ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации1.

В процессе экспертизы в каждом структурном подразделении на основе номенклатур дел за год, документы которого готовятся к передаче в архив, проводится:

  • • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;
  • • отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
  • • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

  • • документы, подлежащие постоянному хранению;
  • • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет);
  • • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
  • • документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

После первичного отбора названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временным сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

Таким образом, первый этап экспертизы ценности документов в делопроизводстве состоит в определении количества дел каждой из четырех категорий и полистном просмотре дел с постоянными, длительными сроками хранения и сроками с пометками «ЭК», «ЭПК».

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >