Полная версия

Главная arrow Документоведение

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Для проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Комиссия создается приказом руководителя организации.

В федеральных органах исполнительной власти, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, экспертные комиссии создаются в крупных структурных подразделениях, а координацию и контроль их деятельности осуществляют центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

Обе эти комисии работают в постоянном контакте с экспертнопроверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, в который данная организация сдает свои документы на постоянное хранение. Экспертно-проверочные комиссии архива являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии, созданные в организациях должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел указаны с отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают ЭПК архива.

Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. В соответствии с ФЗ «Об архивном деле» они являются владельцами архивных документов — осуществляют владение и пользование архивными документами и реализуют полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом. Однако этим же законом установлено, что все юридические лица обязаны согласовывать с архивными органами решения, связанные с уничтожением документов.

Работа экспертной комиссии организации регламентируется положением об экспертной комиссии, которое разрабатывается на основе Примерных положений об ЭК и ЦЭК, подготовленных Росар-хивом[1] (приложения 35, 36). Положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации и вводится в действие с даты утверждения.

Назначение экспертных комиссий состоит из следующих этапов:

  • • на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
  • • при подготовке их к передаче в архив организации;
  • • при проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные комиссии наделены следующими функциями:

  • — организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • — рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
  • — проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
  • — описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
  • — описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы;
  • — актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
  • • подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
  • • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой ДОУ и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

В экспертную комиссию по приказу руководителя организации обычно включается не менее трех квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, направления деятельности, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. В состав комиссии включают секретаря, обязанности которого заключаются в документировании заседаний комиссии и хранении ее документов. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Так как ответственность за сохранность документов несет руководитель организации, в его компетенции находится также утверждение результатов экспертизы.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости — обычно 1—2 раза в год.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

  • [1] Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2). М.: Росархив, 1995; Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации (утв. приказом Росархиваот 17.03.1998. № 19). М.: Росархив, 1997.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>