, питания, бесед), помещения для публичных служебных коммуникаций (комнаты для посетителей, заседаний, совещаний, собраний и т. п.).

Выполнение коммуникативных требований. Однако как выйти из положения, если помещения не удовлетворяют коммуникативным требованиям? Во-первых, нужно хорошо освоить методы подгонки производственных зданий и помещений. Здесь и далее под понятием “производство” подразумевается любой вид производства, включая духовное, культурное или даже производство офисное, продуктом которого в основном являются различного рода коммуникации. Чаще всего в офисе производится публичная офисная внутренняя коммуникация — взаимодействие между членами организации внутри помещений без технических средств коммуникации с глазу на глаз. Публичная внешняя офисная коммуникация осуществляется в помещениях фирмы между членами организации и другими людьми, чаще всего с клиентами. Внутренние и внешние технические коммуникации осуществляются с помощью телефонной, телеграфной и факсимильной связи, простой и электронной почты, интерактивной двухсторонней компьютерной связи и телесвязи.

Внутренняя подгонка помещений должна производиться, прежде всего, с учетом обеспечения оптимальных публичных и технических коммуникаций. Размещение технических средств коммуникации должно осуществляться с учетом удобства для пользователей. Очень часто в офисах небольших фирм можно увидеть сверхсовременные средства коммуникации у руководителя, а посредственные — у подчиненных. Хотя сам руководитель лично ими пользуется очень редко или совсем не пользуется. Автору этих строк в свое время в бытность работы министром в одном из регионов страны приходилось многократно объяснять посетителям, почему он в кабинете поставил компьютер не последней модификации, а передал самый мощный компьютер, факс, сканер в соответствующие службы, которые в них больше нуждались.

Подгонка помещений в целях улучшения комфортности может быть осуществлена с помощью временных перегородок, правильного размещения столов, цветовой гаммы стен и мебели, рационального освещения.

Весь отмеченный комплекс жизнеобеспечения больших офисных зданий (силовое электроснабжение с установкой источников бесперебойного питания и система освещения, система контроля за климатом, водоснабжение), безопасности (охранная и пожарная сигнализация, контроль доступа и видеонаблюдение и др.), электронные информационно-коммуникационные системы (телефонная сеть, телевидение, включая кабельное, интерком, электронная почта и др.) может эффективно управляться компьютерной системой. Например, система управления “интеллектуальным зданием IBM (Site Services and Intelligent Buildings) кроме названных функций управляет инженерными системами зданий, обеспечивает экономию потребляемой энергии, ресурсов, операционных затрат, повышает комфортность и безопасность людей, оптимизирует производственные процессы, обеспечивает безопасность оборудования и имущества, надежную охрану в ситуациях угрозы жизни. Эта система обеспечена функциями ввода-вывода, позволяющими осуществлять санкционированный доступ к информации о системах и событиях в здании в любой момент, в удобной и понятной форме.

  • [1] John A. Seiler, 'Architecture at Work', Harvard Business review. —1984. Sept.-Oct. P. 120.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>