Как вести себя на совещаниях

Конференц-зал для руководителя — то же самое, что заводской цех для рабочего или игровое поле для спортсмена. Это его рабочее место. Попробуйте повысить продуктивность совещаний всего на 20%, и вы увидите, как возрастет эффективность работы команды. Главное — правильно использовать ум, энергию и влияние альфа-лидеров, не позволяя им заглушать голоса других сотрудников и превращать совещания в жестокие стычки.

Для этого следует прежде всего внимательно следить за «крикунами». Им ничего не стоит заболтать или перекричать любого. Плохая презентация или отступления от темы выводят их из себя. В зависимости от того, какое положение они занимают, они могут крикнуть «Говорите по существу!», жестом показать, что следует поторопиться, или демонстративно уткнуться в компьютер или Blackberry. В их арсенале есть и другой инструмент — остроумие. Они любят высмеивать тех, кто слабее, и остальные хохочут над их язвительными колкостями. Однако эти якобы невинные шалости вредят команде, потому что смеются все (кроме объекта насмешек).

Забияки и грубияны сводят на нет эффективность совещаний еще и потому, что слишком озабочены тем, какое впечатление производят на окружающих. Сами они никогда в этом не признаются, потому что уверены, что думают об интересах дела. Подобно тому, как животные своим поведением доказывают, кто вожак стаи, в бизнесе альфа-лидеры стремятся продемонстрировать власть, способность контролировать ситуацию, ум и силу, чтобы доказать свое превосходство. В результате конференц-зал превращается в сцену, а совещание — в пьесу под названием «Великие и ужасные». Эти «артисты» обманывают себя: они думают, что помогают общему делу, в то время как всего лишь работают на публику.

Дайте нацеленным на соперничество, агрессивным и властным личностям возможность контролировать ход событий, и вы увидите, что начнется полная неразбериха.

  • • Совещания будут использоваться исключительно для корректировки проектов и обмена информацией; о решении проблем и творческих дискуссиях будет забыто.
  • • Все будут избегать говорить о серьезных проблемах; хронические проблемы компании или подразделения будут оставаться нерешенными.
  • • Обсуждение сведется к диалогу между руководителем и одним из сотрудников; остальным достанется роль зрителей.
  • • Члены команды разучатся думать самостоятельно и генерировать оригинальные идеи.
  • • Разногласия станут нормой, а сотрудничество — исключением из правил. Все будут сначала упорно настаивать на своей правоте, а потом забывать об этом.

Если вы хотите, чтобы на совещаниях царила атмосфера творчества, доверия и взаимного уважения, не позволяйте альфа-хулиганам срывать совещания. Даже самые бестолковые и бесполезные обсуждения можно направить в нормальное и плодотворное русло, но это требует от руководителя решимости и терпения, а также использования продуманных процедур и умения вести заседание.

Продуктивность совещания зависит прежде всего от того, насколько ответственно к нему подходят участники. Каждый из присутствующих влияет на атмосферу в зале, и от каждого из них зависит многое. Руководители должны следить за тем, чтобы все участники, от топ-менеджеров до курьеров, старались сделать совещание продуктивным. Если в зале присутствует много «агрессоров», особенно важно, чтобы остальные не боялись высказывать свое мнение. Следите за тем, чтобы все располагали исчерпывающей информацией по вопросам, вынесенным на обсуждение. Они должны чувствовать, что вам важно их мнение. Помогите им научиться излагать свои мысли четко и последовательно и подтверждать выводы цифрами и фактами — это всегда вызывает уважение.

Постарайтесь отучить самовлюбленных альфа-лидеров от «настаивания на своем» и убедите считаться с интересами команды. Не позволяйте им превращать зал заседаний в театр военных действий. Приемы, представленные ниже, помогли многим нашим клиентам. Правила просты: каждый должен через равные промежутки времени (например, каждые полчаса) давать оценку происходящему в конференц-зале (от одного до десяти баллов), в качестве ориентира используя врезку «Оценка продуктивности совещания». Например, если оценка колеблется в промежутке от нуля до четырех баллов, значит, дело плохо. Далее участники должны задать себе вопрос: что они сделали (и что еще могут сделать), чтобы повысить продуктивность.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >