Обработка исходящих документов

Обработка и отправка из организации документов осуществляются централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки документы от исполнителей принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю1. Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам[1] [2].

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. Приведите определение понятия «документооборот».
  • 2. Назовите основные причины увеличения объемов документов.
  • 3. Назовите основные требования к организации документооборота.
  • 4. Какие документопотоки составляют документооборот организации, из каких видов документов они состоят?
  • 5. Какие операции выполняются при обработке поступающих (входящих) документов?

Б. Какие операции выполняются при обработке исходящих и внутренних документов?

  • 7. Перечислите правила передачи документов внутри учреждения.
  • 8. Назовите обязанности исполнителя по работе над полученными (входящими) документами.
  • 9. В чем смысл операции предварительного исполнения документов?
  • 10. Какие должностные лица могут выполнять предварительное рассмотрение документов?
  • 11. Назовите правила учета объема документооборота.
  • 12. С какой целью ведется учет объема документооборота? Как используются полученные данные?
  • 13. Какое участие принимает исполнитель в движении документов?
  • 14. Какие операции оказывают «тормозящее» действие на движение входящих документов? Исходящих документов?

  • [1] См.: Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Угв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 // СЗ РФ. 2005. №31. Ст. 3233.
  • [2] См.: Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 //СЗ РФ. 2005. № 17. Ст. 1556. См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, М., 1998. С. 3.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >