РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА

Выделение процессов и подпроцессов, совпадающих с функциональной структурой предприятия, позволяет избежать дополнительного комплекта документов. Регламенты, описывающие процессы, могут совпадать с привычными положениями о подразделениях, существующими в большинстве организаций. На сегодняшний день положения о подразделениях в большинстве организаций являются формальными документами, которые написаны «потому, что так надо». Исполняются эти документы точно так, как они написаны, — формально. Регламентация процессов позволяет вдохнуть в них новую жизнь и перевести их из формального состояния в рабочее. В типовые положения о подразделениях можно добавить пункты, регламентирующие:

  • • ресурсы, необходимые для выполнения подразделением своих функций;
  • • систему мониторинга показателей подразделения;
  • • систему и регламент управления подразделением (процессом),
  • • требования по отчетности о ходе работ перед вышестоящим руководителем;
  • • требования к входам и выходам (взаимодействие с потребителями, поставщиками и субподрядчиками).

В результате получится описание процесса, выполняемого функциональным подразделением. Дополнив положение о подразделении матрицей ответственности за функции (подпроцессы), можно распределить ответственность за их выполнение среди сотрудников или владельцев подпроцессов. Затем эти функции переносятся в должностные инструкции сотрудников (владельцев подпроцессов) в той же формулировке, что была записана в матрице ответственности подразделения (процесса). Таким об-разом, должностные инструкции тоже становятся работающим документом.

Регламент процесса

Положения о подразделениях

Должностные

инструкции

Документ уровня владельца

процесса

Назначение:

Как управлять процессом?

Документы уровня владельцев подпроцессов (функций) Назначение:

Как выполнять процесс и управлять подпроцессом (функцией)?

Кто за что отвечает в процессе?

" ? г 1 1

_

Рабочие

инструкции

і

* '

Технологические

инструкции

Документы уровня исполнителей функций и операций Назначение:

Как выполнять функции и операции?

Рис. 2.16. Пример построения иерархии документов для процесса, который выполняется в нескольких подразделениях

При создании такого комплекта документации по процессу встречаются следующие типовые ошибки.

  • 1. Несогласованность в зонах ответственности и подчиненности руководителей и исполнителей реально сложившимся и работающим связям. Попытки устранить эти противоречия в одностороннем порядке владельцами процессов приводят к усложнению взаимосвязей и зон ответственности. Организация иерархии по пирамидальной структуре является наиболее предпочтительной для целей управления.
  • 2. При прохождении процесса через несколько подразделений требования, которые предъявляет регламент процесса, необходимо внести в положения всех этих подразделений и согласовать между собой. В этом случае документ под названием «Регламент процесса ...» носит характер документа, организующего и координирующего ресурсы подразделений для достижения максимального эффекта для организации. Поэтому часто встречающейся ошибкой создания такого комплекта документов является их рассмотрение и согласование порознь друг от друга. Часто даже утверждают и согласовывают данные документы разные должностные лица.

На рисунке 2.17 изображен сложный вариант организации взаимодействия процессов, вложенных друг в друга, и организационной структуры промышленного предприятия.

Рассмотрим службу главного инженера промышленного предприятия. По организационной структуре главному инженеру подчиняются главный энергетик с отделом главного энергетика (ОГЭ), главный механик с отделом главного механика (ОГМ) и конструкторское бюро (КБ).

Взаимодействие процессов и организационной структуры

Рис. 2.17. Взаимодействие процессов и организационной структуры

Документирование данного сегмента деятельности можно провести следующим набором документов:

  • 1. Регламент процесса инженерного обеспечения.
  • 1.1. Должностная инструкция главного инженера.
  • 2. Регламент процесса энергообеспечения.
  • 2.1. Положение об отделе главного энергетика.
  • 2.2. Должностная инструкция главного энергетика.
  • 3. Положение об отделе главного механика.
  • 3.1. Должностная инструкция главного механика.
  • 4. Положение о конструкторском бюро создается, если конструкторское бюро существует в виде самостоятельного подразделения численностью несколько человек.

Комментарии:

  • 1. На данном предприятии служба главного инженера не была выделена в самостоятельное подразделение, положения об этой службе ранее не существовало, поэтому для описания деятельности по управлению процессом инженерного обеспечения достаточно создать один документ — регламент процесса инженерного обеспечения.
  • 2. Для отдела главного энергетика необходимость создания двух документов (регламента процесса и положения о подразделении) обусловлена требованиями Гортехнадзора. По этим требованиям отдел главного энергетика должен иметь положение об отделе по установленной форме.

Если бы такого требования не было, можно было бы обойтись одним регламентом процесса энергообеспечения.

3. Положение об отделе главного механика создается, так как эта деятельность не выделена как отдельный процесс. При этом в положении о подразделении рекомендуется использовать элементы регламента процесса, в частности для описания взаимодействий с подразделениями (рис. 2.18).

Утверждаю

(Вышестоящий руководитель)

Положение о подразделении А 1 .Общие положения (называется, создано, возглавляется).

  • 2.Оргструктура (что входит, куда входит).
  • 3.Назначение, основные функции (7±2 функции, подпроцесса). ^Ответственность (кто за что отвечает, из матрицы ответственности функции процесса переходят сюда в той же формулировке). 5-Основные показатели деятельности (как оценивается работа).
  • 6.Взаимодействие с другими подразделениями:

С подразделением Б

Передает:

Получает:

С подразделением В

Передает:

Получает:

Рис. 2.18. Упрощенный шаблон Положения о подразделении

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >