Полная версия

Главная arrow Информатика arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Основные составляющие делопроизводства и документооборота

Делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [8]. Либо, делопроизводство это деятельность , охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий [19, с. 10]. Таким образом, делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов (рис.1.1.):

  • - документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам;
  • - организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.
Связь компонентов в делопроизводстве

Рисунок 1.1. Связь компонентов в делопроизводстве

Следовательно, можно выделить две составные части делопроизводства: документирование деятельности и организация работы с официальными документами.

На практике в организации должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность: общепринятых принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.

В современных организациях существуют следующие функции делопроизводства:

- регистрация документов, представляет из себя подтверждение факта создания или получения документа в определенное время путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. Если полученный документ не зарегистрирован, факт получения не подтвержден, то организация за него не отвечает. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетностатистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Но существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят: рекламные и поздравительные письма, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания, пакеты с пометкой ’’лично”, копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов и пр.

- согласование документов, совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения. Основная характеристика согласования - время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота.

На сегодняшний момент выделяют три особенности согласования [19].

Во-первых: на согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа.

Во-вторых: за реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа, т.е.контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта несет ответственность разработчик документа, который разработал управленческое решение.

В-третьих: подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

  • - контроль исполнения документов, одна из важнейших функций, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Различают:
  • - контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
  • - контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

- исполнение или все чаще, в последнее время, это представляет из себя создание базы данных, определяет в какой стадии работы находится любой документ и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая функция делопроизводства. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

- архивное хранение, представляет из себя завершающую функцию процесса делопроизводства. И проявляется в виде подготовки исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию включает: экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; опись дел; оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

Делопроизводство распространяется на практическую деятельность лиц управляющих документами на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Делопроизводство в организации включает следующие задачи:

  • - принятие политики или стандартов в сфере управления документами;
  • - распределение ответственности/полномочий по управлению документами;
  • - установление/распространение процедур, руководящих указаний;
  • - предоставление ряда услуг, относящихся к делопроизводству, и использованию документов;
  • - интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности.

Делопроизводство позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Именно ресурс информации поддерживающей деятельность организации и управленческих решений, является связующим между документоведе- нием и делопроизводством.

Теперь необходимо рассмотреть некоторые формы работы с документами.

На сегодняшний момент практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную [26].

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения).

В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочноинформационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку-ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос-тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства. А в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая функция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно в канцелярии, а для других — децентрализованно в структурных подразделениях. Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы работы свободный. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами в компании. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (компании), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

После рассмотрения делопроизводства необходимо раскрыть некоторые составляющие документооборота.

Документооборот — это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения для отправки вовне или сдачи в архив [16]. На практике документооборот - это механизм поддержки управления организацией.

Актуальность современного рассмотрения документооборота в доку- ментоведении заключается в его сущности. Единая централизованная сущность современного документооборота, представляет из себя информационные потоки в организации, которые взаимодействуя с информацией из окружающей среды (государство, общество, хозяйствующие субъекты и т.п.) и осуществляют внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями, отдельными работниками.

Таким образом, можно выделить некоторые основные функции документооборота:

  • - коммуникативная функция обеспечивает информационное внутреннее и внешнее взаимодействие. Под коммуникацией в наиболее общем смысле понимается передача сообщения от источника информации к ее получателю посредством определенного канала;
  • - директивная функция обеспечивает прямое управление путем постановки задач и контроля их исполнения;
  • - учетная функция предусматривает запись учетных данных в документе по установленной форме.
  • - фиксирующая функция регистрирует факт создания документа, отправления или получения. Неправильное оформление документов (отсутствие некоторых реквизитов в них) может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации.
  • - контролирующая функция контролирует исполнение документов, а также отслеживание их поиск.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе формы документооборота (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Именно формы документа являются связующим звеном в документо- ведении (как продолжающей и дополняющей науке) и документообороте (как одним из основоположниц документоведения).

Процессы управления в современных организациях методологически одинаковы и типичны, вследствие этого в документообороте можно выделить виды. Тем самым выделяя из документооборота более специфические, частные виды документооборота, выполняющие те или иные функции в четко определенных видах документоориентированной деятельности.

Общий вид документооборота характерен для всех современных организаций (рис.1.2.). Происходит это прежде всего вследствие единообразия и унифицированности применяемой в них модели управления. Сам же общий документооборот может быть разделен на несколько видов документоориентированных процедур, именуемых внешним, внутренним и обеспечивающим документооборотом.

Документооборот организации

Рисунок 1.2. Документооборот организации

Первые два типа процедур документооборота представляют из себя входящую и исходящую информацию по организации. А обеспечивающий документооборот — это прежде всего делопроизводство с её процедурами объединения документов в дела в соответствии с индексооборазующим классификатором (номенклатурой дел) и управление нормативно-справочной информацией.

Частные виды документооборота присущи большей группе систем документооборота, предназначенных для поддержания отдельных видов деятельности, которые могут как составлять неотъемлемую часть ландшафта процессов организации, так и полностью отсутствовать.

Детально останавливаться на всем многообразии систем частного документооборота не имеет смысла, остановимся на перечислении некоторых: архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота); кадровый документооборот (процедуры кадрового учета); бухгалтерский документооборот; секретное и конфиденциальное делопроизводство; технический и технологический документооборот; документооборот системы менеджмента качества.

Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

  • - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);
  • - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
  • - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
  • - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);
  • - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);
  • - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
  • - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
  • - снижение уровня подписания документов.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>