Полная версия

Главная arrow Информатика arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Этапы определения состава конфиденциальных документов

Состав конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций компании, характера его деятельности, взаимосвязей с другими организациями, порядка разрешения вопросов. В свою очередь, этот состав влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документов.

Особенностями конфиденциального документоведения являются:

  • - жесткое регламентирование состава издаваемых документов. Конфиденциальные документы должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих, производственных и иных действий;
  • - использование документов возможно в течение определенного времени и в определенном количестве экземпляров. Для сохранения конфиденциальности в течении определенного периода времени документы всегда должны быть в ограниченном количестве и защищаемыми;
  • - создание минимального количества конфиденциальных документов при сохранении полноты необходимой информации. При этом качественное решение задач организации должно сохраняться.

Требование жесткого регламентирования создаваемых конфиденциальных документов обусловлено необходимостью предотвращения не только необоснованного, но и неконтролируемого их издания, которое может привести к потере содержащейся в документах информации.

Обязательность письменного удостоверения информации закрепляется перечнем издаваемых предприятием конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны являться не только определение состава издаваемых документов, необходимых и достаточных для деятельности предприятия, но и установление конкретных лиц, имеющих право составлять и подписывать документы, а также предотвращение необоснованной рассылки документов.

Перечень издаваемых конфиденциальных документов разрабатывается только на основе и в рамках перечня сведений, составляющих коммерческую тайну. Поэтому определение состава издаваемых конфиденциальных документов должно начинаться с разработки перечня сведений, составляющих коммерческую тайну.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну; разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - обладателем (собственником) информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно государственным нормативным актам.

Следовательно, состав сведений, отнесенных к коммерческой тайне, должен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их обладателя. Состав конфиденциальной информации в коммерческой сфере определяется исходя из специфики деятельности данного предприятия: его типа производства, технологии изготовления продукции, характера бизнеса и т.п. В основном тенденция развития коммерческой тайны направлена на сохранение значения производственной тайны, связанной с новизной и совершенствованием технологических процессов.

Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, должна заниматься постоянно действующая экспертная комиссия (ПДЭК). На ПДЭК возлагаются задачи по разработке перечня сведений составляющих «коммерческая тайна» и разработке перечня издаваемых конфиденциальных документов, а также снятие грифа «конфиденциальный документ». Задачи по разработки положений о системе доступа к конфиденциальным документам для экспертизы ценностей конфиденциальных документов и установления архивных сроков хранения, а также для проведения аналитической работы по предотвращению утечки конфиденциальной информации [13, с. 245].

На первом этапе работы ПДЭК на основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности организации устанавливает состав циркулирующей на информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия и его взаимоотношений с партнерами определить характер дополнительной информации, которая может возникнуть в результате деятельности предприятия. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.

На втором этапе ПДЭК определяет, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной и отнесена к коммерческой тайне. Базовым критерием при этом является возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющие: неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неизвестности. Данные составляющие взаимосвязаны, так как конфиденциальность информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой, - преимущества можно получить только за счет такой неизвестности. Конфиденциальность является правовой формой и одновременно инструментом обеспечения неизвестности информации. Преимущества от использования информации, не известной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба, иметь в зависимости от областей и видов деятельности экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и качественными показателями.

Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне.

Законодательством введены некоторые ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне:

Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не может быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.

Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба законным интересам государства, физических или юридических лиц. Перечни такой информации содержатся в нескольких нормативных актах: законах «Об информации, информатизации и защите информации», «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», постановлении правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» и др.

Эти перечни в значительной мере дублируют друг друга и имеют различную правовую основу. В проекте Закона «О коммерческой тайне” имеется специальная статья 3 «Информация, которая не может составлять коммерческую тайну» [5]. В этой статье практически обобщены и дополнены сведения, содержащиеся в ранее изданных нормативных актах. Согласно данной статьи, к коммерческой тайне не может быть отнесена:

«информация, содержащаяся в учредительных документах; информация, содержащаяся в документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационных удостоверениях, лицензиях и других);

информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах, формах государственных статистических наблюдений и других формах годовой бухгалтерской отчетности, в том числе в аудиторских заключениях, а также в иных документах, связанных с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей;

информация, содержащая сведения об оплачиваемой деятельности государственных служащих, о задолженностях работодателей по выплате заработной платы и другим выплатам социального характера, о численности и составе работников, о наличии свободных рабочих мест;

информация об использовании имущества, содержащаяся в годовых отчетах фондов;

информация, подлежащая раскрытию эмитентом ценных бумаг, профессиональным участником рынка ценных бумаг и владельцем ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации о ценных бумагах;

информация о деятельности благотворительных и иных некоммерческих организаций;

информация о хранении, об использовании или о перемещении материалов и об использовании технологий, представляющих опасность для жизни и здоровья населения или окружающей среды, о соблюдении экологического и антимонопольного законодательства, об обеспечении безопасных условий труда, о реализации, причиняющей вред здоровью населения продукции, о других нарушениях законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, а также информация, содержащая сведения о размерах причиненных при этом убытков;

информация о реализации государственных программ приватизации и об условиях приватизации конкретных объектов;

информация о размерах имущества и вложенных средствах при его приватизации;

информация о ликвидации юридического лица, порядке и сроках заявлений требований его кредиторами;

информация, для которой введены ограничения на установление режима коммерческой тайны федеральным законом или принятым в соответствии с ним иным нормативным правовым актом».

Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информацию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юридическое или физическое лицо. Часть ее, затрагивающая законные интересы этих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предоставляется лишь соответствующим органам власти, наделенным законодательством правом контроля такой информации.

Третье ограничение, состоит в том, что при переводе информации в разряд коммерческой тайны необходимо учитывать сопутствующие этому затраты на ее защиту. Если эти затраты превышают достигаемые в результате защиты количественные и качественные показатели, то придание информации статуса конфиденциальной теряет всякий смысл.

Четвертое ограничение, заключается в том, что в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, включается не только информация, создаваемая данным предприятием, но и информация, полученная им без использования неправомерных средств (способов) получения информации, составляющей коммерческую тайну, проект Закона «О коммерческой тайне» относит собрание информации посредством похищения документов, подкупа или угроз, дачи взятки, введения в заблуждение, нарушения или подстрекательства (принуждения) к нарушению обязательств о соблюдении режима коммерческой тайны, а равно иным незаконным способом без согласия обладателя коммерческой тайны на передачу коммерческой тайны третьим лицам) при проведении исследований по собственной инициативе, систематических наблюдений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самостоятельно независимо от того, что ее содержание может совпадать с содержанием коммерческой тайны другого юридического или физического лица. Кроме того, правомерно полученной считается конфиденциальная информация, полученная от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства.

Третьим этапом ПДЭК определяет степень конфиденциальности. Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. Проектом Закона «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна», свидетельствующая о принадлежности информации к коммерческой тайне [5]. Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, тем, что степень конфиденциальности определяется обладателями информации, которые могут иметь разные подходы к степени конфиденциальности однотипной по содержательной части информации.

Четвертый этап ПДЭК - определение конкретных сроков конфиденциальности информации либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается. Продолжительность конфиденциальности информации должна соответствовать срокам действия условий, необходимых и достаточных для признания данной информации конфиденциальной в соответствии с законодательством.

Результаты работы, оформляются перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну. Перечень подписывается председателем и всеми членами ПДЭК, утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

В приказе определяются мероприятия по обеспечению функционирования перечня и контролю его выполнения. С приказом и перечнем ознакомляются под расписку все сотрудники организации, работающие с конфиденциальной информацией. Копии перечня или выписки из него направляются (под расписку) конфидентам (владельцам) данной коммерческой тайны.

Дополнения и изменения состава включенных в перечень сведений, также изменение степени их конфиденциальности могут осуществляться с разрешения руководителя организации и вноситься в перечень за подписями руководителя подразделения по принадлежности сведений и руководителя службы безопасности. При существенном изменении состава сведений перечень должен составляться заново.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>