Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами[1]. Выполняют эту работу сотрудники структурных подразделений, в которых сформированы дела, ответственные за делопроизводство2.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются на постоянное хранение, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления в начале каждого года при заведении дела. После завершения дела делопроизводством оно хранится в том виде, в котором было сформировано: не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

  • • подшивку или переплет дела;
  • • нумерацию листов в деле;
  • • составление листа-заверителя;
  • • составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
  • • оформление обложки или внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат, количества листов в деле).

Подшивка. Подшивка дел проводится после их просмотра и систематизации документов в деле. При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Перед подшивкой дела из него удаляются все металлические предметы (скобки, скрепки, булавки). Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие как дипломы, свидетельства, трудовые книжки и т.п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело.

Нумерация листов. Все листы дела постоянного (длительного) срока хранения нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Это необходимо для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле. Для нумерации используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа.

Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Листы документов, подготовленных на форматах АЗ или А2, при хранении складывают. При нумерации такие листы разворачиваются и нумеруются в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за левый край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т.п.), каждый из них нумеруется отдельно.

Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами — каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров (14а, 146, 14в). Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый.

Составление листа-заверителя. Для учета количества листов в деле к каждому делу составляется заверительная надпись. Лист-заверитель является учетным документом, составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела (приложение 37). Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В листе-заверителе указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве листов внутренней описи. Кроме того, он фиксирует особенности нумерации документов дела — сведения, отражающие специфику документов и нумерации листов данного дела: наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов и т.п. Также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации.

В листе-заверителе отмечаются и все изменения в составе и содержании дела, например замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др. Лист-заверитель обязательно подписывает его составитель с указанием должности, личной подписи, инициалов, фамилии и даты.

При наличии в нумерации листов дела большого количества ошибок составляется новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

Внутренняя опись документов дела. Опись подшивается в начале дела или подклеивается к внутренней стороне его лицевой обложки.

Опись составляется для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидности документов и их заголовки не раскрывают конкретное содержание документов. Кроме того, внутренняя опись документов дела составляется в тех случаях, когда дело содержит особо ценные документы (личные дела, документы ограниченного доступа и т.д.).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 38). В ней содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Завершается опись итоговой записью с указанием цифрами и прописью количества включенных в дело документов и количества листов самой описи.

Оформление обложки дела. После того как документы подшиты и листы пронумерованы, оформляют обложку дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу имеет форму, установленную государственным стандартом [2] (приложение 39).

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

  • • наименование организации;
  • • наименование структурного подразделения;
  • • индекс дела;
  • • номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  • • заголовок дела;
  • • крайние даты дела;
  • • количество листов в деле;
  • • срок хранения дела;
  • • архивный шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов может быть вынесена на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

В случаях когда за время, прошедшее от формирования дела до его сдачи в архив, произошли изменения в наименовании организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Заголовок дела, перенесенный в начале года из номенклатуры дел, проверяется. В него могут вноситься уточняющие сведения: номера приказов, протоколов, указание на копийность, например:

Протоколы заседаний правления за 2006 г. № 1 -32

Приказы генерального директора по основной деятельности

за 2006 г. № 1-102. Копии.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома выносится общий заголовок и указывается номер каждого тома.

Кроме того, на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу дополнительно проставляются крайние даты дела, номер тома (части), если дело имеет несколько томов, количество листов в деле и архивный шифр, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, приказы и др.), а также иные документы, для которых точные даты имеют большое значение, являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Это относится и к делам, состоящим из нескольких томов.

Для журналов (книг) регистрации крайние даты определяются по датам первой и последней записей в журнале. Датой личного дела являются даты подписания приказа о приеме на работу и приказа о расторжении трудового договора работника, на которого заведено дело.

Даты могут не указываться на обложке дел, содержащих плановые и отчетные документы, так как они включены в заголовки дел.

При обозначении даты документа (первого и последнего в деле) вначале указывается число, затем месяц и год. Название месяца предпочтительнее писать словами, чтобы избежать неоднозначности толкования даты.

В дело могут включаться документы (например, приложения), даты которых выходят за крайние даты дела. В таком случае об этом делается запись: «В деле имеются документы за... год». Она помещается на новой строке под датами дела.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов и сроки хранения дела. Количество листов проставляется на основании данных листа-заверителя.

Срок хранения переносится из номенклатуры дел после его сверки по перечню документов или уточнения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложке дела предусматривается место для наименования государственного архива, куда дела данной организации передаются для постоянного хранения, а также кодов архива и организации. Архивный шифр проставляется на обложке в архиве организации, после того как годовой раздел описи, содержащий данное дело, утвержден ЭПК архивного органа.

После окончания технических операций по упорядочению дел, подлежащих сдаче в архив, и по результатам экспертизы ценности документов составляются следующие документы:

  • • опись дел постоянного срока хранения;
  • • опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
  • • опись дел по личному составу;
  • • акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

  • [1] См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 4 См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).
  • [2] См.: ГОСТ 17914—72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М.: Изд-востандартов, 1984. (вред, от 13.10.1982); Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М., Росархив, 2002.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>