Полная версия

Главная arrow Информатика arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

.Основные понятия и составляющие электронного документа

Первая дискуссия об отношении к электронным документам, создаваемым средствами вычислительной техники, состоялась на 5-м Международном конгрессе архивистов (1964 г.). На 7-м Международном конгрессе (1972 г.) обсуждались проблемы их отбора на государственное хранение и возможность создания архивов машиночитаемых документов [31].

В СССР термин «машиночитаемые документы» появился в 1970-е годы, с развертыванием работы по внедрению автоматизированных систем управления в народное хозяйство. В этот период времени появляются работы Г.Г. Воробьева [17], И.И. Даниленко и В.В. Цаплина [21,22], А.Н. Соковой [34], А.Ю. Чуковенкова [39] и других, в которых формулируется методология работы с машиночитаемыми документами. Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4- 84 [6] закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях и внес упорядоченность в процесс их создания. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» [10]. ГОСТ 6.10.1-88 [7] содержит четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Все эти определения отмечают в основном техническую сторону вопроса: отличительная особенность данных типов документов заключается лишь в том, что они должны быть или пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.

С радикальным изменением возможностей компьютеров, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на «безбумажное» делопроизводство. В современных организациях совершается обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями. Происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов.

На сегодняшний момент определений электронного документа достаточно, но хотя формальное определение электронного документа и наличествует, но сущность его в документоведении не раскрыта, а это значительно осложняет нормативное закрепление правил его использования. В итоге, в случае необходимости использования таких документов в каждом конкретном случае даются определения, относящиеся именно к этому случаю. Так, общее словарное определение документа - «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе и в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве [14]. От понятия «электронный документ» дается отсылка к «машиночитаемому документу», определяемому как «документ, текст которого может быть считан читающим устройством ЭВМ с распознаванием знаков алфавита».

Либо встречается, что «электронный документ - совокупность данных в памяти вычислительной машины, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств» [18] (там же под машиночитаемым документом понимается «документ, пригодный для автоматического считывания информации»). Однако предназначенность электронного документа для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств требует конкретизации.

Собственно электронный документ принадлежит к классу документов, определяемых по способу фиксации или воспроизведения информации. Воспроизведение информации отдельных видов документов, в частности, грам- или видеозаписей, также осуществляется только с помощью определенных аппаратных средств. Кроме того, каждый документ в памяти ЭВМ - это совокупность данных, но не каждая совокупность данных - это документ [27].

Встречается мнение, что электронный документ - это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск» [25].

Согласно современному законодательству, электронный документ - это форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе [4]. Либо это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [2] .

Вследствие множества преимуществ электронного документа происходит значительное увеличение объема информации проходящих по электронным каналам. Большое преимущество в том, что электронные документы по сравнению с бумажными обладают низкой стоимостью и временем передачи из одного места в другое. Также преимущества в более низкой стоимости и времени тиражирования способствуют увеличению их применения в организациях, а низкая стоимость архивного хранения и преимущества в контекстном поиске заставляют совершенствовать возможности защиты документов. Упрощение подготовки в сочетании с широкими возможностями одни из главных преимуществ электронных документов, они ведут к принципиально новым возможностям их представления.

Все современные электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные - это произвольные и служебные - это официальные. Неформализованный электронный документ представляет из- себя сообщение, записку, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Существенными признаками электронного документа являются содержащаяся информация и форма представления на техническом электронном носителе.

По информации, которая может составлять содержание электронного документа, она не отличается от информации, которая может составлять содержание иных видов документов. Однако для установления различия между электронными документами и иными документами необходимо в содержании понятия указать на специфическую форму существования такой информации в качестве записи на материальном носителе. Именно форма электронного документа и является его главным отличительным признаком по сравнению с другими видами документов.

Содержащаяся информация в электронной форме проявляется в технических элементах и свойствах носителя информации. Она создается посредством использования электронно-технических средств фиксации, обработки и передачи информации, с помощью которых закрепляются сведения в документах, имеющих не письменную, а «электронную» форму. Вместо письменных знаков и вспомогательных пишущих средств физическими носителями информации служат электромагнитные поля и технические средства.

Файл как основная форма электронного цифрового документа фактически является своего рода его «электронной бумагой». При этом материальность записи файла и его документированной информации как объективной формы остается необходимым и обязательным условием существования файла. Это позволяет файлу как форме представления электронного документа, с одной стороны, в полной мере отвечать признакам, определяющим документ как материальный объект, а с другой стороны, обладать нематериальными свойствами, что делает возможной передачу по каналам связи электронных документов и юридически обосновать нематериальное перемещение и тождественность принятых электронных документов их отправленным аналогам.

Необходимо уточнить, что особенностью электронного документа является то, что все стадии своего жизненного цикла он «проживает» в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы создаются, передаются во времени и пространстве, хранятся или уничтожаются только в электронно-цифровом виде.

Второй особенностью электронного документа является том, что он может создаваться на основе документа на бумажном носителе, либо на основе другого электронного документа, либо порождаться в процессе информационного взаимодействия субъектов без каких-либо прообразов.

Третьей особенностью, электронных цифровых документов является то, что при копировании файлов каждая последующая копия равноценна и равнозначна первой копии созданного файла и физическое местонахождение записи файла на материальном носителе не имеет существенного значения, т.е. понятия «оригинал электронного цифрового документа» и его «электронная копия» не имеют того смысла, который присущ традиционным бумажным документам.

Для определения достоверности информации, составляющей содержание электронного цифрового документа, большое значение имеет наличие возможности ее идентификации и аутентификации. Под аутентификацией электронного документа обычно понимают возможность проверки целостности и неизменности содержания электронного документа. Под идентификацией электронного документа, в свою очередь, понимают возможность установления того, что он действительно получен от лица, которое, например, обозначено в нем в качестве отправителя.

Здесь большое значение имеет обеспечение надежной защиты информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, от ее преднамеренного искажения, утечки, подделки и других неправомерных действий. Незащищенная от искажений, а значит, недостоверная информация, содержащаяся в электронных документа, в действительности должна лишать эти документы юридической силы даже при наличии в них всех формальных реквизитов.

При работе с электронными документами также следует иметь в виду, что есть некоторые виды документов (кадровые документы, счета-фактуры и др.), существование которых пока допускается и в бумажном виде.

Для определения достоверности содержащейся в электронном цифровом документе информации важное значение имеет наличие в документе определенных, установленных соответствующими правилами, реквизитов. Именно правильное оформление документа и подписание его уполномоченным лицом предопределяет юридическую силу электронного документа. При этом особое предпочтение среди прочих реквизитов документа издавна отдавалось подписи.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>