Задачи и функции службы ДОУ

Основной целью службы ДОУ независимо от ее названия является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управленческой деятельности. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

  • • совершенствование форм и методов работы с документами;
  • • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив организации в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
  • • сокращение документооборота;
  • ? разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Традиционно за службой делопроизводства закреплены следующие функции:

  • • разработка и проектирование бланков документов;
  • • экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов, их учет;
  • • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам;
  • • организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
  • • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
  • • регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
  • • организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;
  • • разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
  • • организация и ведение делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям, жалобам и др.) граждан;
  • • организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
  • • разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
  • • осуществление контроля за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации;
  • • организация работы архива учреждения (организации) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива;
  • • повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства;
  • • разработка нормативно-методического обеспечения ДОУ (положений, инструкций, правил, регламентов, памяток и др.);
  • ? организация рабочих мест, в том числе автоматизированных условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Эти функции относятся к типовым, они должны выполняться любой службой вне зависимости от ее названия, структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами. В последнее время в связи с развитием автоматизированных систем делопроизводства и, соответственно, формированием новых представлений о роли и значении службы в управленческой структуре к перечисленным функциям прибавляются и новые. Например, установлено, что в федеральных органах исполнительной власти документы проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела, т.е. выполняются традиционные типовые делопроизводственные функции. Вместе с тем за службами делопроизводства закреплены и новые функции. К ним относятся, в частности, передача документов между структурными подразделениями, учет объема документооборота (в гом числе электронного документооборота), обобщение данных и их анализ, прием и отправка электронных документов, проверка подлинности электронной цифровой подписи1.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >