Полная версия

Главная arrow Бухучет и аудит arrow Бухгалтерское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений в течение установленного законодательством срока.

Прежде чем убрать обработанные учетные документы, необходимо провести экспертизу ценности документов и проанализировать их на предмет ценности и сроков хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

  • • в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
  • • в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно, комиссией, которая должна состоять не менее чем из трех человек и утверждаться приказом руководителя организации.

В процессе экспертизы выделяются документы:

  • • постоянного хранения;
  • • временного хранения (свыше 10 лет);
  • • временного хранения (до 10 лет включительно);
  • • по личному составу;
  • • не подлежащие хранению (по которым истек срок хранения и которые могут быть уничтожены).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение их сохранности.

Уничтожение документов может быть организовано следующими способами:

  • • сжигание либо шредирование (разрезание документов на мелкие произвольные части) в самой организации. При этом составляется соответствующий акт об уничтожении документов. Расходы по организации уничтожения документов следует собрать по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • • сдача макулатуры в организацию, перерабатывающую вторсырье. В данном случае в учете следует отразить записи: дебет счета 50 «Касса» — кредит счета 91 «Прочие доходы и

расходы» — на сумму полученных денежных средств; дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» — кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму начисленного налога на добавленную стоимость.

Документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами или расследованиями, не уничтожаются.

Документы, срок хранения которых еще не истек, подлежат оформлению для сдачи в архив. Оформление дел для сдачи в архив осуществляется в зависимости от сроков хранения, так проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

  • • подшивку или переплет дела;
  • • нумерацию листов дела;
  • • составление листа-заверителя;
  • • составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
  • • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки

дела (уточнение названия организации, регистрационного

индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверяющие надписи не составлять.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

Хранение организацией своей документации может осуществляться как в специализированной организации, так и в собственном хранилище.

В зависимости от объема документов архив организации создается как самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. При создании архива в организации необходимо разработать положения о хранении документов и об экспертной комиссии.

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Расходы по организации хранения документов в собственном архиве отражаются записью:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» — кредит счетов: 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.

При ликвидации организации, все документы, касающиеся ее работников (приказы, учетные карточки, карточки лицевых счетов по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости и т.д.), а также документы, по которым еще не истек срок хранения, и все учредительные документы передаются в территориальное отделение Росархива по месту расположения организации.

При отсутствии у организации собственного хранилища документы могут быть переданы на хранение в государственный или частный архив. Документы, имеющие историческую или научную ценность, подлежат хранению в государственных архивах за счет государственных средств.

Заключенный договор с территориальным отделением Росархива предусматривает возможность осуществления им в организации проверок, например, по следующим основаниям:

  • • решение суда;
  • • приглашение экспертов из государственной инспекции труда в случае, если в организации будет выявлено нарушение правил ведения кадровых документов.

Если организация передает документы на хранение в государственный архив, то уничтожение ее документов становится возможным только с разрешения архива. На акте об уничтожении соответствующих документов должна быть проставлена также и подпись архивного служащего.

Расходы по хранению документов в специализированных архивах следует отражать бухгалтерской записью:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Услуги, оказываемые архивными учреждениями, НДС не облагаются (ст. 149 НК РФ).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. Укажите классификационные группы учетных документов.
  • 2. Перечислите требования, предъявляемые к учетной документации.
  • 3. Перечислите обязательные реквизиты первичных документов и учетных регистров.
  • 4. Дайте определение понятия «документооборот» и укажите этапы движения документов.
  • 5. Опишите порядок формирования номенклатуры дел бухгалтерской службы.
  • 6. Укажите нормативные акты, регулирующие сроки хранения документов хозяйствующих субъектов.
  • 7. Укажите, в каких случаях проводится экспертиза ценности документов.
  • 8. Укажите последовательность действий бухгалтера при подготовке дел для сдачи

в архив.

9. Перечислите условия, при которых учетные документы могут быть выделены к

уничтожению.

10. Опишите последовательность полного и частичного оформления дел для сдачи в архив.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>