ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ МЕЖДУНАРОДНОГО НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОГО И ЭКОНОМИЧЕСКОГО СОТРУДНИЧЕСТВА

В настоящее время бесспорен тог факт, что результаты созидательной интеллектуальной деятельности (новые технические и технологические решения, разработки, «ноу-хау» и т.д.) коллектива специалистов или отдельного исследователя, разработчика являются товаром, который может быть продан, куплен, обменен и украден. На сегодняшний день самые выгодные виды интеллектуального товара, которые достаточно широко продаются и покупаются — это программные продукты, системное программное обеспечение, технологии, изобретения, «ноу-хау», банки и базы данных |55|.

В последние годы наблюдается активизация международного научно-технического сотрудничества. Научно-техническое сотрудничество — это процесс создания знаний и технологий, обмена ими, процесс, в котором результаты научно-технической деятельности выступают как специфический товар, имеющий потребительскую стоимость. Он разделяется на товар нематериальный: знания, навыки, методы; и материальный: оборудование, инструменты, оснастка и другое.

По мере развития рыночных отношений и расширения внешнеэкономических связей российских фирм у иностранных партнеров и конкурентов все чаще появляются устремления к сведениям о планах фирмы, ее финансовом положении, методах управления, рыночной стратегии. Возникновение конкуренции также порождает между ними подобные устремления. Построение системы защиты коммерческой тайны фирмы более чем необходимо при регулярном сотрудничестве с иностранными представителями. Построение такой защиты целесообразно начать с определения открытых источников и соответствующих им возможных официальных каналов распространения конфиденциальной информации. К ним относятся [55]:

  • — выступления сотрудников фирмы с докладами и в дискуссиях на международных конференциях и симпозиумах, проводимых в России и за рубежом;
  • — передача информации в процессе общения с иностранными журналистами;
  • — демонстрация научно-технических фильмов;
  • — демонстрация действующих объектов научно-технических достижений (оборудования, изделий, технологии);
  • — демонстрация научно-технических достижений на выставках, проводимых в России и за рубежом;
  • — все виды рекламы экспортной продукции в форме печатных изданий — брошюр, стендовой литературы для выставок и ярмарок;
  • — обмен с зарубежными научными учреждениями, предприятиями и фирмами отчетами о НИОКР в соответствии с соглашениями о научно-техническом сотрудничестве или о совместном выполнении исследования и разработок;
  • — публикация научных, технических и других материалов в зарубежных и международных изданиях;
  • — передача информации при переписке с зарубежными научными учреждениями и специалистами;
  • — передача сведений представителям иностранных фирм в процессе переговоров или при заключении экспертных или импортных соглашений;
  • — прием иностранных специалистов на территории фирмы;
  • — проведение совместных разработок (проектов, экспериментов) в рамках осуществления научно-технических связей.

Каждый из вышеуказанных каналов характеризуется весьма значительными объемами передачи информации зарубежными партнерами. Анализ поступающих по открытым каналам сведений позволяет иностранным экспертам получать сообщения о деятельности фирмы, ее достижениях и другую ценную информацию.

Анализ и обобщение возможных путей утраты интеллектуальной собственности (следовательно, и мероприятий по их перекрытию) должны вестись по следующим основным направлениям:

  • — люди;
  • — документы;
  • — изделия;
  • — процессы.

Учитывая большое количество и разнообразие конкретных каналов утечки информации, наиболее целесообразным является построение работы именно исходя из перечисленных направлений. Разработку мероприятий по сохранению коммерческой тайны предприятия следует осуществлять, соблюдая принцип комплексного перекрытия возможных каналов утечки информации и обеспечения равнозначной надежности защиты всех ее носителей. Защита от утечки конфиденциальной информации полностью ложится на саму фирму. Необходимо самим постоянно проявлять заботу о защите собственных передовых технологий, новых научных идей и результатов перспективных разработок.

В целях установления единого порядка и режима работы с зарубежными партнерами, обеспечения защиты конфиденциальной информации на предприятии должна быть разработана Инструкция о порядке работы с зарубежными партнерами. Инструкция должна содержать следующие разделы:

  • — общие положения;
  • — основания для работы с зарубежными партнерами;
  • — формы работы с зарубежными партнерами (прием, организация деловых встреч, переговоров, посещение и прием зарубежных партнеров);
  • — организация работы по ведению телефонных разговоров, приему и отправке телексных сообщений;
  • — организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (обработка поступивших, изданных документов, ведение служебной переписки);
  • — организация работы при командировании за рубеж;
  • — оформление результатов работы с зарубежными партнерами, учет и отчетность.

Общие положения охватывают постановку проблемы защиты конфиденциальной информации при работе с зарубежными партнерами.

Основанием для контакта с иностранцами по служебной необходимости являются: планы международных научно-технических связей, заключенные контракты и протоколы, соглашения об установлении прямых производственных, научно-технических связей, решения о совместной деятельности, а также инициатива самих зарубежных представителей и представителей российской стороны.

Прием зарубежных делегаций осуществляется на основе утвержденных программ, составляемых по установленной форме, а также сметы расходов на прием. Программы пребывания приглашенных иностранных делегаций и сметы расходов составляются отделом международных связей, которые затем утверждаются руководством фирмы за неделю до прибытия делегаций. Ответственным за выполнение программы пребывания иностранной делегации является представитель соответствующего отдела.

Для участия в деловых встречах с иностранцами, как правило, должны привлекаться специалисты из числа сотрудников, выделенных для работы с иностранцами в количестве не менее двух человек. Переводчиков на деловые встречи приглашает отдел, принимающий иностранцев. Деловые встречи должны проводиться в специально выделенном помещении.

Отдел международных связей, принимающий иностранцев, по итогам работы с иностранными делегациями составляет отчеты произвольной формы. По итогам деловых встреч составляются записи бесед по установленной форме. Записи бесед представляются руководству в двухдневный срок после окончания работы с иностранцами, а отчеты, как правило, в двухнедельный срок (два печатных экземпляра).

В записях бесед и отчетах указывается: когда, где, с кем состоялась встреча, ее основание и цель; кем дано разрешение на встречу; какое учреждение, организацию или фирму представляли иностранцы; их фамилии и должностное положение; кто присутствовал со стороны фирмы; содержание беседы (существо вопросов и ответы на них); какая документация и какие образцы изделий и материалов переданы иностранцам или получены от них, обязательства сторон по существу обсуждавшихся вопросов, а также другая заслуживающая внимания информация. Отдел документационного обеспечения ведет учет деловых встреч, а также учет сообщений о контактах с зарубежными представительствами.

На этом этапе осуществляются организационные мероприятия по результатам работы с зарубежными партнерами. Вся документация — отчеты по результатам работы с иностранными делегациями и записи бесед, содержащие обязательства и предложения сторон, докладываются отделом международных связей и отделом, организовавшим встречу, руководству фирмы. Вся входящая иностранная корреспонденция, вне зависимости от ее вида, направляется в отдел документационного обеспечения для регистрации и первичного рассмотрения. Входящая корреспонденция представляется руководству или направляется на рассмотрение и исполнение непосредственно в отделы. После рассмотрения руководством корреспонденция в соответствии с резолюцией направляется исполнителям, и контроль за сроками исполнения поручений осуществляется в соответствии с установленным порядком. Право подписи корреспонденции в адрес иностранцев имеют руководитель, его заместители, начальники отделов и их заместители (по отдельным вопросам). Любая корреспонденция в адрес иностранцев подлежит визированию у руководителя отдела международных связей. Один экземпляр документов остается в отделе документационного обеспечения. Исходящая корреспонденция, адресуемая иностранцам, пишется на соответствующих бланках, на которых указаны номера телефонов, телефаксов и телексов, выделенных для работы с иностранцами. Ставить какие-либо штампы и печати на таких письмах не разрешается. Наименование отдела, фамилия и номер телефона исполнителя письма на подлиннике не указываются, а приводятся на копиях. Телексные сообщения от иностранцев принимаются отделом документационного обеспечения на специально выделенный аппарат сети «Телекс».

Подготовка проектов телексных сообщений осуществляется отделами по установленной форме на иностранном языке или клером. Все факсимильные сообщения от иностранцев, поступающие в адрес фирмы, подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения. Подготовка проектов факсимильных сообщений осуществляется отделами на бланках, используемых для письменной корреспонденции и со специальным титульным листом. Тексты сообщений могут быть как на русском, так и на иностранных языках. Передача телексных и факсимильных сообщений иностранцам осуществляется отделами со специально выделенными аппаратами телексной и факсимильной связи. Сотрудники фирмы могут вести телефонные разговоры с иностранцами с телефонов, выделяемых для этих целей в каждом отделе; список телефонов подлежит согласованию с отделом международных связей и отделом технического обеспечения.

Организация работы по подготовке к выезду за границу в служебные командировки строится на основании Федерального закона от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию» (с изм.), приказа Федеральной миграционной службы от 3 февраля 2010 г. № 26 «Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, и по исполнению государственной функции по их учету», в которых предусмотрены все процедуры оформления заграничных паспортов и получения виз для лиц, выезжающих в служебные командировки. Существуют определенные правила оформления выезда за границу. На фирме такой работой занимается отдел международных связей, который после подбора соответствующих документов на оформляемого готовит заявку по установленной форме для выезда в служебные загранкомандировки. Соответствующее ходатайство или заявку для выезда в заграничную деловую поездку, связанную с задачами фирмы, рассматривают только в отношении работников, состоящих в штате фирмы. На ходатайстве лиц, направляемых в служебные загранкомандировки, в Федеральной миграционной службе проставляется штамп «Служебная поездка». После согласования всех организационных вопросов в отношении загранкомандировки каждому члену делегации выдается техническое задание с конкретным перечнем вопросов, для решения которых организуется поездка. Технические задания составляются соответствующими отделами, согласовываются с отделом международных связей и представляются на утверждение руководству фирмы не позднее чем за две недели до выезда. По итогам работы с иностранными делегациями и командирования за рубеж составляются отчеты, отражающие выполнение технического задания.

В процессе работы с иностранными делегациями, деловых встреч и загранкомандировок подписание каких-либо документов, которые влекут за собой экономическую или административную ответственность, выходящую за пределы компетенции предприятия, допускается только после предварительного согласования текстов этих документов с руководством фирмы. Отделу международных связей необходимо вести учет принимаемых иностранных делегаций и деловых встреч, а также разовых посещений иностранцами фирмы. Организацию контроля за выполнением положений вышеуказанной Инструкции необходимо возложить на руководителей отдела международных связей и на отдел документационного обеспечения.

Вся ответственность за организацию работы с зарубежными партнерами, соблюдение требований вышеуказанной Инструкции и заключенных в установленном порядке международных договоров должны нести руководитель фирмы и руководители соответствующих отделов, отвечающие за прием иностранных представителей. Руководители подразделений, отвечающие за организацию работы по осуществлению международных связей, обязаны:

  • — своевременно, в пределах своей компетенции, принимать режимные меры, гарантирующие надежную защиту;
  • — организовывать контроль деятельности подчиненных подразделений по организации и соблюдению режима;
  • — устранять выявленные в результате контроля недостатки и осуществлять мероприятия по усилению режима конфиденциальности в связи с приемом зарубежных представителей.

Основная работа по приему иностранцев ложится на специально созданные отделы — отдел по международным связям и отдел документационного обеспечения, непосредственно отвечающие за обеспечение защиты информации в этот период, и отдел, отвечающий за техническое обеспечение. Отдел по международным связям заблаговременно информирует о предстоящем приеме зарубежных представителей и готовит следующие документы:

  • — проекты планов международных связей;
  • — программы пребывания иностранцев в учреждении (предприятии), в том числе дополнительных мероприятий, не предусмотренных программой их пребывания.

В свою очередь, отделы, отвечающие за документационное и техническое обеспечение, рассматривают проекты всех организационных документов, связанных с приемом иностранцев и другими мероприятиями по линии международного сотрудничества в целях надежной защиты коммерческой информации. В том числе, оценивают эффективность режимных мероприятий, проводимых в отделах, намеченных для приема иностранцев, и контролируют соблюдение режимных мер в целом и особенно в отделах, принимающих иностранцев. Обобщают и анализируют поступающие материалы по вопросам обеспечения защиты коммерческой информации в связи с пребыванием иностранцев на объектах и в случае необходимости предпринимают меры по его усилению. Принимают участие совместно с отделом международных связей и отделом кадров в подборе кандидатур для работы с иностранцами. Ведут работу с лицами, имеющими непосредственное отношение к конфиденциальной информации, которые привлекаются к участию в мероприятиях по линии международного сотрудничества, с целью повышения бдительности при общении с иностранцами. Для работы с иностранцами отдел международных связей ежегодно должен представлять списки сотрудников, выделенных для работы с зарубежными партнерами, которые затем представляются на утверждение руководителю фирмы. Для приема иностранцев необходимо назначать ответственных лиц, которые совместно с соответствующими отделами разрабатывают программу приема иностранцев, которая затем должна быть утверждена в установленном порядке руководителем фирмы. Программа приема иностранцев должна содержать:

  • — сведения о персональном составе делегации (группы) иностранцев, должностном положении ее членов и сроках ее пребывания;
  • — цель приема иностранцев, объем и характер информации, с которой они будут ознакомлены или которая будет передана им;
  • — данные о лицах, выделяемых для работы с иностранцами;
  • — маршрут передвижения зарубежных представителей;
  • — материалы и информация, которые можно использовать в беседах с иностранцами;
  • — порядок встречи, сопровождения и проводов иностранцев.

Для обеспечения наибольшей надежности и защиты отделам,

которым поручен прием иностранцев, на основе утвержденной программы их приема необходимо разрабатывать план режимных мероприятий по обеспечению режима конфиденциальности в период пребывания иностранцев. План утверждается руководителем фирмы и должен предусматривать:

  • — мероприятия по усилению режима конфиденциальности в целом, и особенно в отделах, где будут принимать иностранцев;
  • — контроль в соответствии с установленными требованиями за подготовкой документации, образцов изделий и другого рода информации, ознакомление с которой или передача которой иностранцам предусматривается программой приема;
  • — инструктаж лиц, выделенных для работы с иностранцами;
  • — подготовку помещений для приема иностранцев;
  • — подготовку маршрута передвижения иностранцев.

Объем и характер информации, предназначенной для использования при приеме иностранцев, определяется заблаговременно в строгом соответствии с целью приема. Переговоры, совместные научно-исследовательские, опытно-конструкторские работы и другие совместные мероприятия с зарубежными партнерами проводят в специально предназначенных или выделенных и соответствующим образом оборудованных для этих целей помещениях, по возможности изолированных от основных отделов. В связи с этим предъявляется ряд режимных требований:

  • — помещения должны быть спроектированы и построены гак, чтобы максимально затруднить проникновение в них посторонних лиц;
  • — стены и перегородки, отделяющие служебные помещения от других помещений, должны быть выполнены из бетона, железобетона (монолитными, сборными) толщиной более 80 мм или кирпича толщиной более 120 мм;
  • — вышеуказанные помещения целесообразно размещать не ниже второго и не выше предпоследнего этажа;
  • — вблизи окон не должны проходить пожарные лестницы, водосточные трубы, козырьки, балконы и т.п., которые могли бы быть использованы для проникновения в служебное помещение;
  • — двери служебных помещений оборудуются надежными запорами, устройствами для опечатывания, а также устройствами для запирания;
  • — в служебных помещениях желательно предусматривать охранную сигнализацию, имеющую автономный источник питания и автоматическое переключение в случае выхода из строя основной системы электроснабжения;
  • — целесообразно оборудование помещений автоматической пожарной сигнализацией.

Указанные помещения до приема иностранцев и после окончания работы с ними проверяются сотрудниками отдела технического обеспечения, в необходимых случаях должны привлекаться соответствующие специалисты. Подготовка производственных помещений, выделенных для приема (пребывания) иностранцев, предусматривает:

  • — прекращение на период пребывания в этих помещениях иностранцев тех видов закрытых работ, знакомство с которыми не предусмотрено программой приема иностранцев и надежная легенда которых невозможна;
  • — удаление конфиденциальной документации, оборудования, материалов и других предметов, которые могут свидетельствовать о проводимых работах.

Результаты работы с иностранцами оформляются в виде письменных отчетов, записей бесед, в которых подробно излагаются обсуждавшиеся вопросы. Записи производят назначенные ответственными за прием и представляют их в отдел международных связей. При необходимости те же лица должны представлять руководителям соответствующих отделов документы, в которых отражались бы вопросы режимного характера, в том числе:

  • — проблемы, выходящие за рамки программы, к которым был проявлен повышенный интерес иностранцев, и в чем это выражалось;
  • — возможные попытки нарушения режима пребывания и другие подозрительные действия со стороны иностранцев;
  • — выводы и предложения.

Подводя итог анализу обеспечения информационной безопасности при осуществлении международного сотрудничества, хотелось бы еще раз сказать о том, что главной причиной, приводящей к утечке информации, составляющей коммерческую тайну, является то, что большинство сотрудников фирмы до конца не осознали, что эта информация является одним из основных ресурсов фирмы, который, как и все другие ресурсы, нуждается в защите и который нельзя растрачивать попусту. При этом следует исходить из принципиального положения, что в условиях рынка, конкуренции «закрытость» сведений выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ максимизации прибыли предприятия, создания оптимальных условий для его участия в научно-техническом прогрессе, а «открытость», бесплатный обмен «опытом работы» могут оказаться экономически опасными. От недопонимания этого происходит утечка информации по разным причинам: неумение правильно рекламировать свою продукцию, неверно понимаемый престиж и т.д. Большую роль должно сыграть воспитание и обучение сотрудников. Еще до начала переговоров сотрудник должен четко представлять, какую информацию он имеет право передавать, а что оставить «за кадром». Необходимо учить специалистов работать по принципу «черного ящика» — входные параметры изделия, полученные результаты не скрывать, а как они получены — секрет фирмы. В конце концов, работник должен осознавать, что от успешно проведенных переговоров зависит как благосостояние фирмы, так и его личное благосостояние.

Обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, должны осуществлять компетентные лица, непосредственно участвующие в коммерческой деятельности субъекта, выступающего на рынке товаров и услуг. Такие лица должны быть специально для этого подготовлены, а их состав должен определяться руководителем фирмы. При больших объемах коммерческой деятельности и связанных с ней сведений, составляющих коммерческую тайну, целесообразно организовать структурные подразделения, на которые возложить организацию сохранения информации предприятия, с учетом его специфики. Эти подразделения должны производить систематический анализ рынка, накапливать опыт участия в рыночных отношениях и на основании этого давать рекомендации по закрытию отдельных сведений или их открытию, а также поведению лиц, представляющих субъект на рынке товаров и услуг или на переговорах с другими участниками свободного рынка. Отсутствие подобных служб и их методического обеспечения является еше одной причиной утечки информации, составляющей коммерческую тайну.