Полная версия

Главная arrow Информатика arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Общая классификация СЭД

Концепция ЕСМ

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция «управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management — ЕСМ)». Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации АПМ International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

Концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ЕСМ-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес- функций.

Суть данного инфраструктурного подхода состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ЕСМ- инфраструктуры является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ЕСМ-инфраструктуре интегрируется множество специализированных депозитариев данных включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ЕСМ-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных, позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию. Тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ- инфраструктуры реализуются сервисы управления корпоративным содержимым: персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей.

Концепция EDSM

Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым. EDMS- системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах: изображений, CAD-файлов, электронных таблиц, с возможностью их группировки в папки. Разработчики EDMS-систем сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Webсодержимого. Следует отметить, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами.

Концепция EDM

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.

Концепция CMS

Системы управления содержимым (Content Management Systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web- презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.).

Концепция workflow

Системы управления потоками работ (Workflow Management Systems) типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа или определения путей маршрутизации файлов в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM- системы).

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса [41]. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

  • - производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
  • - стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

  • - появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
  • - значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
  • - повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
  • - повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
  • - улучшение контроля за исполнением документов.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>