СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА С ПОМОЩЬЮ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА MS WORD

Основные элементы окна документа MS Word

Текстовый процессор MS Word обладает большими возможностями в плане создания и редактирования различных по содержанию и оформлению документов. С помощью текстового процессора MS Word можно создавать новые и редактировать уже созданные документы, используя его широкие возможности: осуществлять ввод и форматирование текста; выделять, удалять, копировать и осуществлять перенос участков текста; производить поиск и замену слов и фрагментов текста; осуществлять автокоррекцию текста и проверку правописания; создавать и форматировать таблицы, осуществлять сортировку данных в них; импортировать данные из других источников информации; набирать и редактировать математические формулы; рисовать схемы алгоритмов и т.д.

Для запуска текстового процессора MS Word необходимо выполнить команду [Кнопка «Пуск» — Программы (Все программы) — MS Office — MS Office Word].

После запуска программы MS Word на экране компьютера обычно появляется окно MS Word в режиме разметки страницы. Данный режим иногда называют стандартным видом окна MS Word. Интер-

фейс окна в режиме разметки страницы документа MS Word 2003 представлен на рис. 3.3.

Отступ сверху страницы

РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ (текст документа)

Вертикальная

линейка

Вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки

Строка главного

Панели

Ограничители

Кнопки

меню

инструментов

управления окном

bJ -3^

  • 1[ч>1чз m
  • 148X

I/

Документ І Мімом*' Wo* Л

Прт* био tCTjM Ql«?

ij -і; ?.И, •' -ay.- —

T«et NtwRcm^r *

12 я Ж Ж Ч X* к. I

І

3 1 • • « • I • * • • • $ * I • 7 • I ' • • • VO > I • It ' • • II ' I • 12 • • • U • I ‘ 14 " • • is * I » К

Горизонтальная

линейка

Курсор

Левое поле

Правое поле страницы

Кнопка установки табуляторов

Кнопки режимов представления документа

Строка

состояния

СИ: 0.0te/эес U.. ОД)kB/sec

Интерфейс окна документа MS Word 2003

Рис. 3.3. Интерфейс окна документа MS Word 2003

Следует различать понятия окно документа и окно прикладной программы (MS Word). Окно документа представляет собой часть окна MS Word, в котором отображается и обрабатывается документ. Можно открыть несколько окон документов, причем каждое из них может быть дополнительно разделено на две части: команда [Разделить] в верхнем меню «Окно» MS Word 2003 или в «ленте» на вкладке «Вид» MS Word 2007.

Окно прикладной программы — окно активного приложения. Оно содержит меню и рабочую область с окнами документов. При вводе и редактировании текста пользователь работает с активным документом в активном окне, в котором возможен доступ ко всем меню и командам для оформления и обработки текста. Активным является окно обрабатываемого в данный момент документа.

Благодаря многооконной организации MS Word можно одновременно работать с несколькими документами.

Рассмотрим основные элементы окна документа в MS Word 2003 и MS Word 2007.

В верху окна документа MS Word 2003 располагается строка главного (верхнего) меню, которая состоит из девяти командных меню:

«Файл», «Правка», «Вид», «Вставка», «Формат», «Сервис», «Таблица», «Окно», «Справка».

Меню «Файл» содержит команды, с помощью которых можно создавать, открывать и сохранять документы. Здесь можно осуществить поиск документа (команда меню «Найти»), а также устанавливать параметры страницы, распечатывать документ, работать в текстовом процессоре MS Word 2003 и проделывать ряд других действий.

Меню «Правка» содержит команды, с помощью которых можно редактировать документ, удалять, копировать и проводить поиск необходимых мест текста по заданной модели, переходить к указанной странице по ее номеру или по закладкам. Здесь же можно отменить ошибочно введенные команды.

Команды меню «Вид» позволяют выбирать форму представления документа на экране. С помощью этого меню можно управлять также видимостью элементов окна Word: панелей инструментов, линеек, масштабом изображения на экране.

Команды меню «Вставка» позволяют вставлять в текст различные объекты и текстовые элементы: сноски, примечания, принудительные разрывы страниц, рисунки и графики. Команды меню «Формат» обеспечивают возможность форматирования текста: устанавливают шрифт (тип, начертание, размер), абзацы и позиции табуляции, стили форматирования и т.п. Команды меню «Сервис» позволяют проверить текущий документ на наличие ошибок правописания и подобрать синонимы, установить параметры автозамены для исправления ошибок, установить настройки и параметры, записать макрокоманду и т.п. Меню «Таблица» содержит команды для работы с таблицами. Меню «Окно» позволяет переключаться с работы над одним документом на работу с другим, при одновременной обработке нескольких документов — изменить расположение окон.

Для удобства работы с документом можно разделить рабочую область окна на две части, чтобы были видны разные части одного документа одновременно. При таком разделении можно редактировать документ в любой части окна. Чтобы разделить рабочую область окна на две части, необходимо выполнить команду: | Разделить] в верхнем меню «Окно», посередине рабочей области появится горизонтальная полоса. Эту полосу можно установить в нужное место документа и зафиксировать с помощью левой кнопки мыши. Чтобы убрать разделение, необходимо выполнить команду: [Снять разделение! вменю «Окно».

Меню «Справка» предоставляет пользователю справочные данные при работе с программой MS Word 2003.

Интерфейс окна в режиме разметки страницы документа MS Word 2007 представлен на рис. 3.4.

Панель

быстрого доступа

Кнопки

управления окном

Интерфейс окна документа MS Word 2007

Рис. 3.4. Интерфейс окна документа MS Word 2007

Как видно из рис. 3.4, интерфейс окна MS Office Word 2007 существенно отличается от интерфейса окна MS Office Word 2003. Отличие состоит в том, что он стал более простым и понятным пользователю, строка главного меню и панели инструментов заменены «лентой». «Лента» разработана для облегчения доступа к командам и состоит из вкладок: «Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Ссылки», Рассылки», «Рецензирование», «Вид». Вкладки «ленты» связаны с определенными объектами. Каждая вкладка, в свою очередь, состоит из нескольких групп взаимосвязанных элементов управления. По сравнению с меню и панелями инструментов «лента» вмещает значительно больше содержимого — кнопок, коллекций, элементов диалоговых окон ит.д. Интерфейс является контекстно-зависимым: включенные в него инструменты становятся доступны по мере необходимости.

Все команды в MS Word могут быть вызваны (активизированы) как с помощью манипулятора типа «мышь» (в дальнейшем будем называть просто мышь), так и с клавиатуры. Использование мыши существенно облегчает работу с программой MS Word. Как правило, для вызова команды используется левая кнопка мыши, посредством которой выполняются фиксация (щелчок), двойная фиксация (двойной щелчок) и буксировка (транспортировка) объекта (левая кнопка мыши при транспортировке объекта удерживается нажатой). Правая кнопка мыши используется для вызова контекстного меню. Параметры кнопки мышь: скорость движения указателя, исходное положение в диалоговом окне, видимость и т.д. можно устанавливать с помощью диалогового окна «Свойства: Мышь», которое открывается, если с помощью мыши выполнить команду: [Кнопка «Пуск» — Панель управления — Мышь] в ОС Windows.

Текст вводится в компьютер начиная с позиции курсора ввода, который можно перемещать с помощью клавиш управления курсором, или — что удобнее — с помощью мыши. Для этого необходимо установить указатель мыши в нужной позиции в тексте и выполнить щелчок мышью, в этой позиции появится мерцающий курсор ввода. Частоту мерцания курсора можно изменить, выполнив команду: [Кнопка «Пуск» — Панель управления — Клавиатура!, в открывшемся диалоговом окне «Свойства: Клавиатура» выбрать вкладку «Скорость» и с помощью регулятора понизить или повысить частоту мерцания курсора. Вид указателя мыши может изменяться в зависимости от режима работы и команд, доступных с помощью мыши. Разновидности указателя мыши можно увидеть, если воспользоваться диалоговым окном «Свойства: Мышь» и выбрать вкладку — «Указатели». На рис. 3.5 показаны некоторые разновидности указателя курсора мыши.

Непосредственный ввод текста (букв, цифр, специальных знаков) в MS Word осуществляется с помощью клавиатуры. Для ввода заглавных букв и специальных знаков необходимо воспользоваться клавишами «Shift» (удерживать клавишу во время ввода) или клавишей «Caps Lock» для ввода только заглавных букв. Для ввода в текст символов, которых нет на клавиатуре, необходимо воспользоваться меню «Вставка» в MS Word 2003 или «лентой» с вкладкой «Вставка» в MS Word 2007 и выполнить команду [Символ...]. В открывшемся диалоговом окне «Символ» выделить необходимый символ и выполнить команду: [Вставить].

Для выбора букв латинского алфавита (латиницы) или букв русского алфавита (кириллицы) при вводе с клавиатуры необходимо одновременно нажать клавиши [Ctrl + Shift], результат этого выбора отобразится в значке языковой панели в виде «RU» или «EN». Значок языковой панели операционной системы Windows находится в панели задач. Существует возможность переназначить эти клавиши для переключения алфавитов. Для этого необходимо установить курсор мыши на языковую панель и нажать правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выбрать команду [Параметры! и в диалоговом окне «Языки и службы текстового ввода» нажать на кнопку

Свойства: Мышь

Параметры указателя

Колесико

- -—--

Оборудование

,

Кнопки мыши

Указатели

Схема

Стандартная Windows (системная)

к

Сохранить как... Удалить

Настройка:

Выбор справки

»

Фоновый режим

щ

Система недоступна

I

Г рафическое выделение

+

Выделение текста

I

V.

V

0 Включить тень указателя

По умолчанию

Обзор.

ОК

Отмена

Применить

Рис. 3.5. Некоторые разновидности указателя мыши

«Параметры клавиатуры...» в ОС Windows ХР или «Переключение клавиатуры» в ОС Windows 7. Пользователь может также изменить сочетание клавиш, т.е. установить другое сочетание клавиш для переключения языков ввода.

Под строкой главного меню в MS Word 2003 обычно располагаются панели инструментов (пиктографические меню), которые дублируют команды главного меню и предназначены для более эффективной работы пользователя, поскольку кнопки панелей инструментов представляют зрительные образы (пиктограммы) выполняемых действий пользователем. Для вывода на экран необходимых (в зависимости от решаемых задач пользователем) панелей инструментов необходимо выполнить команду: [Вид — Панели инструментов] и напротив нужной панели инструментов с помощью мыши установить флажок. После выполнения данных действий требуемая панель инструментов будет отображаться в окне MS Word 2003. Основных панелей инструментов в MS Word 2003 — двадцать, но чаще других используются панели инструментов — «Стандартная» и «Форматирование». Панели инструментов можно перемещать по экрану с помощью мыши и установить в удобном для пользователя месте. Для этого курсор мыши необходимо подвести к выбранной панели, нажать левую кнопку мыши и после того, как указатель мыши примет соответствующий вид, перетащить панель инструментов в заданное место, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Ниже панелей инструментов, но выше окна документа в Microsoft Word 2003 расположена горизонтальная (координатная) линейка (см. рис. 3.3). С ее помощью можно изменять величину абзацных отступов, ширину колонок и устанавливать позиции табуляции. По умолчанию горизонтальная и вертикальная линейки градуированы в сантиметрах. Чтобы задать другие единицы измерения, необходимо в меню «Сервис» выполнить команду [Параметры...] и в разделе «Общие» открывшегося диалогового окна, в поле списка «Единицы измерения» установить нужное значение единицы измерения. Необходимо отметить, что с помощью команды [Параметры] можно установить значения различных параметров, которые определяют форму представления документа.

В Microsoft Word 2007 ниже «ленты» также расположена горизонтальная (координатная) линейка (см. рис. 3.4). С ее помощью также можно изменять величину абзацных отступов, ширину колонок и устанавливать позиции табуляции. По умолчанию горизонтальная и вертикальная линейки градуированы в сантиметрах. Чтобы задать другие единицы измерения, необходимо подвести курсор к «Панели быстрого доступа», нажать правую кнопку мыши, выполнить команду: [Настройка панели быстрого доступа...] и в разделе «Доплни-тельно» открывшегося диалогового окна, в поле списка «Единица измерения» установить нужное значение единицы измерения.

Позиции табуляции на горизонтальной линейке обозначаются табуляторами. С помощью кнопки установки табуляторов (см. рис. 3.3 и 3.4) можно устанавливать различные типы табуляторов. По умолчанию табуляторы установлены через каждые 1,25 см, начиная от левого поля страницы. При нажатии клавиши [Tab | в текст документа помещается непечатаемый символ табуляции, а курсор перемешается к следующей позиции табуляции.

Шаг установки табуляторов можно изменить. В MS Word 2003 для этого необходимо выполнить следующие действия: в меню «Формат» выполнить команду [Табуляция...] и в открывшемся диалоговом окне «Табуляция» в поле списка «По умолчанию» выбрать требуемый шаг установки табуляторов. Выполнив щелчок мышью по кнопке установки табуляторов, можно выбрать пиктограмму табулятора требуемого типа. Для задания позиции табуляции посредством горизонтальной линейки необходимо выполнить щелчок мышью в той части линейки, которая указывает, где должен стоять табулятор. На рис. 3.6 приведен пример практического использования некоторых типов табуляции.

Рис. 3.6. Типы табуляции

В MS Word 2007 для установки шага табуляции необходимо прейти пользователю на вкладку «Разметка страницы» и открыть диалоговое окно «Абзац» с помощью щелчка мыши по стрелке, расположенной в правом углу группы «Абзац». В диалоговом окне «Абзац» нажать кнопку «Табуляция...», после чего откроется диалоговое окно «Табуляция », представленное на рис. 3.7, в котором можно выбрать позиции табуляции.

J; * I * 2 * I * 1 ’ I L‘ 1 2 ^ 1 * 3 * 1^

M

Выравнивание

по левому

краю

  • 0,345
  • 0,047

Десятичное

выравнивание

  • 1,345
  • 127,08
  • 0,0987

S • • • 6 • |J 7 • i *8 • i • Э • I •!?• I *11* I М2- I 13- • -14-^. lS* i *16vyl7

Выравнивание по правому краю 0,435 999 0,023

Выравнивание

по

центру

  • 0,12
  • 1024
  • 0,123

г-

Табуляция

Позиции табуляции: 3,25 см

  • 3,25 см
  • 5,25 см

По умолчанию: 1,25 см

будут удалены:

Выравнивание

о по левому краю © по центру О по правому краю

по разделителю © с чертой

Заполнитель

3----

о 1 (нет)

Ой_

О 2

о

Установить

Удалить

ОК

Удалить все

Отмена

Рис. 3.7. Диалоговое окно «Табуляция» в MS Word 2007

На горизонтальной линейке находятся также ограничители, предназначенные для определения величины отступов абзацев. Позицию ограничителей можно изменить с помощью клавиатуры или мыши.

Более подробную информацию о типах табуляции и ограничителях можно почерпнуть из справочной системы MS Word.

Вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки расположены в правой и нижней части окна MS Word. Они предназначены для передвижения окна текстового процессора над текстом по вертикали и горизонтали. На каждой линейке прокрутки расположен бегунок, с помощью которого можно определить нужное место в тексте. Перемещение по документу с использованием линеек прокрутки осуществляется с помощью мыши. С помощью мыши можно осуществлять перемещение по документу, не используя линейки прокрутки, для этой цели служит колесико мыши. При повороте колесика мыши на один щелчок текст документа в окне перемещается на определенное число строк. Этот параметр колесика можно изменить, выполнив команду |Кнопка «Пуск» — Панель управления — Мышь], и в открывшемся диалоговом окне «Свойства: Мышь» выбрать вкладку «Колесико», указав в соответствующем поле число строк. Перемещаться по тексту документа можно и с помощью клавиатуры. Для этой цели предназначен ряд клавиш. В таблице 3.1 показано обозначение таких клавиш и действия, которые выполняются при их нажатии.

Таблица 3.1

Обозначение клавиши

Действия, выполняемые MS Word 2002 при нажатии клавиши

Т

Перемещение курсора на одну строку вверх

4

Перемещение курсора на одну строку вниз

—>

Перемещение курсора на одну позицию вправо

<—

Перемещение курсора на одну позицию влево

Page Up

Перелистывание страниц документа назад

Page Down

Перелистывание страниц документа вперед

Home

Перемещение курсора в позицию начала строки

End

Перемещение курсора в позицию конца строки

В низу окна документа расположены кнопки режимов представления (просмотра) документа (см. рис. 3.3 и 3.4). Эти кнопки позволяют выбирать различные режимы представления документа в зависимости от выполняемых задач.

В режиме «Разметка страницы» текст, рисунки и другие элементы отображаются также, как после вывода страницы на печать. Этот режим используется для редактирования колонтитулов, настройки полей, а также для работы со столбцами и графическими объектами. Этот режим наиболее удобен при работе с документами (например, в этом режиме отображаются горизонтальная и вертикальная линейки).

Режим «Web-документа» удобен для создания Web-страниц или документов, предназначенных для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, перенос текста выполняется по размерам окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне браузера (программа для отображения на экране компьютера Web-страниц). Перейти в режим Web-документа можно и другим способом, для этого в MS Word 2003 необходимо выбрать в меню «Вид» команду: [Web-документ] или в MS Word 2007 выбрать вкладку «Вид», а затем выполнить команду: [Web-документ].

Перейти в режим разметки можно и другим способом, для этого в MS Word 2003 необходимо выбрать в меню «Вид» команду: [Раз-метка страницы] или в MS Word 2007 выбрать вкладку «Вид», а затем выполнить команду: |Разметка страницы].

Режим «Структура» позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами. Использование главных документов упрощает создание и обновление больших документов, таких как отчеты, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не отображаются. Перейти в режим «Структура» можно и другим способом, для этого в MS Word 2003 необходимо выбрать в меню «Вид» команду: [Структура] или в MS Word 2007 выбрать вкладку «Вид», а затем выполнить команду: [Структура].

Кроме перечисленных режимов представления документа в MS Word существуют и другие режимы. В MS Word 2003 это режимы: «Схема документа», «Во весь экран», «Предварительный просмотр Web-страницы», «Предварительный просмотр». Для активизации этих режимов необходимо воспользоваться меню «Файл» и «Вид». В MS Word 2007 к этим режимам относятся: «Режим чтения», «Черновик», «Предварительный просмотр».

Под горизонтальной линейкой прокрутки расположена строка состояния (см. рис. 3.3 и 3.4). В строке состояния отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от содержания документа. Для отображения строки состояния в MS Word 2003 (если она отключена), необходимо в меню «Сервис» выбрать команду: [Параметры!, открыть вкладку «Вид», а затем установить флажок около строки состояния в группе «Показывать». В MS Word 2007 для отображения строки состояния необходимо установить курсор мыши на строку состояния и с помощью правой кнопки мыши вызвать контекстное меню «Настройка строки состояния», в котором установить флажок напротив опции «Ярлыки режимов просмотра».

Перечислим основные данные (параметры) этой строки для MS Word 2003:

Стр. номер — номер текущей страницы;

Разд. номер — номер раздела на странице, отображаемой в данном окне;

Номер/число — номер страницы и общее число страниц исходя из фактического числа страниц в документе;

На — расстояние от верхнего края страницы до места вставки. Этот элемент принимает значение только в том случае, если место вставки находится в данном окне;

Ст — строку текста, в которой находится место вставки. Этот элемент принимает значение только в том случае, если место вставки находится в данном окне;

Кол — расстояние в знаках от левого поля до места вставки. Этот элемент принимает значение только в том случае, если место вставки находится в данном окне;

ЗАП — состояние записи макроса. Для включения или отключения записи макроса дважды щелкните элемент ЗАП. Когда запись макроса отключена, элемент ЗАП окрашен в серый цвет;

ИСПР — состояние записи исправлений. Для включения или отключения режима записи исправлений дважды щелкните элемент ИСПР. Когда запись исправлений отключена, элемент ИСПР окрашен в серый цвет;

ВДЛ — состояние режима выделения. Для включения или отключения режима выделения дважды щелкните элемент ВДЛ. Когда режим выделения отключен, элемент ВДЛ окрашен в серый цвет;

ЗАМ — состояние режима замены. Для включения или отключения режима замены дважды щелкните элемент ЗАМ. Когда режим замены отключен, элемент ЗАМ окрашен в серый цвет;

Язык — язык текста, в котором находится курсор. Дважды щелкните этот элемент для изменения формата языка выделенного текста;

Ш— Показывает состояние проверки правописания. Во время поиска ошибок данный значок принимает вид книги, над которой движется карандаш. Изображение галочки свидетельствует об отсутствии ошибок. При обнаружении ошибки появляется пометка в виде буквы «X». Для устранения ошибки дважды щелкните по этому значку.

В MS Wbrd 2007 основные параметры строки состояния можно установить, вызвав контекстное меню «Настройка строки состояния», в котором можно установить флажки напротив соответствующих опций.

И, наконец, рабочая область. Эта область занимает большую часть окна документа MS Word (см. рис. 3.3 и 3.4). В ней осуществляется ввод и форматирование текстов, создаются таблицы, встраиваются рисунки и т.п.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >